質の良い会議をするためには必要なことがあります。
それは、会議の進行・プレゼン・アイディア等の質をあげることだけではありません。
最初にするべきことは会議室のレイアウトです。
本記事では、活発な議論やアイディアが生まれやすい質の高い会議ができる、会議室づくりのポイントを目的別に解説します。
会議室の一般的な目的別レイアウトとは
会議室を利用する目的は、商談・プレゼン・グループワーク・重役会議・セミナー・講習会など多岐にわたります。
それぞれの目的に合わせた距離感や机の配置など、レイアウトによって発言や集中のしやすさに違いがでてくるでしょう。
そのため、会議室を会議の目的にあったレイアウトにすることは必須です。
そこで、会議室の目的別レイアウトについて解説します。
商談や規模の小さい会議に最適な「対面形式」とは
対面形式では、文字通り対面する形で向かい合って座るため、ディスカッションや交渉、代表者同士の話し合いなどに利用される形式です。
一般的には少人数による会議での利用が多く、人数が増えるほど端の席に座っている者同士の距離が開いていくため、議論しにくくなるでしょう。
そのため、対面形式は活発なディスカッションを必要とする会議においては、向かない形式です。
しかし、会議の参加者が4〜8人ほどで会議室が14㎡ほどの広さがあれば、対面形式による会議でも参加者全員が無理なく参加できるでしょう。
プレゼン発表に最適な「コの字形式」とは
机の配置が文字通り、カタカナのコの形です。
主に、業務報告や企画会議、プレゼン発表に利用される形式です。
コの文字でいうところの開いている部分に、プロジェクターやモニター、ホワイトボードなどを設置し、共有したい資料や映像を投影しながら会議を進められます。
会議の参加者が6〜12人ほどであれば30㎡前後の広さが必要ですが、コの字形式による会議もしやすいでしょう。
グループワークや議論に最適な「島型形式」
島型形式は、少人数のグループが複数できるように机を配置します。
チームやグループごとでディスカッションしたり、作品をつくったりしやすい形式です。
会議の参加人数が多い場合、ひとり一人発言がしやすく、意見も拾いやすくなるでしょう。
5人前後のグループになるように配置されることが多く、向かい合って座ります。
会議の参加者が20〜30人ほどになると、120㎡の広さがある場合は島型形式でも無理なく会議ができるでしょう。
ある程度緊張感が必要な会議に最適な「ロの字形式」
ある程度の距離感を保ちながら、会議に参加した人全員の顔が見やすく配置されたロの字形式は、参加者に緊張を感じさせます。
そのため、緊張感ある議論を必要とされる重役会議などに利用されることが多いでしょう。
ロの字形式はテーブルの内側の空間がデッドスペースとなるため、余裕をもったスペースが必要です。
会議の参加人数が15〜30人でも、会議室が80㎡ほどの広さがあればロの字型形式での会議が無理なくできるでしょう。
講習会や発表会に最適な「シアター形式」
シアター形式は、入学式や入社式のように、机がついていない座席を舞台の方向に向けて並べます。
参加人数が多く、基本的には筆記を必要とされない場合に利用される形式です。
ただし、バインダーを配り筆記を求める場合もあります。
また、パネルディスカッションする際にも利用しやすいでしょう。
シアター形式はテーブルを配置しないため、参加者の人数も大きくできます。
席の前後は45cmほど、通路は片側だけに椅子がある場合は60cm、両サイドに椅子がある場合は80cmほどの幅の確保が必要です。
社員研修やセミナーなどに最適な「スクール形式」
スクール形式は、新人研修や講義などによく利用される形式です。
机と椅子が演台のある方向に配置されることで、講師など話しをしてくれる人に集中しやすくなります。
机は内容や人数によって個々か共有となりますが、参加者同士で活発に議論するには適していません。
スクール形式では、ひとりの席について縦・横それぞれで80cmほどの余裕があると、無理のない配置ができるでしょう。
130㎡ほどの広さがあれば、100人近い席の用意も無理なく用意できます。
目的別でつくる会議室
会議室は会議の目的に適したレイアウトがあります。
議論の活性化やコミュニケーションの円滑化、オンラインでつながる会議など、会議の内容や目的によって効果的なレイアウトを解説します。
会議室にこれなくても会議に参加できる！
テレワークという働き方が浸透した昨今では、在宅やワーケーション、コワーキングなどのスタイルは珍しいものではなくなりました。
