繰り返し仕事の効率を上げる時の注意点とは
こんにちは、川崎です。
『繰り返し仕事の効率を上げる時の注意点とは』
仕事や作業では、定期的に繰り返すものがあります。
毎日、行う仕事。
毎週やらなければいけない作業。
そういった作業や仕事は、どんな業種にもあります。
今回は、定期的にくり返すものを、どうやって効率よくするか。
それが、テーマになります。
繰り返し行われる、仕事や作業の効率を一番上げる方法は、止めてしまう事です。
１つのことを、出来るだけ短時間で終わらせると効率が上がります。
そして一番短時間なのは、作業時間がゼロの事です。
つまり、仕事や作業をしない事が、もっとも効率がよくなります。
とは言え、止められない仕事や作業はあります。
その場合は、どうしたらいいか。
その場合は、繰り返す回数を減らすのが一番いいです。
毎日の仕事なら、２日に１度にするとか。
回数を半分に減らせば、効率は簡単に倍になります。
この様に回数を減らして効率を上げる場合、何に注意したらいいか。
注意点は２つあります。
１．仕事、作業の回数を減らして品質が落ちないようにする
２．仕事や作業を忘れにくい周期に変更する
回数を減らす前に、今までの品質が適正かどうか確認する必要があります。
もし、適正以上に品質が良い場合は、回数を減らす事で適正になります。
この場合は、何も問題ありません。
回数を減らす前が適正品質の時、回数を減らすと品質が落ちます。
落ちた品質を、適正にするためにはどうすべきか。
これは、仕事や作業のやり方を変えて対応します。
もしくは、道具などを変更します。
仕事や作業の品質が高くなる方法や道具を導入します。
こうすれば、効率と品質が両立できます。
次に、回数の減らし方です。
仕事や作業をやり忘れないようにするタイミングにします。
例えば、毎日やっていたものを、毎週月曜に変更する。
これなら作業日を忘れにくいです。
毎週やっていたものは、毎月に変更する。
毎月のものは、３ヶ月に変更する。
この様に、生活や仕事のリズムに合わせて、変更して下さい。
書いてみると、回数を減らして効率を上げるのは簡単な事です。
ですが、回数を減らすという事が意外と出来ないんですね。
回数を減らすと品質が落ちるから。
これが一番よく聞く理由です。
そのせいで、変更しようとしません。
それなら、品質を下げないような仕組みや手順に変えればいいだけです。
仕事品質を下げずにすむ方法はないか。
そう考えて、調査をすると、いろいろと方法や道具が見つかります。
結果として、回数を減らす以上に、何かを変えた事による、改善効果の方が高いです。
回数を減らすのは、改善するきっかけ作りに、ちょうどいい方法です。
改善作業が進まず困っている時に、試してみる価値がありますよ。
ではでは。
『繰り返し仕事の効率を上げる時の注意点とは』
仕事や作業では、定期的に繰り返すものがあります。
毎日、行う仕事。
毎週やらなければいけない作業。
そういった作業や仕事は、どんな業種にもあります。
今回は、定期的にくり返すものを、どうやって効率よくするか。
それが、テーマになります。
繰り返し行われる、仕事や作業の効率を一番上げる方法は、止めてしまう事です。
１つのことを、出来るだけ短時間で終わらせると効率が上がります。
そして一番短時間なのは、作業時間がゼロの事です。
つまり、仕事や作業をしない事が、もっとも効率がよくなります。
とは言え、止められない仕事や作業はあります。
その場合は、どうしたらいいか。
その場合は、繰り返す回数を減らすのが一番いいです。
毎日の仕事なら、２日に１度にするとか。
回数を半分に減らせば、効率は簡単に倍になります。
この様に回数を減らして効率を上げる場合、何に注意したらいいか。
注意点は２つあります。
１．仕事、作業の回数を減らして品質が落ちないようにする
２．仕事や作業を忘れにくい周期に変更する
回数を減らす前に、今までの品質が適正かどうか確認する必要があります。
もし、適正以上に品質が良い場合は、回数を減らす事で適正になります。
この場合は、何も問題ありません。
回数を減らす前が適正品質の時、回数を減らすと品質が落ちます。
落ちた品質を、適正にするためにはどうすべきか。
