効率を上げるために２度手間をする場合もある
こんにちは、川崎です。
『効率を上げるために２度手間をする場合もある』
仕事の負荷が集中する場合、効率を上げるにはどうしたらいいか。
仕事の負荷が集中するとは、どんな状況のことか。
例で書けば飲食店です。
お昼ごはんの時間には、お客さんがたくさんやってくる。
だけど、１４時を過ぎると、お客さんがいなくなる。
仕事量がまったく違います。
事務仕事で言えば、月末ですね。
期限が決められた、書類の作成が集中するからですね。
どうしても、仕事の負荷が高くなり大変です。
こんな時は、仕事の質が悪くなりがちです。
クレームが発生や、仕事のやり直しが起きやすいのも、この時です。
そのために、更に作業効率が落ちてしまいます。
仕事の負荷に合わせて、人を用意できれば、問題は解決できます。
しかし、実際にはこのやり方は使えません。
ヒマな時に、人が余ってしまい、人件費がかさむからです。
では、どうしたらいいか。
対策方法は、次の通りです。
１．その仕事で余分な作業や動作を徹底的に削る
２．対象となる仕事を分割して、ヒマな時に一部を行う
ちょっと、抽象的ですよね。
具体的な例を、書いてみたいと思います。
例：他社の請求書に対する支払いと、わが社の請求書発行作業
支払い条件が、月末締め、翌月末払いだとします。
６／３０に、今月の売上分の請求書を作成して、取引先に送ります。
同じ日に、他社の請求書の支払いを行います。
この場合、６／３０はとても仕事の負荷が高いです。
最初に行うのは、余分な作業や動作を徹底的に減らすことです。
作業を行う場所や物を置く位置、高さまで気を配ると、作業効率が上がります。
具体的な方法は、過去の記事を参考にして下さい。
これを行って、６／３０の仕事の負荷を出来るだけ下げます。
次に、仕事の負荷を分散することを行います。
つまり、仕事を分割して、ヒマな時に行います。
仕事や作業の効率を上げるには、全て揃えて行うのが王道です。
しかし、そのために負荷が高くなってしまっています。
だから、少し効率が悪くなっても、作業の分割をします。
そこでまず、期限を変更できないか検討します。
請求書発送が６／３０。
お金の支払いが６／３０。
請求書の発送は、ルールにより変更できません。
しかし、支払いが６／３０なのは、会社の資金繰りの問題です。
支払いを１日でも遅くすれば、その分だけお金を有効に使えるという理由です。
支払日を６／２９にすれば、作業の一部が別の日になります。
これで、作業の負担を分けることが出来ます。
まだ、続きがあります。
請求書の発行は、６／３０しか出来ませんが、発行に必要な作業はその前に出来ます。
物やサービスは必ず、６／３０より前に売れているはずです。
請求書のデータ入力は毎週金曜日に、その週分をまとめて入れる。
これで、データ入力が集中することありません。
６／３０は、その週分のデータ入力だけですみます。
このやり方は、ファイルを開く回数や確認作業が増えます。
そのため、作業をまとめて行うより、効率が悪いです。
しかし、仕事をするスタッフの負担が減ります。
もし、仕事が集中して、残業しているなら、残業代も減らせます。
この話、「何も目新しくない、当たり前の事じゃないか」、そう思った方はいるはずです。
確かに、その通りです。
少し気が利く方なら、こういった事はしているはずです。
しかし個人では出来ているのに、会社組織では、出来ていないことはよくあります。
中小企業に、特にそれが多いです。
負荷が集中する仕事がある場合、分割して行う作業手順とルールを決めておくと、会社全体で、お金や作業の効率が上がります。
参考にしていただければと思います。
ではでは。
『効率を上げるために２度手間をする場合もある』
仕事の負荷が集中する場合、効率を上げるにはどうしたらいいか。
仕事の負荷が集中するとは、どんな状況のことか。
例で書けば飲食店です。
お昼ごはんの時間には、お客さんがたくさんやってくる。
だけど、１４時を過ぎると、お客さんがいなくなる。
