分かってる人には当たり前すぎて、バカバカしいかもしれないことを、敢えて書いてみます。
我ながら思うのですが、市役所の職員って、電話が大好きですよね？
特に内線。
ちょっと訊きたいことがあれば内線
ちょっと頼みごとがあれば内線
日程調整のために内線
あげくは、「メールを送ったよ」と内線
いや、同じ市役所の職員をdisるつもりは全く無いのですが、実は私は内閣府から市役所に戻ってきてから、できるだけ残業はしたくなくて・・・・・・だって、仕事を早く切り上げたら２枚目の名刺での活動も早い時間からできるから。
そこで日中の仕事を効率的にやるために、いくつか心がけていることがありまして、その一つが、電話をかけないということなんです。
これだけでビックリするくらい、仕事での無駄な動きが減りました。
堀江貴文氏も『多動力』の中で書いていたと思いますが、電話をかけると、電話の向こうで、今の今まで集中して仕事をしていたかもしれない相手に手を止めさせて、無理やり、強引に、チカラづくで、自分との話に振り向かせることになります。集中していたのに！
集中が電話によって途切れて、また集中するまでにロスがありますよね。
これ、組織内でやってたら、組織全体の業務効率をメッチャ下げてる気がするんです。
とはいえ、一見すると、私が電話をかけないことは、相手のロス解消には繋がっても自分のロス解消には繋がらないのでは・・・・・・？
それはそうなんですけど、でも、もちろん電話がかかってくれば逆の立場になりますよね。
私が電話をかけないでメールで用事を済ませるということを、何度も何度も何度も何度も繰返していると、勘のいい人は段々と、私宛の連絡はメールでくれるようになります。
相手を変えようと働きかけるのではなく、自分が変わることで、相手に影響を及ぼせたらっていう感じでしょうか。
あと、実際にやってみると分かるのですが、電話をしないようになると、チーム内での情報共有に余計な手間がかからなくなります。
送るメールのほぼ総てにおいて、同じチームの人を CC に入れて、誰とどういうやり取りをしているかを共有しているので、共有するための作業というのは不要ですよね。
電話でやり取りしてしまうと、やり取りの内容を記録するために自分の手帳やノートに書き記して・・・・・・
それをチーム内で共有するために口頭で報告して、報告を聞いたチームのメンバーや上司は、それを記録するために自分の手帳やノートに書き記して・・・・・・。
って、ゴルァ！！(ﾟДﾟ)
要らん、その作業、全部要らん！！
ということで、私は自分のチームや幹部までの“ライン”でもメールをパカパカ送りつけて、またはＣＣで共有していますが、それで幹部から
「島田君、メールはちょっと・・・・・・」
などと言われたことは一度だってありません。
むしろ忙しい幹部からしたら、いちいちレクチャーや報告のための時間を取られるより、メールで届いていれば、自分がちょっと手の空いた時間に見られるので、いわば自分の好きなタイミングに報告を受けられるようなもの。
幹部会議での資料を夜遅く残業して作った後に展開しておけば、翌朝早く出勤した幹部が見ておいてくれて、廊下ですれ違うときに
「アレ、見ておいたよ、いいね」
ってな感じです。
もちろん、仕事の内容や関係する相手先にも様々ですから、ソレに応じて電話が必要なことはまだまだ多いのかもしれませんが、市役所の中でのやり取りは、もう少し電話からメールに移行できる部分があると思うんですよね～。
分かってる人には当たり前すぎて、バカバカしいかもしれないことを、敢えて書いてみました。
皆さんは如何お考えでしょうか。
皆さんの周りには、電話をアチコチにかけまくって、とっても忙しそうにしている人、いませんか？
