無駄な残業をなくすためにまず必要なことは
現在の仕事のやり方
つまり「どんな事に」「どれくらいの時間を割いているのか」を
明確にし現状を把握することです
あなたは仕事をする際「なんとなく」
その日やらなければいけないことを
「なんとなく」優先順位をつけてこなしてはいないでしょうか
実は私もそんな感じで長い年数仕事をしていました
１日１日の仕事を「なんとなく」こなしているので
１日終わって「あ～よく仕事したな～」とは思うものの
現状を客観的に見つめて把握する事をしていませんでした
現状を把握できていないので
もちろん改善のしようもない…という状態ですね
では現状を把握するには
具体的に何をする必要があるでしょうか？
それは「記録する」です
１日の仕事をする中で同じ事を
ひたすら繰り返すような場合であれば
話は別ですが一般的には１日の中でも
複数の業務を行っているのが普通だと思います
私の場合も例えば
＊ 社内コンピュータシステムの起動
＊ Ａ社に対して質問に対する回答を用意して送付
＊ Ｂ社からの質問に対する事例調査
＊ Ｃ社からの質問に対する社内システムでのテスト
＊ 社内会議でのプレゼンに備えて資料作成
…という感じで複数の業務を行うのが通常です
これに対して現状を把握する為の記録とは
＊ 社内コンピュータシステムの起動 9:00-9:10
＊ Ａ社に対して質問に対する回答を用意して送付 9:10-10:10
＊ Ｂ社からの質問に対する事例調査 10:15-12:00
＊ Ｃ社からの質問に対する社内システムでのテスト 13:00-15:00
＊ 社内会議でのプレゼンに備えて資料作成 15:10-17:00
…というように
個々の業務を終えた後に
その業務を行っていた時間帯を記録していくことを指します
たったそれだけ？ と感じるかもしれませんが
これが慣れないと結構大変だったりします
個々の業務が終わったタイミングで時間を記録するという動作は
それ自体さほど手間ではないもののついつい忘れがちになります
１日終わった後にまとめて書くという方法もありますが
より効果を狙う為には１時間単位とかではなく
10～15分単位で記録する方が良く
そこまで細かく分けるとなると
１日が終わった時にあまり覚えていない可能性があります
よってひとつの業務を終えたタイミングで
必ず時間を記録する事を守るべきです
このような地道な作業が
あなたの仕事の効率を上げて
残業を減らすことに繋がります
現在の仕事のやり方
つまり「どんな事に」「どれくらいの時間を割いているのか」を
明確にし現状を把握することです
あなたは仕事をする際「なんとなく」
その日やらなければいけないことを
「なんとなく」優先順位をつけてこなしてはいないでしょうか
実は私もそんな感じで長い年数仕事をしていました
１日１日の仕事を「なんとなく」こなしているので
１日終わって「あ～よく仕事したな～」とは思うものの
現状を客観的に見つめて把握する事をしていませんでした
現状を把握できていないので
もちろん改善のしようもない…という状態ですね
では現状を把握するには
具体的に何をする必要があるでしょうか？
それは「記録する」です
１日の仕事をする中で同じ事を
ひたすら繰り返すような場合であれば
話は別ですが一般的には１日の中でも
複数の業務を行っているのが普通だと思います
私の場合も例えば
＊ 社内コンピュータシステムの起動
＊ Ａ社に対して質問に対する回答を用意して送付
＊ Ｂ社からの質問に対する事例調査
＊ Ｃ社からの質問に対する社内システムでのテスト
＊ 社内会議でのプレゼンに備えて資料作成
…という感じで複数の業務を行うのが通常です
これに対して現状を把握する為の記録とは
＊ 社内コンピュータシステムの起動 9:00-9:10
＊ Ａ社に対して質問に対する回答を用意して送付 9:10-10:10
＊ Ｂ社からの質問に対する事例調査 10:15-12:00
＊ Ｃ社からの質問に対する社内システムでのテスト 13:00-15:00
＊ 社内会議でのプレゼンに備えて資料作成 15:10-17:00
…というように
個々の業務を終えた後に
その業務を行っていた時間帯を記録していくことを指します
たったそれだけ？ と感じるかもしれませんが
これが慣れないと結構大変だったりします
個々の業務が終わったタイミングで時間を記録するという動作は
それ自体さほど手間ではないもののついつい忘れがちになります
１日終わった後にまとめて書くという方法もありますが
より効果を狙う為には１時間単位とかではなく
10～15分単位で記録する方が良く
そこまで細かく分けるとなると
１日が終わった時にあまり覚えていない可能性があります
よってひとつの業務を終えたタイミングで
必ず時間を記録する事を守るべきです
このような地道な作業が
あなたの仕事の効率を上げて
残業を減らすことに繋がります