仕事量がまったく違います。
事務仕事で言えば、月末ですね。
期限が決められた、書類の作成が集中するからですね。
どうしても、仕事の負荷が高くなり大変です。
こんな時は、仕事の質が悪くなりがちです。
クレームが発生や、仕事のやり直しが起きやすいのも、この時です。
そのために、更に作業効率が落ちてしまいます。
仕事の負荷に合わせて、人を用意できれば、問題は解決できます。
しかし、実際にはこのやり方は使えません。
ヒマな時に、人が余ってしまい、人件費がかさむからです。
では、どうしたらいいか。
対策方法は、次の通りです。
１．その仕事で余分な作業や動作を徹底的に削る
２．対象となる仕事を分割して、ヒマな時に一部を行う
ちょっと、抽象的ですよね。
具体的な例を、書いてみたいと思います。
例：他社の請求書に対する支払いと、わが社の請求書発行作業
支払い条件が、月末締め、翌月末払いだとします。
６／３０に、今月の売上分の請求書を作成して、取引先に送ります。
同じ日に、他社の請求書の支払いを行います。
この場合、６／３０はとても仕事の負荷が高いです。
最初に行うのは、余分な作業や動作を徹底的に減らすことです。
作業を行う場所や物を置く位置、高さまで気を配ると、作業効率が上がります。
具体的な方法は、過去の記事を参考にして下さい。
これを行って、６／３０の仕事の負荷を出来るだけ下げます。
次に、仕事の負荷を分散することを行います。
つまり、仕事を分割して、ヒマな時に行います。
仕事や作業の効率を上げるには、全て揃えて行うのが王道です。
しかし、そのために負荷が高くなってしまっています。
だから、少し効率が悪くなっても、作業の分割をします。
そこでまず、期限を変更できないか検討します。
請求書発送が６／３０。
お金の支払いが６／３０。
請求書の発送は、ルールにより変更できません。
しかし、支払いが６／３０なのは、会社の資金繰りの問題です。
支払いを１日でも遅くすれば、その分だけお金を有効に使えるという理由です。
支払日を６／２９にすれば、作業の一部が別の日になります。
これで、作業の負担を分けることが出来ます。
まだ、続きがあります。
請求書の発行は、６／３０しか出来ませんが、発行に必要な作業はその前に出来ます。
物やサービスは必ず、６／３０より前に売れているはずです。
請求書のデータ入力は毎週金曜日に、その週分をまとめて入れる。
これで、データ入力が集中することありません。
６／３０は、その週分のデータ入力だけですみます。
このやり方は、ファイルを開く回数や確認作業が増えます。
そのため、作業をまとめて行うより、効率が悪いです。
しかし、仕事をするスタッフの負担が減ります。
もし、仕事が集中して、残業しているなら、残業代も減らせます。
この話、「何も目新しくない、当たり前の事じゃないか」、そう思った方はいるはずです。
確かに、その通りです。
少し気が利く方なら、こういった事はしているはずです。
しかし個人では出来ているのに、会社組織では、出来ていないことはよくあります。
中小企業に、特にそれが多いです。
負荷が集中する仕事がある場合、分割して行う作業手順とルールを決めておくと、会社全体で、お金や作業の効率が上がります。
参考にしていただければと思います。
ではでは。
仕事の効率を上げるために、目的を細かく分ける
こんにちは、川崎です。
『仕事の効率を上げるために、目的を細かく分ける』
仕事には必ず目的があります。
その目的を正しく理解しないと、仕事の効率が下がってしまいます。
何故でしょうか。
それは、目的を間違えると仕事の結果が違ってしまうからです。
結果が違えばやり直しや、修正をします。
そうなると、余分な時間がかかり、効率が下がってしまうのです。
ところが、目的を正しく理解しても、効率が下がる場合があります。
それが、今回のテーマです。
仕事は、いろいろな作業が組み合わさって出来ています。
それらの作業は、仕事を達成するために行います。
１つ１つの作業を淡々と処理すれば問題ありません。
