ハイブリッドワーク導入にあたり、デメリットや不安に感じることもでてくるでしょう。しかし、ハイブリッドワークはしっかりとシステムや環境を整えることで、優秀な人材の確保や離職率の低下、生産性を高めて業績をUPさせることも可能です。
そこで、本記事ではハイブリッドワークの不安要素やメリット、導入に必要なことを詳しく解説します。
ハイブリッドワークとは
ハイブリックワークとは、オフィスワークとテレワークを合わせたスタイルです。
働く場所をオフィスだけ、在宅だけのように固定するのではなく、働く場所の選択肢ができる柔軟な働き方を指します。
在宅かオフィスかだけではなく、シェアオフィスやコワーキングスペース、ワーケーションなど一箇所にとらわれず、さまざまな場所で働くことが可能です。
業務内容にもよりますが、社員は子育てや介護との両立に悩んだり、家族との時間が思うようにとれないことですれ違ってしまったり、私生活と仕事との両立に悩むことは少なくありません。
そのため、在宅・自宅近くのサテライトオフィス・コワーキングスペースで業務をこなすなど、私生活に合わせて自分で調整できるメリットがあります。
ハイブリッドワークで不安に感じることとは
ハイブリッドワークの導入にあたってセキュリティやコミュニケーション、緊急時や予想外のことによる対応について、不安に感じやすい内容について解説します。
出社の圧力があるかもしれない不安
社員自身が働く場所を選べることから、人によって出社の頻度が大きく違います。
オフィス以外で業務をこなすことが多い場合、よく出社している社員達とのコミュニケーションが不足する可能性はあります。
メールやチャットだけでしかコミュニケーションをとれていない場合と、実際に顔を合わせてコミュニケーションをとっている場合では、連絡や相談のしやすさが変わってしまいます。
メールやチャットでは、迅速な共有が難しい場合や重要な内容はセキュリティ上の不安から、共有に不安を持たれる場合もでてくるでしょう。
また、緊急時や予想外のことが起きた場合、オフィスにいなければ対処できない事態が起こる可能性はあります。
すると、出社している社員からの不満や出社している上司や同僚から出社を望む声が多くでることで、圧力に感じてしまう場合もあるでしょう。
オフィス以外の選択によって、出社へのプレッシャーが大きくなってしまっては、ハイブリッドワークを取り入れた意味がなくなってしまいます。
ハイブリッドワークの導入で決めておくべきことや注意するべきことなど、次の章「ハイブリッドワークの導入に必要なことは」にて詳しく解説します。
トラブルなど急ぎや予定外の対応に対するタイムラグの不安
前述したように、緊急時や予想外のことが起きた場合、オフィスにいる人に対処を求められてしまう場合もあるでしょう。
担当者でなければ分からない場合、先方が急ぎで連絡してきたとしても、担当者と連絡がすぐにとれないなどのタイムラグが生じる不安がでてきます。
たとえオフィス以外で業務していたとしても、勤務時間内はすぐに連絡がとれるような状態にしておくことは必要です。
オフィスにいる人だけが負担を強いられることがないようなシステムにしましょう。
ハイブリッドワークの導入に必要なことは、次の章「ハイブリッドワークの導入に必要なことは」にて詳しく解説します。
セキュリティや勤務管理についての不安
今までは社内だけで共有していた情報もシェアオフィスやコワーキングスペース、在宅などで共有される場合もあります。
しっかりとしたセキュリティ対策がされていなければ、外部に漏れてしまう可能性はあるでしょう。
フリーWi-Fiを利用しないようにするなど、セキュリティに対しての知識や心構え、対処法を全ての社員がしっかり共有することはとても大切です。
ハイブリッドワークの導入に必要なこととは
ハイブリッドワーク導入するに至った目的を明確にし、目的にそって整備を進めていく必要があります。
たとえば、オフィスの縮小や遠方にいる優秀な人材の確保、私生活に合わせた柔軟な働き方ができるようにして離職率を下げたいなど、実現に向けてのシステムづくりが必要です。
主に次の5つは、最低限必要でしょう。
- セキュリティ対策の強化と社員全員の認知
- コミュニケーションの取り方について
- 勤務管理が適切にできるシステム導入
- 出社を要請するときなど出社におけるルール
- 緊急時や予想外のことが起きた場合の対処法
テレワークにより、セキュリティ対策を今まで以上にしっかりとしなければ、外部に情報が洩れてしまう可能性が高まります。