しかし、コロナの緊急事態宣言などによって、やむを得ず急激に広がったテレワークにメリットを感じる反面、デメリットに感じた部分もあったでしょう。
メリットの部分が大きいと感じた場合は、デメリット部分をカバーしながらテレワークを継続している企業もあります。
例えば、テレワークとオフィスワークの双方を取り入れた「ハイブリッドワーク」のスタイルは大企業から浸透しているといえるでしょう。
ハイブリッドワークは、オフィスかテレワークのどちらでどれほど働くのか、社員の意思で選べることも多く、会議においてもリモート参加でよいとされる場合があります。
会議室での参加とリモートでの参加で行われる会議が「ハイブリッド会議」です。
ただし、リモート参加者とのやりとりがスムーズにできなければ会議が進まないため、ハイブリッド会議をする前提として、社内インフラはしっかり整えておきましょう。
コミュニケーションを活性化させたい！
コミュニケーションの活性化のためには、少人数による会議ができる会議室の設置がポイントです。
次のように、予約なしで利用可能な会議室があることで、浮かんだアイディアをすぐに共有して形にしやすいため、アイディアのさらなるブラッシュアップが望めます。
思い立ったときにすぐ使用できるミーティングスペース
会議室といえば、閉鎖的な空間をイメージすることも少なくありません。
機密性の高い情報を扱うこともあるため、情報が漏れないようなつくりになっています。
しかし、オープンスペースによって気軽にミーティングできるスペースができることで、情報共有が素早くできるだけではなく、雑談にも発展しやすいでしょう。
また、違う部署の人との情報共有やコミュニケーションが活発になる可能性もあるため、スピーディーで活発なコミュニケーションが生まれやすくなります。
オープンスペースは設置もしやすく、自由度が高く開放的な空間のため、発言もしやすいでしょう。
ただし、会話は聞かれやすいため、機密性のある内容については注意が必要です。
生産性の向上につながるハドルルーム
ハドルルームとは4〜8名規模の会議を行うための小さな会議室です。
会議室同様、大型ディスプレイなどのネット環境が整えられていると非常に便利で使いやすいでしょう。
リモートによる会議への参加では、広い会議室では声が届きにくかったり、発言しにくい状態になったりする場合があります。
リモート会議参加の人数が多ければ多いほど、表情の確認ができなくなるでしょう。
大きな会議の前に、ハドルルームを利用して、できる限り会議を進めておくことも可能です。
必要な人員に絞り、目的とスピード感をもった会議ができるため、生産性が向上します。
集中しやすい会議室にするために必要なこと
集中できる会議室は、業務効率を高めます。
意見が活発に飛び交う会議にしたいのか、集中して聞いてもらいたいのかなどは会議室のレイアウトによっても変わります。
そこで、会議室の利用目的によるレイアウトについて解説します。
情報漏洩と集中力を保つために必要な「防音」設備とは
ビル全てが自社のオフィスではなく、複数の企業が入っているビルにオフィスがある場合も少なくありません。
そのような場合、内部・外部からの音漏れ対策をして、社員が業務に集中しやすくすることが大切です。
特にオフィス内の音が外部に漏れてしまうと、情報漏洩のリスクが高まり、安心して業務に取り組めないでしょう。
重要な情報のやりとりが行われる会議室で音漏れが問題になってしまう状態では、会議室を利用することすらリスクになります。
そのため、会議室は優先的に防音対策をする必要があるでしょう。
吸音・防音効果のあるパーテーションの設置
オフィスの音漏れ対策としては、吸音・防音効果のあるパーテーションの設置も有効です。
天井までしっかり届く高さのパーテーションの施行が難しければ、置き型タイプもあります。
置き型タイプは設置や移動も簡単ですが、スペースに隙間ができてしまうため、防音効果は落ちてしまいます。
しかし、次に紹介する「サウンドマスキング」と組み合わせることによって、情報漏洩のリスクを抑えられるでしょう。
音を音で覆い隠して会話の音を消す「サウンドマスキング」の設置
壁に吸音ボードを取り付けたり、広範囲の音漏れを防ぐことも可能な「サウンドマスキング」を設置する方法もあります。
サウンドマスキングとは、スピーカーから騒音と同等の周波数や低めの周波数による特定の周波数の音を流すことで、人間の耳に入りやすい音を聞こえにくくさせます。
周囲の音を音で覆い隠すイメージです。
サウンドマスキングのスピーカーは大掛かりな工事なく設置が可能で、オフィスデザインを損なわないように天井裏などに設置もできます。