しかし、作業の結果や手順が気に入らない場合があります。
そんな時、作業をやり直したり、手順が簡単になるようにします。
つまり、改善をしようとするわけです。
これをすると、余分な時間がかかり、効率が悪くなります。
しかし、その人はそんな考えはありません。
それより、作業をうまくやる事に集中してしまいます。
これは、正しいことでしょうか。
残念ながら、そうではありません。
作業をする人は、作業を予定時間内に完了させるのが目的です。
手順は、作業を完了させるための手段でしかありません。
しかし、いつの間にか作業をより良くやろうとします。
これは、目的と手段をいつの間にか取り違えた例です。
この様な事は、しょっちゅう起こります。
目的を正確に理解していても、これを防ぐ事ができません。
目の前のことに夢中になってしまうからです。
では、どうしたらいいでしょうか。
答えは、意外と簡単です。
それぞれの作業に目的を決めるだけです。
一番簡単な方法は、決められた作業を行い、余分なことは一切しないという目的にします。
こうすれば、作業の結果が気に入らないといって、やり直しをする事もありません。
そして余分なことしなくなったら、作業毎に目的を設定します。
１．何のために、その作業をするのか
２．仕事の目的は何か
３．次の作業に無理なくつながる状態を作る
この３つを考えて、目的を決めます。
ある作業では、スピードを優先する。
別の作業では、正確さを優先する。
この様に作業毎の目的を決めます。
簡単ですが、これだけで、手段と目的の違いをかなり減らせます。
結果として、作業の効率を上げる事ができます。
ではでは。
『仕事の効率を上げるために、目的を細かく分ける』
仕事には必ず目的があります。
その目的を正しく理解しないと、仕事の効率が下がってしまいます。
何故でしょうか。
それは、目的を間違えると仕事の結果が違ってしまうからです。
結果が違えばやり直しや、修正をします。
そうなると、余分な時間がかかり、効率が下がってしまうのです。
ところが、目的を正しく理解しても、効率が下がる場合があります。
それが、今回のテーマです。
仕事は、いろいろな作業が組み合わさって出来ています。
それらの作業は、仕事を達成するために行います。
１つ１つの作業を淡々と処理すれば問題ありません。
しかし、作業の結果や手順が気に入らない場合があります。
そんな時、作業をやり直したり、手順が簡単になるようにします。
つまり、改善をしようとするわけです。
これをすると、余分な時間がかかり、効率が悪くなります。
しかし、その人はそんな考えはありません。
それより、作業をうまくやる事に集中してしまいます。
これは、正しいことでしょうか。
残念ながら、そうではありません。
作業をする人は、作業を予定時間内に完了させるのが目的です。
手順は、作業を完了させるための手段でしかありません。
しかし、いつの間にか作業をより良くやろうとします。
これは、目的と手段をいつの間にか取り違えた例です。
この様な事は、しょっちゅう起こります。
目的を正確に理解していても、これを防ぐ事ができません。
目の前のことに夢中になってしまうからです。
では、どうしたらいいでしょうか。
答えは、意外と簡単です。
それぞれの作業に目的を決めるだけです。
一番簡単な方法は、決められた作業を行い、余分なことは一切しないという目的にします。
こうすれば、作業の結果が気に入らないといって、やり直しをする事もありません。
そして余分なことしなくなったら、作業毎に目的を設定します。
１．何のために、その作業をするのか
２．仕事の目的は何か
３．次の作業に無理なくつながる状態を作る
この３つを考えて、目的を決めます。
ある作業では、スピードを優先する。
別の作業では、正確さを優先する。
この様に作業毎の目的を決めます。
簡単ですが、これだけで、手段と目的の違いをかなり減らせます。
結果として、作業の効率を上げる事ができます。
ではでは。
余分な仕事や作業の減らし方 その１
こんにちは、川崎です。
