ご案内メールを書く時に注意するポイント【文面実例あり】

ご案内メール作成で注意したいポイントは

あなたのサービスにお申し込みが入ってから実際にサービスを提供するまで、いくつかのご案内メールをお客さまにお送りしますよね。

どのようなメールを送り、どのような点を意識的に注意すればいいのでしょうか。

難しい内容を書くことを要求されているわけではないお客様へのメール。

でも、お客様に気持ちよくサービスを受けていただけるか、この人はちょっと...と違和感を抱かせてしまうかを左右することだってあるかもしれません。

お客様に手間をかけさせてしまったり

齟齬が生じて行き違いが生じてしまったり

不信感を抱かせてしまったり

ということがないよう、スムーズに当日を迎えていただけるようにしたいですよね。

私も「これが完璧。これが正解！」というものはわかりませんが、今日は、私がメールに載せているポイント、私なりに注意している点などについてシェアしてみたいと思います。

お申し込みをいただいてから最初に送るメインのメールが、日程、お振込み先、会場などの詳細をお知らせする「ご案内メール」になりますよね。

（その前に日程調整などでやり取りをされる場合もありますが）

そのご案内メールで気をつけている点をここではピックアップしてみます。

例えばこのようなメール内容を送る場合（文面は一例です。）

下記の各項目で注意している点、もしくは全体で注意している点を、この例文の下にあげていきます。

○○さま

○○の井上です。
この度は【○○】にお申込みいただきありがとうございます。

・
（色々書かれることがあるかと思います）
・

それでは【○○】のご案内です。


【講座内容】

・○○

【日程】

〇月〇日○曜日△時～△時　

【お支払い】

下記口座に【当メール受信後1週間以内】にお振込みください。

○○銀行
○○支店
普通
口座番号：1234567
名義人：イノウエシズカ　

受講料：○○円

・お振込み手数料のご負担をお願いいたします
・金融機関への振込依頼書をもって領収書に代えさせていただきます

【キャンセルポリシー】

・○○

【会場】

○○会議室
住所：
HP：
地図：

当日の連絡先：090-1111-1111 （井上携帯）


当日お会いできることを楽しみにしております、などなど...


--------------------

井上 静香
E-mail: ○○
HP: ○○
 

１．日程

・「曜日」は入っていますか？

・日にちと曜日で差異が生じていませんか？

・時間は間違っていませんか？

２．お支払いについて

・お支払い期限を明記していますか？

・口座の種別（普通・当座）は記載していますか？

・口座番号は正しいですか？漏れはありませんか？（桁数ミスなど）

・他行からゆうちょ銀行への振込みの場合の支店名・口座番号などに誤りはないですか？

（ゆうちょ→ゆうちょとは番号が少し変わってきます）

 記号番号から振込用の店名・預金種目・口座番号を調べる

・金額は明記していますか？（告知記事にはあるけど、案内メールには書いていなくてわからない！というものをたまに見かけます）

・振込み手数料のこと、領収書のことは必要に応じて記載してください

（振込み控えが領収書代わりになる、ということなど。ただし領収書は請求された場合は発行する必要があります）

３．キャンセルポリシー

キャンセルポリシーをどこに入れるかということについては意見が分かれるところで、個人的には申し込み前（申し込みフォームなど）に記載されるのがよいと思っています。

申し込み前に記載していない場合は忘れずに入れるようにしてください。

４．会場

・住所（〒含む）は記載していますか？

（住所で地図検索して会場に来られる方が多いです）

・会場HPなどにアクセス案内がある場合はそちらを利用するとよいと思います。

・ない場合はGoogle マップなどを利用するとよいです。

⇒ Google Mapでの地図URLの取得方法

・会場までの画像つきの道案内があるととてもわかりやすいです。

（固定サロンなどをお持ちの方など）

地図を見るのが得意ではない方が多いので。

５．当日連絡先

・当日つながる連絡先を記載していますか？

・会場に直接電話、ではなく、主催者の電話番号にする方がよいです。

６．その他

・お相手のお名前や会社名等に誤りはないですか？

ここはとても大事なポイントです。なるべく、直打ちではなくお申し込みメールからのコピー＆ペーストにして、間違いのないようにしてください。

・言葉遣いはおかしくないですか？誤字脱字はないですか？

・添付ファイルをつけることにしている場合、添付漏れはないですか？

先にファイルを添付してからアドレスを入力するなど、漏れない工夫をするといいと思います。

・見てほしい部分を強調していますか？
「流し読み」される方は多いですので、少しでも目につくようにしたいですよね。

⇒ お客様にメールを送る際に意識する２つのポイント

・漢字を多用しすぎていないですか？（ここは好みによりますが）

⇒ 柔らかい印象を与える文章とは

・メール全体の文字の大きさは統一されていますか？

（部分的に大きくなっていたり小さくなっていたり、ということがたまにあります）

色々と細かく書いてみました。

（細かくて読むのがいやになっちゃったとか言わないでね）

きっと申し込みをする側になる方も多いと思います。

そのときにもらったメールを思い出しながら、受ける側の立場に立って書くと

こうしたらいいな、がわかりやすいのかなと思います。

あくまでも「私が気をつけていること」ということですが

参考になる点があると思いますのでどうぞ参考になさってみてくださいね。

■その他メール対応で気をつけていること■

⇒ メール対応で気をつけていること色々

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