こんにちは
レインボースマイル湘南の“すずりえ”こと、すずきりえです。
この週末は、6月発行のPTA広報紙を作成していました。
今回は「先生紹介号」
本当は、発行を見送ろうかと思いましたが、
年度末からの休校で、新しい担任の先生の顔もわからないままの人もいるので（主にわたし←）
やはり発行することにしました。
先生方もコメント書いてくださってるし、新しく赴任された先生方の写真も撮ってくれているし…
校長先生にご相談したら「ぜひお願いします」とのことだったのでね☺️🌈
ちなみに、広報さんの引継ができていないので、作成は本部が引き取り、
広報さんにはチェックをしてもらうことにしました。
広報さんが先生方へのコメント依頼などはしておいてくれたので、
あとを引き取ったカタチですね。
今年の本部役員には、広報のプロ
がいるのでできたこと、ともいえます。
決して「こうすべき」ではないのでお間違えなく
広報紙を出したい人、出せる人が出す、それだけです。
できる人ができるときにできることを。
ちなみにちなみに、実はこの「先生紹介号」、本来なら6月発行は遅すぎます。
なぜなら、通常なら6月には授業参観や家庭訪問などで、既に先生と対面しているからです。
凝ってなくてもいい、モノクロでもいいから、出すなら4月のうちに、が理想ですね。
そのためには前年度のうちに枠を作っておき、
新学期になったら写真とコメントを入れるだけ！にしておく必要があります。
その辺を調えるには今年はいい機会ですね(笑)
さて、PTA広報紙はなんのためにあるのでしょうか。
あ、そうそう、そもそも「広報紙」なのか「広報誌」なのか。
まぁ、どっちでもいいっちゃどっちでもいい(笑)ですが、
ペラペラもしくは見開き程度なら「広報紙」、冊子タイプなら「広報誌」と
個人的には区別しています。
話を戻すと、広報紙は
PTA活動を①会員や②他PTAに伝えるため
にあります。
シンプルですね。
（②については必須ではありませんが、他PTAと情報交換することで
新しいアイデアを知ることもできるので、PTAの発展のためにも送り合えるといいのかなとは思います。）
自分の学校のPTAはどんなことをやっているのか？
それを伝えるのが広報紙。
よく、PTA役員をやりたくない理由に「仕事内容がわからない」というのがあります。
これはつまり、広報紙で伝わっていない、ということ。
（広報紙だけでなく、PTAから出すおお知らせ含めてですが・・・）
逆に、広報委員をやろうと思った理由に
「運動会などで子どもの写真が近くで撮れる」という人もいます。
これも実は？？？なのです。
だって、子どもの写真はPTA活動とは関係ないから・・・
親子イベントの様子とかならわかりますし、
交通安全指導などの様子なら、子どもが映り込むこともあるとは思いますが・・・
あくまでも、おとながメインの写真になるはずなのです。
子どもたちが安全に運動会をするために、PTAが何をしていたのか？
駐輪場整理、パトロール、テント設営に撤去など、色々ありますよね。
そこを伝えるのがPTA広報紙になります。
「子どもの写真が撮れるよ」という嘘の特典をつけないと成り手がいないなら
広報紙の在り方そのものから考え直す必要がありそうですね
PTA広報紙を出すタイミングについてですが、
さきほど、「先生紹介号」を6月に出すのは遅すぎると書きました。
同じく、行事報告などもなるべくタイムリーに出すことが理想です。
「こんな行事もあったねぇ」なんて参加者が思うくらい時間が経ってからでは
情報が古すぎるのです(笑)
なので、タイミングは学校によりけりですが、
タイムリーであること、を意識できるとよいですね
とはいえ、そうなると何ページもあるような冊子を作るのは大変です。
なので、ペライチ、もしくは見開き程度のものを
短いスパンで出せると最高ですね
委員決めが3学期にあるような場合は、
12月までに各委員会の仕事内容を伝えるものを出せば参考になりますし、
会員が欲しい情報はなにか
という視点で作成するのが「意味のある広報紙」と言えるのではないでしょうか。
ちなみに（ちなんでばっかりｗ）
ネット時代の今、広報紙が「紙」である必要はありません。
学校HPに「PTA専用」のページを作ってもらい、
そこにPDFで載せる方法なら、経費はかなり削減できます。
写真が気になるなら、パスワードがないと見られないようにするのもいいですね。
会員がHPを見る習慣がつけば、
「参加者が少ない」と嘆くイベント告知も、
今のような非常事態でも会員にとって有用な情報を伝えることができます。
ここは、先生に相談してみてくださいね
写真と言えば、会員に写真掲載許可はもらっていますか？
PTA入会時、もしくは年度ごとになど、広報紙に写真を掲載する可能性があること、
載せてほしくない場合は申し出てほしい旨を伝える必要があります。
申し出は、PTA役員にしなくても問題ありません。
先生に伝えてもらえれば、先生が写真の確認をしてくださるはずです。
「載せてほしくない理由」はPTA役員が知る必要はありませんので、
それも併せて伝えましょうね。
（役員を受けられない理由も同じです。）
写真と言えば（その２）
個人情報が騒がれ始め、「顔のハッキリわかるものは載せてはいけない」
という話が広まり、一時期、遠目に写したぼんやりした写真ばかりが並んでいたことがありました。
が、これは誤解です。
個人情報とは、Wikipediaによると
「任意の一人の個人に関する情報であり、
かつその情報に含まれる記述等によって特定の個人を識別できるものを指す。」とあります。
なので、写真だけでは個人情報には当たりません。
ただ、写真に名札が写っているなど、個人を特定できる場合は、名札にモザイクをかけるなど配慮が必要です。
個人が特定されてしまいますもんね。
なので、顔がわかること自体は問題ありませんので、安心してくださいね。
写真と言えば（その３）
取材についてですが、基本的には「取材のための参加」は不要だと思っています。
その代わり、イベントを主催する各委員会に、
広報さんから取材依頼をすることで事足りる場合が多いと思います。
例えば
・日程と参加者数
・イベント名と講師名
・目的と内容
・簡単な感想
・写真（集合、作品、イベントの様子）
などというように、各委員さんと事前に打ち合わせておくことで、
活動のスリム化ができるのではないでしょうか。
まぁ、参加したくなるイベントだったら、広報さんの中にも参加する人がいるでしょうから
そんな心配は不要かもしれませんけどね(笑)
だらだらと書きましたが、要は
・情報はタイムリーに
・PTA活動を伝える内容を載せる
・会員のニーズを知る
・個人情報について
・活動のスリム化について（取材、発行方法）
について、今一度、活動を見直してみてはいかがでしょうか。
最初の方に書いたように、「出したい人が出せるタイミングで出す」が基本なので
「広報委員」というカタチにこだわる必要もありませんしね。
活動が停まっている今、チャンスですよ
具体的にどうするか迷ったら、お気軽にご連絡くださいね
♡PTA研修も承っています♡
パパママ応援団レインボースマイル湘南
