仕事をしていく上では、必ずといっていいほどチームを組み、またステークホルダーが存在するためその人たちとのコミュニケーションというものは避けられません。
それぞれに役割が与えられ、他の人のタスクが自分に与える影響も少なくないでしょうから、円滑に仕事を進めていく上では、そのコミュニケーションの中でお互いの進捗や課題など状況の情報共有というものが必要意なってきます。
ただ、そのコミュニケーションのとり方次第では、円滑に進めるための時間というものが大幅に削られ、コミュニケーションによって仕事が遅延を生み出す結果にもなったりします。
どこまでが必要なコミュニケーションか
チーム内のメンバーに仕事を依頼するときには、現在の状況ややってほしいタスク、そして目的や課題など数多くのことを共有しなくてはなりません。
そのことを淡々とメールやwikiにまとめ、「これをお願いね」と頼んだとしても、文章に書かれた情報の中には取りこぼした情報も多くなり、他人から見たらそれが気になることもあります。
大筋の概要はすでに相手の頭の中にあるので、そこに多くの時間はとられないでしょうが、その経緯やこうしたらもっと良いのではないかという自分なりの意見というものを伝えてきて、それを解説したり説得したりする時間がとられます。
勝手に解釈されて、明後日の方向に進まれてもこまるので、そこは蜜にコミュニケーションをとり情報を共有していった方が良いかもしれません。
ただ、その中で話が脱線することも多々あるでしょうし、職場での人間関係をドライに割り切って、ただ仕事の話だけを淡々とすることができない場合もあります。
趣味の話に話題がそれたり、週末の話やテレビの話にそれて行くかもしれません。
それでも、その職場での人間関係を良好に保つためには仕方ないことと割り切って話しに付き合っていると、本来仕事を円滑にしようとしたコミュニケーションが自分の時間を削っていきます。
人はしゃべることで妙な満足感を得たり、「無駄話をしないこと」と言う人が一番無駄話をしていたりと、なかなか自分のやってることに気が付かないものなので、それで残業することになっても「今日は忙しかったしな」という勝手な思い込みで片付けられたりもします。
そういった、負のループに巻き込まれないためにも、必要なコミュニケーションと不必要なコミュニケーションというものを意識しておく必要があります。
ただ、その仕事を遂行する上では不必要なコミュニケーションでも、チームでうまくやっていくためには必要となるコミュニケーションもあったりします。
その兼ね合いを見極めながら適当なところで話を元の道に戻したり、話題をあえて遮ってみたりという意識的な行動は必要になってくるでしょう。
不必要なコミュニケーションの中にある必要なコミュニケーション
組織をうまく活性化していくためには、ただその要員を手ごまのように扱うだけではうまく機能はしないでしょう。
仕事の結果に対してのみ、淡々と注意や褒め言葉を並べたところで、信頼関係を築けない場合もありますから、時には仕事から離れた素の自分というものをさらけ出してみて、本音で話してみる機会も必要になってきます。
（それを好まない人もいるので、相手を見た対応が必要になってくる場合もあるでしょうけど）
当たり前のことにはなりますが、チームとしてのまとまりやそれぞれの役割をうまく機能させるために、互いにある一定のコミュニケーションが必要になってくるわけですが、それは何も仕事の中だけで必要になってくるものだけではなかったりもします。
悩みがあるメンバーがいれば相談を受けることもあるでしょうし、メンバー間の対立が生じることもあるのでその仲裁を買って出ることもあるでしょうし、仕事漬けの毎日でストレスが溜まっているメンバーから愚痴を聞いてあげるということもあるかもしれません。
組織を健全に回していくために、うまくいっているときには必要のないことが、時には必要に迫られてくることになります。
ただ、それを普段からその口実としてのコミュニケーションをとってばかりいては、自分がやるべき仕事の時間が削られ、大きく遅れをもたらすことにもなり、結局はメンバーに迷惑をかけたりする結果にもなります。
そして、そういった類のコミュニケーションは、実際相手に求められていなかったりもするので、より大きな不利益をもたらすことにもなりかねません。
結局これも、コミュニケーションのバランスが必要になってくるもので、取りすぎれば自分への悪影響も大きくなり、取らなさ過ぎても信頼を得ることができなかったりもします。
そして、これらのことはただ単に仕事を遂行するためだけのやり取りよりも、より多くのエネルギーを必要とするものです。
そのエネルギーというものが本来使うべきところに使えず、チームを活性化し円滑に活動するために必要な労力として膨大に消費されていたら、そのコミュニケーション自身が負の方向に働きかけているのではないかと感じます。
まとめ
コミュニケーションという言葉は、いい方向に向かうためにお互いが情報を交換し合うもののようなイメージを持ったりもしますが、それ自身が悪い方向にもたらす結果にもなりえたりもするものです。
お互いが話し合うだけで仕事の結果が出るという状況はほとんどありませんから、それはプロセスとしての道具という割り切りの意識も必要になってくるでしょう。
結局それは、コミュニケーションの質を意識していないせいなのかもしれません。