Gmail返信定型文の使い方・テンプレートからメールを作る

Gmailには実は便利な機能がたくさん。

より効率的に、よりミスを少なくするためにも、使えるものは使っていきたいですよね。

「返信定型文」機能もその一つです。

返信定型文とは？

返信定型文とは何か？というと、返信定型文とはメールのテンプレートのこと。

あらかじめ送信したいメールのひな形を作っておいて、送りたいときにそれを使えば、何度も同じ文面を入力する必要がありません。

• お申し込みがあった時のご案内メール
• お振込いただいた時のお礼メール
• 開催日前のリマインドメール

など、いつもお使いになる文面のひな形を作っておけば、それをもとに日程など必要な箇所を変更するだけでメールを完成させることができます。

時間短縮になるし、間違いも少なくなるのでおススメです。

返信定型文の作成方法

１．返信定型文の機能が使えるように設定

 Gmailの画面右上にある歯車マークをクリックし、「設定」を選択します。

 

  画面上部から「詳細」（新しいGmail表示の場合）「Labs」（これまでのGmail表示の場合）を選択→「返信定型文」で「有効にする」にチェックを入れます。

 変更を保存します。

２. 返信定型文の作成

 まず、テンプレートとしたいメール文面を作成します。

※ご案内メールってどのように書けばいいの？という場合、こちらを参考にしてください

⇒ ご案内メールを書く時に注意するポイント・メール作成例

文面ができたら、メール作成画面右下をクリック、「返信定型文」から「返信定型文を作成」を選択。

 

 返信定型文に名前をつけます。（メールの件名がデフォルトとして入っていますが、ご自由に変更してください）

これで、返信定型文のテンプレートが完成です。

それでは、実際に使う時はどうするのでしょうか？

３. 使い方は

 まずは、いつものようにメール作成ボタンで新規作成画面を呼び出します。

 メール作成画面右下をクリック、「返信定型文」から「挿入」にある、使用したいテンプレートの名前を選択。

使いたい文面が呼び込まれました。

文面を適宜追加・変更すれば、メールの完成です。

※このテンプレートは「下書き」に保存されていますので、下書きにあるテンプレートを誤って削除しないようにだけ注意してください※

返信定型文を修正する場合は

文面を変更・修正して保存したい場合は、「返信定型文」の「保存」から、該当の名前を選択すると、上書き保存されます。

※「挿入」したいのに誤って「保存」をしてしまうと、文面が上書き保存されてしまうので注意です※

こういった事務処理はなるべく手間なく、間違いなく、確実にこなしたいものですよね。

もしGmailをお使いの方でまだこの機能使ってなかった！というかたがいらっしゃいましたら、参考になさってみてください！

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まとめ大好き！な人が注意したい1つのこと

以前会社勤めをしていた時に、それは美しい自分用作業マニュアルを作っている人がいました。

実は私はそういったものを作ることができません。

わかればそれでOK！というタイプ。

手帳に、美しく丁寧に色々なものを書き込んだり飾りつけたり、ということに意味を見出せないタイプの人間です。

ですので、そうやって丁寧に整えまとめるということが出来ることがすごいことだなあと感心してしまいます。

まさにその人の持っている能力・資質です。

ここで1点注意したいこと。

それは「まとめること」が本来の目的ではなく「作業を完遂すること」が目的であるということ。

その業務がどういうものかを理解し、「手順通りでなくても」臨機応変に作業を遂行し、完成させる。期限内に。

丁寧にマニュアルを作りたいとそこに時間を費やすのは本末転倒。

それに手順はあくまで一例であり、その順番に固執するべきではありません。

もちろん内容によっては手順は必ず守らなければいけないものもありますが、それもその本質を理解していれば、ここはこの手順を守るべき、ここは臨機応変に、という判断がつくというもの。

その点をきちんと理解した上で美しいマニュアルを作ることが出来るのであれば、それこそ無敵です。

本人にとっても、そして周りの人間にとってもとても有益ですから、その力を自分用にとどめることなく、存分に発揮してほしい、そう思います。

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本当に人に任せられない？どのような形で依頼するかによって変わってくると思います

たまに「そんなこともお願いできるんですか？」と言われることがあります。

できます。知らないことはこっそり調べてから「できます」って言っています。笑

それでもできなさそうなことは「できません」と言いますので、できると言う以上はできるのです。

「これは人にお願いする作業だ」と思っていないことがあると思います。

でも、やりたくないこと、時間がかかること、やろうやろうと言いながらやれていないことは、まずは聞いてみるのがいいのではないでしょうか？

問い合わせをしたからといって必ずしも作業を依頼しなければいけないわけではありません。

相手もお申し込みを期待しているわけではないでしょう。

問い合わせは問い合わせです。

これはどうなの？というようなもの。

例えば資料作り。

このようなものも、どのような形で依頼するかによっては人に任せられるのではないでしょうか。

・あなたが文章だけをざっと書いて、構成を整えたり誤字脱字をチェックしてもらったりという作業を誰かにお願いする

・文章で書くより話した方が早いのであれば、音声を録音して、それを文字に起こしてもらう

その作業の中でどの部分に時間を大きく費やしているか

そこの部分を手放すことはできないか

もし思い浮かばないのであれば、それこそまるごと相談してみるのがいいと思います。

作業の切り分けや整理整頓が上手な人であれば、いいアイデアを出してくれると思いますよ。

「忙しい忙しい」と言っているのであれば、まずはどうして私は忙しいのか？を見直してみることをおススメします。

あなたが本業により大きなエネルギーを使い、あなたのお客様にいい循環をもたらす。

それを願っています。

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