人に与える心理的効果を利用した「配色」とは
色が人に与える心理的な効果によって業務効率をあげることも可能です。
例えば、青色などの寒色系は精神的な落ち着きをもたらし集中しやすくなる効果、オレンジなどの暖色系はコミュニケーションを取りやすくなる効果が期待できるでしょう。
赤色をアクセントに取り入れることで、モチベーションアップにつながります。
また、白やベージュなどの色をメインカラーにすることによってスペースを広くみせたり、暖色系で暖かさ、寒色系で涼しさのように体感温度を変えたりすることも可能です。
会議で活発な意見交換をさせたい場合は、会議室にオレンジや黄色などの暖色系を取り入れてみましょう。
壁紙や椅子にエネルギーを高めやすい赤を取り入れるのもおすすめです。
反対に、あまり緊張させずに落ち着いた状態で会議を進めていきたいのであれば、空色や草木の色など自然がもつ色を取り入れるとよいでしょう。
観葉植物一つ置くだけでも変わります。
人間は思った以上に視覚から取り入れる情報に大きく左右されるため、目にした色により心理的な影響を受けてしまうのは自然なことです。
そのため、色による心理をうまく取り入れることで空間が心地よくなったり、仕事がしやすくなったりするため、業務効率をあげることにもつながります。
会議の目的に合わせた会議室の配色は、参加者のモチベーションを高めたり、意見がいいやすい雰囲気をつくったりする手助けになるでしょう。
人に与える心理的効果を利用した「照明」とは
照明については、後回しにされてしまうことも多々ありますが、オフィスの印象や生産性を左右する大切な要素です。
会議室で使用される一般的な照明は、太陽光のような昼白色を取り入れている企業も多くありますが、集中力を高めたい場合は、青みがかった色の昼光色がおすすめです。
昼光色はハッキリと見やすく、脳の動きを活発にしますが、疲れやすくもあります。
そのため、適度な休憩は必要です。
また、いくら集中しやすいからといっても、明るくしすぎれば常に緊張を感じるため、時間が長くなるほど疲労感が蓄積していき、集中力や作業効率も落ちてしまいます。
反対に暗すぎてしまえば見えづらい部分もでてくるため、細やかな作業にストレスを感じてしまい、生産性が落ちてしまうでしょう。
温かみを感じさせるオレンジ色の電球色は落ち着いた雰囲気を出せます。
リラックスした雰囲気の中でミーティングをしたいときには最適です。
また、昼光色の下で集中して疲れた場合はオレンジ色の電球色の下で休憩することで、集中力を取り戻しやすくなるでしょう。
照明の明るさや色、照明の種類は、会議に集中させたい、活発な意見交換をしたいなど目的によって選ぶことが大切です。
会議室の設備を充実させて会議をスムーズに進行する
テレワークも浸透している今、リモート会議はビジネスには欠かせない存在となりました。
会議の仕方も全員が会議室に参加するのではなく、一部の人がリモートで参加する場合や全てリモートによる会議を行う場合もあります。
リモートは設備が整っていなければ、会議の進行をたびたび止めるような状態になってしまうでしょう。
例えば、会議室側とリモート側の音が悪く聞き取りにくかったり、接続が悪くシステムがうまく起動しなかったりすることで、会議自体できなくなる可能性があります。
通信がスムーズにできるようなITシステムや会議参加者が、見やすくて聞きやすく、扱いやすい機材を揃え、会議に集中できる環境にすることが大切です。
マイク・カメラ・スピーカー・アンプ・コントローラー・ディスプレイなど、会議室の大きさによって適切な機材が必要です。
会議室のレイアウトが与える影響を知ったうえでの会議室づくりが大切！
会議室では重要な話し合いが行われますが、会議に集中するためには会議室の環境は非常に重要です。
会議の目的にあった部屋の大きさと机や椅子の配置によって、緊張感や意見のいいやすさ、会議への参加のしやすさなどが変わります。
また、リモート会議が珍しくなくなった今、IT環境をしっかりと整え、スムーズに会議を進行できるようにすることは最低限必要です。
さらに、防音をしっかりとすることによって情報漏洩のリスクを抑えるだけではなく、余計な音が入らず会議に集中できます。
また、会議室の配色や照明が人に与える心理的効果は大きいため、集中力を高めたり、活発な議論をしやすくするなどの効果も期待できるでしょう。
質の良い会議をするためには、会議の目的に合わせた会議室のレイアウトが非常に大切です。
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