社員全員がしっかりとしたセキュリティの知識を持たなければ、安易にフリーWi-Fiを利用してしまい、情報が抜かれてしまう可能性があります。
ハイブリッドワークを開始する前に社員全員に、専門家のもと、セキュリティについての事前講習や理解度のチェックをすることなどは何より重要です。
テレワークが多くなることで、コミュニケーション不足の心配がでてきます。
コミュニケーション不足を解消する目的も含めて、仮想オフィスを導入している企業があります。
メタバースにより社員ひとりひとりのアバターがひとつの仮想オフィスに集合するため、状態を把握しながら気軽に雑談も可能です。
社員が働く場所を決めるため、ひとりひとり勤務管理しなければなりませんが、メタバースオフィスの導入により、勤務状況の可視化が可能です。
勤務管理については、さまざまなシステムが開発されているため、自社に合ったものを探しましょう。
出社についても、出社した人がいつも緊急時や予想外のことが起きた場合の対処に振り回されるような状態では、出社する人しない人の間で亀裂が入ってしまいます。
事前に想定できるトラブルについての対処法を話し合い、出社していなくても、出勤時間にはすぐに連絡がとれる体制にしておくルールづくりなどはしっかりしておきましょう。
ハイブリッドワークのメリットとは
集中のしやすさや仕事のしやすい環境は、人それぞれです。
ハイブリッドワークでは、各自の状態に合わせて働きやすい環境を選べます。
うまく活用し、テレワークとオフィスの良い部分を組み合わせた、生産性の高い働き方ができるメリットについて解説します。
テレワークにはないメリットとは
ひとりで集中して行う業務をテレワークにすることで、効率よく業務をこなしやすい可能性が高くなるでしょう。
しかし、中には騒がしい場所やオフィスの方が集中してできたり、業務内容をこなすことに自信がなく、すぐに質問しやすいオフィスでの作業を好んだりする場合もあります。
それぞれの適したワークスタイルで行うことによって、生産性は高くなるでしょう。
ひとつの会社の中において働き方の選択が増える！
たとえ仕事にやりがいを感じていても、子育てや介護など私生活においての影響が強く、仕事を辞めざるを得ない状況に追い込まれてしまうことは少なくありません。
子どもや介護が必要な人物を家に残して出勤することが難しい状況の中、オフィスの出勤のみしか許されないシステムでは、勤務を続けることが難しくなります。
業務内容にはよりますが、在宅でも仕事をすることを許されるのであれば、必要なオフィス出勤の調整がしやすくなるでしょう。
また、能力が高い優秀な人の中には、遠方の会社を就職先から外していた可能性もあります。そのため、サテライトオフィスの利用やリモートワーク、テレワークなどの選択肢が多くあることによって、遠方にいる優秀な人材の確保にも繋がるでしょう。
オフィスの活用の仕方でモチベーションも効率も格段にあがる！
テレワークが多くなってしまうと、メールやチャットだけの無機質なコミュニケーションになりがちです。
Zoomなどで顔を見ながらのコミュニケーションもとれますが、実際にオフィスで顔を合わせてコミュニケーションをとれた方が、現実味や温かさを感じやすいともいえるでしょう。
自然にコミュニケーションをとれるオフィスでは、何気ない雑談が発生し、そこから浮かんだアイディアについて、すぐ話し合いができるスピード感があります。
顔を合わせたコミュニケーションにより、人となりも分かりやすく、チームで仕事をするための必要な情報もとりやすいため、結束力も高まりやすいでしょう。
オフィスが居心地よい空間であれば、自然に集まりやすくなります。
業界にもよりますが、好きな席で仕事できるフリーアドレス制の導入や、カフェのようなオシャレで開放的なオフィスであれば、コミュニケーションの場としても最適です。
ハイブリッドワークはうまく活用することで社員のモチベーションや業績UPに繋がる
ハイブリッドワークの導入は、目的に合わせた整備やシステムづくりが大切です。
オフィス勤務のメリットとテレワークのメリットを活かせれば、生産性が高くなり、優秀な人材の確保や離職を避けることにも繋がります。
仕事場の環境はモチベーションに直結します。
オフィススペースも小規模でも快適であれば、出社率も高くなるでしょう。
モチベーション高く集中しやすい環境で業務をこなすことによって、生産性も高まり、業績UPに繋がります。
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