これは、仕事や作業のやり方を変えて対応します。
もしくは、道具などを変更します。
仕事や作業の品質が高くなる方法や道具を導入します。
こうすれば、効率と品質が両立できます。
次に、回数の減らし方です。
仕事や作業をやり忘れないようにするタイミングにします。
例えば、毎日やっていたものを、毎週月曜に変更する。
これなら作業日を忘れにくいです。
毎週やっていたものは、毎月に変更する。
毎月のものは、３ヶ月に変更する。
この様に、生活や仕事のリズムに合わせて、変更して下さい。
書いてみると、回数を減らして効率を上げるのは簡単な事です。
ですが、回数を減らすという事が意外と出来ないんですね。
回数を減らすと品質が落ちるから。
これが一番よく聞く理由です。
そのせいで、変更しようとしません。
それなら、品質を下げないような仕組みや手順に変えればいいだけです。
仕事品質を下げずにすむ方法はないか。
そう考えて、調査をすると、いろいろと方法や道具が見つかります。
結果として、回数を減らす以上に、何かを変えた事による、改善効果の方が高いです。
回数を減らすのは、改善するきっかけ作りに、ちょうどいい方法です。
改善作業が進まず困っている時に、試してみる価値がありますよ。
ではでは。
仕事のＩＴ化は４つのコストを考えよう
こんにちは、川崎です。
『仕事のＩＴ化は４つのコストを考えよう』
仕事の効率を上げるには、３つの代表的な方法があります。
１．外部に仕事を委託する
２．仕事を機械化する
３．仕事をお客さんに代わりにやってもらう
このうち、２番目の手法は中小企業の事務処理には有効です。
特に、ＩＴを使った機械化は有効なやり方です。
具体的にはパソコン、タブレットなどとソフトを使って仕事の効率を上げます。
しかもこのやり方は、状況によっては一部の仕事をお客さんにしてもらえる可能性もあります。
かなり効果的な方法です。
こういった事を、ＩＴ化と言います。
既に出来ている会社では、何を今さらと思うかもしれません。
しかし、現実には中小企業でこの様な、ＩＴ化が進んでいない業界、業種は結構あります。
※ メール、ウェブにワードやエクセルを使う事はＩＴ化ではありません。
タブレット型コンピュータやスマートフォンの普及で、多くの業界でＩＴ化が進み始めています。
いろいろな事例が出てきているので、ＩＴ化を進めたいと思っている方もいると思います。
そこで、ＩＴ化で注意する２つの点と４つのコストについてお伝えします。
ＩＴ化で注意する２つの点
１．一度に１つだけＩＴ化をする
何でもかんでも、ＩＴ化しようとすると、うまくいきません。
簡単な事を１つ選んでＩＴ化すると、社内への導入がスムーズです。
２．うまくいっている仕事をＩＴ化する
うまくいかない仕事を、ＩＴ化してもよけい混乱するだけです。
まずは、うまくいっている仕事からＩＴ化して下さい。
この２つを考慮して、ＩＴ化を行うと、大きな失敗がありません。
次に、ＩＴ化に必要な４つのコストについてです。
１．イニシャルコスト
ＩＴ化をする時に、最初にかかるお金です。
最初に１回だけかかるお金です。
初期費用とも呼ばれています。
２．ランニングコスト
パソコンやシステムを動かすのに必要な電気代やレンタルサーバー代、ソフトの使用料など。
毎月かかるお金です。
運用費用とも言います。
３．メンテナンスコスト
パソコンなどの修理費用、ソフトのバージョンアップ費用など。
必要な時に、不定期にかかるお金です。
保守費用の事です。
４．教育コスト
導入したシステムを使える様にする研修費、システムを管理する人の教育費など。
必要な時に、不定期にかかるお金です。
この４つのコストが一番安くなるように、ＩＴ化を検討して下さい。
特に、３と４のコストを見落としがちなので、注意して下さい。
そうすれば、ＩＴ化で余分なコストがかかりません。
以上の事を守れば、ＩＴ化で失敗する可能性は低いです。
理由は、次の通りです。
２つの注意点を考慮し、４つの費用をなるべく安くすると、単純なシステムになります。
単純なシステムはよほどの事がないと、導入に失敗がありません。
使用者も、使いこなせないという事はありません。
それは、単純だからなんですね。
実力がある会社でも、複雑なシステムの導入には苦労します。