『余分な仕事や作業の減らし方 その１』
仕事の効率を上げる方法はいろいろあります。
仕事の手順を変更する。
道具を新しいものにする。
材料などを使いやすいものにする。
これらの方法の中で、どんな仕事にも使えるのが、余分な仕事、作業を減らす方法です。
余分な事を減らせば、確実に効率は上がります。
ところが、余分な仕事や作業を減らすのがうまく出来ないようです。
そこで、余分な仕事の減らし方を具体的に書いてみます。
余分な仕事、作業の減らし方 その１
不必要な移動をやめます。
移動しない３つのコツ
１．自分の机や仕事場で動かないようにする
２．社内で動き回らないようにする
３．社外に出来るだけ出かけないようにする
詳細を書きます。
１．自分の机や仕事場で動かないようにする
机から立って物を取ったり、何かを返したりする回数を減らします。
動く時は、１度に幾つもの事を行う。
仕事が始まる時、必要なものを一度に全部用意する。
昼食後に、返却するものをまとめて返却する。
２．社内で動き回らないようにする
社内の別の場所に行くのを出来るだけ減らす。
顔を合わせて打ち合わせをするのではなく、メールや電話を使う。
もしくは、相手に来てもらう。
そして、移動する時は一度に幾つもの用事すませる。
３．社外に出来るだけ出かけないようにする
お客さんの所に出かけるのを、最小限にする。
メール、電話、ＦＡＸを使って、外出を減らします。
外出は数ヶ所をまとめて訪問する。
簡単な事ですが、これだけでも確実に効率が上がります。
言うのは簡単だけど、なかなかそこまで出来ないよ。
この話をすると、たいていこんな反応が返ってきます。
そこで、動いたり、移動したり、外出する、曜日や時間を決めるといいです。
そうすると、習慣になりやすく、無理なくできます。
例えば、動くのは、朝の９時と午後の１時にする。
他部署に行くのは、月曜と木曜にする。
外出は火曜と水曜にする。
まずは、出来るところから試してみるのをオススメします。
ではでは。
『余分な仕事や作業の減らし方 その１』
仕事の効率を上げる方法はいろいろあります。
仕事の手順を変更する。
道具を新しいものにする。
材料などを使いやすいものにする。
これらの方法の中で、どんな仕事にも使えるのが、余分な仕事、作業を減らす方法です。
余分な事を減らせば、確実に効率は上がります。
ところが、余分な仕事や作業を減らすのがうまく出来ないようです。
そこで、余分な仕事の減らし方を具体的に書いてみます。
余分な仕事、作業の減らし方 その１
不必要な移動をやめます。
移動しない３つのコツ
１．自分の机や仕事場で動かないようにする
２．社内で動き回らないようにする
３．社外に出来るだけ出かけないようにする
詳細を書きます。
１．自分の机や仕事場で動かないようにする
机から立って物を取ったり、何かを返したりする回数を減らします。
動く時は、１度に幾つもの事を行う。
仕事が始まる時、必要なものを一度に全部用意する。
昼食後に、返却するものをまとめて返却する。
２．社内で動き回らないようにする
社内の別の場所に行くのを出来るだけ減らす。
顔を合わせて打ち合わせをするのではなく、メールや電話を使う。
もしくは、相手に来てもらう。
そして、移動する時は一度に幾つもの用事すませる。
３．社外に出来るだけ出かけないようにする
お客さんの所に出かけるのを、最小限にする。
メール、電話、ＦＡＸを使って、外出を減らします。
外出は数ヶ所をまとめて訪問する。
簡単な事ですが、これだけでも確実に効率が上がります。
言うのは簡単だけど、なかなかそこまで出来ないよ。
この話をすると、たいていこんな反応が返ってきます。
そこで、動いたり、移動したり、外出する、曜日や時間を決めるといいです。
そうすると、習慣になりやすく、無理なくできます。
例えば、動くのは、朝の９時と午後の１時にする。
他部署に行くのは、月曜と木曜にする。
外出は火曜と水曜にする。
まずは、出来るところから試してみるのをオススメします。
ではでは。