無駄な残業をなくすために ステップ1 現状の把握
無駄な残業をなくすためにまず必要なことは現在の仕事のやり方つまり「どんな事に」「どれくらいの時間を割いているのか」を明確にし現状を把握することですあなたは仕事をする際「なんとなく」その日やらなければいけないことを「なんとなく」優先順位をつけてこなしてはいないでしょうか実は私もそんな感じで長い年数仕事をしていました１日１日の仕事を「なんとなく」こなしているので１日終わって「あ～よく仕事したな～」とは思うものの現状を客観的に見つめて把握する事をしていませんでした現状を把握できていないのでもちろん改善のしようもない…という状態ですねでは現状を把握するには具体的に何をする必要があるでしょうか？それは「記録する」です１日の仕事をする中で同じ事をひたすら繰り返すような場合であれば話は別ですが一般的には１日の中でも複数の業務を行っているのが普通だと思います私の場合も例えば＊ 社内コンピュータシステムの起動＊ Ａ社に対して質問に対する回答を用意して送付＊ Ｂ社からの質問に対する事例調査＊ Ｃ社からの質問に対する社内システムでのテスト＊ 社内会議でのプレゼンに備えて資料作成…という感じで複数の業務を行うのが通常ですこれに対して現状を把握する為の記録とは＊ 社内コンピュータシステムの起動 9:00-9:10＊ Ａ社に対して質問に対する回答を用意して送付 9:10-10:10＊ Ｂ社からの質問に対する事例調査 10:15-12:00＊ Ｃ社からの質問に対する社内システムでのテスト 13:00-15:00＊ 社内会議でのプレゼンに備えて資料作成 15:10-17:00…というように個々の業務を終えた後にその業務を行っていた時間帯を記録していくことを指しますたったそれだけ？ と感じるかもしれませんがこれが慣れないと結構大変だったりします個々の業務が終わったタイミングで時間を記録するという動作はそれ自体さほど手間ではないもののついつい忘れがちになります１日終わった後にまとめて書くという方法もありますがより効果を狙う為には１時間単位とかではなく 10～15分単位で記録する方が良くそこまで細かく分けるとなると１日が終わった時にあまり覚えていない可能性がありますよってひとつの業務を終えたタイミングで必ず時間を記録する事を守るべきですこのような地道な作業があなたの仕事の効率を上げて残業を減らすことに繋がります