ほとんどの場合、使いこなせていません。
どんな状況であっても、システムの導入（ＩＴ化）というのは単純なものにしないと、うまくいかないんです。
これが２つの注意点を配慮して、４つのコストを安くすると、ＩＴ化がうまくいく理由です。
以上になります。
参考にしていただけると、幸いです。
ではでは。
『仕事のＩＴ化は４つのコストを考えよう』
仕事の効率を上げるには、３つの代表的な方法があります。
１．外部に仕事を委託する
２．仕事を機械化する
３．仕事をお客さんに代わりにやってもらう
このうち、２番目の手法は中小企業の事務処理には有効です。
特に、ＩＴを使った機械化は有効なやり方です。
具体的にはパソコン、タブレットなどとソフトを使って仕事の効率を上げます。
しかもこのやり方は、状況によっては一部の仕事をお客さんにしてもらえる可能性もあります。
かなり効果的な方法です。
こういった事を、ＩＴ化と言います。
既に出来ている会社では、何を今さらと思うかもしれません。
しかし、現実には中小企業でこの様な、ＩＴ化が進んでいない業界、業種は結構あります。
※ メール、ウェブにワードやエクセルを使う事はＩＴ化ではありません。
タブレット型コンピュータやスマートフォンの普及で、多くの業界でＩＴ化が進み始めています。
いろいろな事例が出てきているので、ＩＴ化を進めたいと思っている方もいると思います。
そこで、ＩＴ化で注意する２つの点と４つのコストについてお伝えします。
ＩＴ化で注意する２つの点
１．一度に１つだけＩＴ化をする
何でもかんでも、ＩＴ化しようとすると、うまくいきません。
簡単な事を１つ選んでＩＴ化すると、社内への導入がスムーズです。
２．うまくいっている仕事をＩＴ化する
うまくいかない仕事を、ＩＴ化してもよけい混乱するだけです。
まずは、うまくいっている仕事からＩＴ化して下さい。
この２つを考慮して、ＩＴ化を行うと、大きな失敗がありません。
次に、ＩＴ化に必要な４つのコストについてです。
１．イニシャルコスト
ＩＴ化をする時に、最初にかかるお金です。
最初に１回だけかかるお金です。
初期費用とも呼ばれています。
２．ランニングコスト
パソコンやシステムを動かすのに必要な電気代やレンタルサーバー代、ソフトの使用料など。
毎月かかるお金です。
運用費用とも言います。
３．メンテナンスコスト
パソコンなどの修理費用、ソフトのバージョンアップ費用など。
必要な時に、不定期にかかるお金です。
保守費用の事です。
４．教育コスト
導入したシステムを使える様にする研修費、システムを管理する人の教育費など。
必要な時に、不定期にかかるお金です。
この４つのコストが一番安くなるように、ＩＴ化を検討して下さい。
特に、３と４のコストを見落としがちなので、注意して下さい。
そうすれば、ＩＴ化で余分なコストがかかりません。
以上の事を守れば、ＩＴ化で失敗する可能性は低いです。
理由は、次の通りです。
２つの注意点を考慮し、４つの費用をなるべく安くすると、単純なシステムになります。
単純なシステムはよほどの事がないと、導入に失敗がありません。
使用者も、使いこなせないという事はありません。
それは、単純だからなんですね。
実力がある会社でも、複雑なシステムの導入には苦労します。
ほとんどの場合、使いこなせていません。
どんな状況であっても、システムの導入（ＩＴ化）というのは単純なものにしないと、うまくいかないんです。
これが２つの注意点を配慮して、４つのコストを安くすると、ＩＴ化がうまくいく理由です。
以上になります。
参考にしていただけると、幸いです。
ではでは。
仕事の改善をどこから手を付けるべきか
こんにちは、川崎です。
『仕事の改善をどこから手を付けるべきか』
このテーマは、このブログでも何度か扱ってきました。
何故かと言えば、この質問をよく受けるからなんですね。
今まで、何とか自分の力で会社を経営してきたけど、上手くいかなくなった。
そこで、本やセミナーなんかで勉強したら、今までのやり方は良くなかった事が分かった。
そう気が付いたから、改善しようとする。
だけど、手を付ける事が多すぎて、困ってしまった。
こんな時に、今回のテーマの質問がよく出ます。
