プレゼンの準備は早めに

最近のお客様のところで経験したことですが、プレゼンの準備を早めにお願いしていたのにもかかわらず、マーケティングマネージャーの人が全て抱え込んで、実際にプレゼンをするスポークスパーソンとプレゼンの内容に関して打ち合わせをせずにプレゼンのドラフトを作成していました。発表会ぎりぎりになって、やっとスポークスパーソンと打ち合わせになったものの、結局マーケティングマネージャーが時間をかけて作ってきたプレゼンのドラフトが大幅に変更になりました。

もっと最初の段階から、スポークスパーソンと打ち合わせをすればいいのに、ひとりよがりで進めるマーケティングマネージャーがいるとこういう事態になります。これを避けるためには、とにかく直接的な窓口となるマーケティングマネージャーに早い段階でスポークスパーソンとプレゼンの骨子に関する打ち合わせをするように説得するしかありません。

またできあがってきたドラフトは結構、業界用語が使われていたり、初めて発表会にくる人には背景が分からないような構成になっている場合がありますので、早めにドラフトを作成し、広報代理店のような外部の人にプレゼンをレビューしてもらい、分かりやすく修正する必要があります。

現実は難しいですが、プレゼンの準備は早めに！が鉄則です。

プレゼンは要点を簡潔にし、数値データを示す

記者は大変忙しいので、通常、発表会は1時間で終了するのが好まれます。そのうち、45分～50分ぐらいをプレゼンにあて、後の10分～15分を質疑応答にあてるのが基本です。また、プレゼン時間の内訳ですが、最初の30分～40分を主役のスポークスパーソンが話し、残りの時間を日本市場の担当者が話しをするケースがよくあるパターンです。

記事の内容は基本的に、主役のスポークスパーソンの話をもとに書かれますので、この主役のスポークスパーソンのプレゼンをいかに充実したものにするかがキーになります。外資系企業ですと英語を話す方が主役のスポークスパーソンになるケースが大半ですので、通訳の時間を含めるとプレゼンの正味の時間が20分ぐらいに相当するプレゼンにする必要があります。

そのため、プレゼン内容をできるだけ簡潔にして要点を抑える必要があります。基本的なパターンとしては以下の通りです。

-表紙

-アジェンダ

-会社概要

会社設立の背景

扱っている製品ラインの紹介

パートナーの紹介

　　　など

-新製品・サービスの紹介

　　　市場をとりまく背景と課題

　　　新製品・サービスがどのような課題を解決するか

　　　新製品・サービスの具体的な特徴

　　　数値データをもとにした事例

　　　など

この中で、特に数値データをもとにした説明があると、記者にとっては記事にしやすくなります。例えば、この製品を導入することで、どれだけの導入コストを削減でき、社内のITコストを削減できるかということを説得するための、具体的な数値データがあると大変好ましいです。

あたりまえですけどPRではホームページが大事

外資系企業に多い例として、ホームページが英語のままであったり、日本語化されていたとしても、一部しか翻訳していなかったり、書いてある内容がダイレクトな翻訳で、日本人が読んでもピンとこない内容になっているケースがよくあります。ホームページは、企業の広報を行う上で大変重要なツールです。記者をはじめとして、潜在顧客などは必ずホームページをチェックされます。

記者発表会を行って、「これから日本市場にコミットしていきます！」と発表したのにもかかわらず、ホームページが日本市場向けにローカライズされていないと、結局パフォーマンスなのかなと思ってしまいます。記事がでると、それを読んだ潜在顧客が「どんな会社か、もっと調べてみたいな」と思って、ホームページにアクセスしたときに英語しか書いてないということになると、英語がよく分からない人は、それだけで調べるのをやめてしまいます。

もっと、ホームページを各国の事情やビジネス戦略にあわせた形でローカライズする必要があります。これをお客様に提案すると、カンパニーポリシーによって基本的に内容などは変えられないし、翻訳のバジェットがないとのことで、大抵後回しになってしまいます。しかし、充実したホームページはPRを行う上で絶対に必要なツールです。私が担当しているお客様も、時間はかかりましたが、最近やっとホームページの内容を日本向けにローカライズしました。

カンパニーポリシーやバジェットの関係で、ローカライズできないというお客様には、すくなくとも、会社概要、製品概要、プレスルーム（プレスリリースや連絡先）の翻訳をしてくださいとコンサルティングしています。