メール対応が苦手だからこそ、手順を決めて「淡々とこなす」

お申し込みのメール対応が苦手な方

いらっしゃると思います。

それでもやはりやらなければ

いけないものですよね。

そんな方は、手順を決めて

一つの「作業」として淡々とこなす

それでよいのではと思います。

 文面は定型化されていますか？

やり取りをする内容というのは

一人一人でそんなに変わることがないと思います。

すぐに送ることが出来るように

定型文は必須です。

 定型文の内容に過不足はないですか？

日程や場所、お支払い方法・期限について

持ち物、注意点など

わかりやすく書かれていますか？

お近くの第三者に見てもらうのも

よいかもしれませんね。

ご案内文を書く際の注意点をあげました

 ご案内メールを書く時に注意するポイント・メール作成例

 メールチェックをしていますか？

メールがきたことが

通知される設定になっていなければ

その設定をして

「メールに気づいていなかった」

ということがないようにしてください。

 返信漏れを防ぐ工夫を

すぐに返信できない場合は

すぐにやらなきゃと

慌てて返信する必要はありません。

（当日中には返信したいです）

後で返信することを忘れないように

メールを未読に戻しておくなどの

対策を取りましょう。

いつもメールに振り回されるということがないように

 メールチェックはすぐにはしない

 「アドレス登録→返信→管理表へ入力」

などの手順を確立させる

管理表などは作ってらっしゃるかと思います。

もし何もやっていないという方は作りましょう。

メールは返信したか、お振込期限はいつか

入金確認はしたか、等、

順を追って確認するポイントは色々あります。

どこまで返信したかわからなくて

受信メールを探すとなると

混乱してしまうこともありますし

時間ももったいないです。

そして作業が流れるよう

漏れなどがないように

手順を確立させましょう。

もし手順を忘れてしまうのであれば

チェック表を作るなどして対策を。

 手順は最後まで一度に行う

ここは後でやろうと後回しにしてしまうと

忘れたりやらなくなったりします。

上記に基本的なことをあげてみましたが、

苦手だからこそ、淡々とこなすための

下準備をしっかりと行うことが大切です。

ご自分のサービスを

受けていただけるかどうか

信頼をしていただけるか

それとも残念な思いをさせてしまうか。

もしお客様が何も言わなかったとしても

やはり印象というものは違ってきますし

心に残ってくるものです。

入口のこの部分が後にまで繋がってきますので

しっかりと対応ができるといいですよね。

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