この状況で、うまく出来ない人は、次の行動を取る事が多いです。
１．何とかして全部を一度にやろうとする
２．どうしていいか分からず、手が止まってしまう
これだけって事はないでしょ。
他にもいろいろな行動をするんじゃないの。
こういう疑問があるかと思います。
実は、上の２つのどちらかをしようとするから、改善が上手く行かないんです。
つまり、この２つ以外の方法を行えば、何か結果が出ます。
「何とかして全部を一度にやろうとする」のは、能力があって、真面目な人が陥りやすいです。
でも、全部を一度には出来ないです。
「どうしていいか分からず、手が止まってしまう」のは、何もしてませんから、改善もされません。
じゃあ、どうしたらいいのか。
答えは簡単です。
１．改善効果の高い事をから順番に手を付ける。
２．前の改善が終わってから、次に手を付ける。
たった、これだけです。
これでも、迷う人がいます。
理由は、次の通りです。
「これが、効果がある改善だって分かるんだけど、うちでは出来ないんだよ」
出来ない理由は、お金がなかったり、技術がなかったり、人材がいなかったりです。
そんな時は、次の手順で優先順位を決めるといいです。
１．改善しなければならい事を全て書き出す
２．書き出したものを、改善効果の高い順に並べます
３．書き出したリストの横に、○×を付けます
わが社で出来るものは○、出来ないものは×です。
これを作ったら、あとは○が付いたものを実行するのみです。
効果が低いものばかりに○が付いていても、実施して下さい。
改善すれば、必ず効果がでます。
効果が出ると、状況が変わります。
状況が変わると、出来る事も変わってきます。
その時、リストについて、出来る出来ないを再検討すればいいと思います。
※ このやり方は個人が自分の仕事を改善する順番を決める時にも使えます。
ではでは。
『仕事の改善をどこから手を付けるべきか』
このテーマは、このブログでも何度か扱ってきました。
何故かと言えば、この質問をよく受けるからなんですね。
今まで、何とか自分の力で会社を経営してきたけど、上手くいかなくなった。
そこで、本やセミナーなんかで勉強したら、今までのやり方は良くなかった事が分かった。
そう気が付いたから、改善しようとする。
だけど、手を付ける事が多すぎて、困ってしまった。
こんな時に、今回のテーマの質問がよく出ます。
この状況で、うまく出来ない人は、次の行動を取る事が多いです。
１．何とかして全部を一度にやろうとする
２．どうしていいか分からず、手が止まってしまう
これだけって事はないでしょ。
他にもいろいろな行動をするんじゃないの。
こういう疑問があるかと思います。
実は、上の２つのどちらかをしようとするから、改善が上手く行かないんです。
つまり、この２つ以外の方法を行えば、何か結果が出ます。
「何とかして全部を一度にやろうとする」のは、能力があって、真面目な人が陥りやすいです。
でも、全部を一度には出来ないです。
「どうしていいか分からず、手が止まってしまう」のは、何もしてませんから、改善もされません。
じゃあ、どうしたらいいのか。
答えは簡単です。
１．改善効果の高い事をから順番に手を付ける。
２．前の改善が終わってから、次に手を付ける。
たった、これだけです。
これでも、迷う人がいます。
理由は、次の通りです。
「これが、効果がある改善だって分かるんだけど、うちでは出来ないんだよ」
出来ない理由は、お金がなかったり、技術がなかったり、人材がいなかったりです。
そんな時は、次の手順で優先順位を決めるといいです。
１．改善しなければならい事を全て書き出す
２．書き出したものを、改善効果の高い順に並べます
３．書き出したリストの横に、○×を付けます
わが社で出来るものは○、出来ないものは×です。
これを作ったら、あとは○が付いたものを実行するのみです。
効果が低いものばかりに○が付いていても、実施して下さい。
改善すれば、必ず効果がでます。
効果が出ると、状況が変わります。
状況が変わると、出来る事も変わってきます。
その時、リストについて、出来る出来ないを再検討すればいいと思います。
※ このやり方は個人が自分の仕事を改善する順番を決める時にも使えます。
ではでは。