以前の記事で、今の仕事は一つのことに集中して考えることができるため、恵まれた環境であるということを書きました。
確かに今の状態では、自分のほぼ全ての時間を今アサインされているプロジェクトのために使えますので、長時間一つのことに集中して考えるということもできます。
一方で最近会社内で指摘されたことなのですが、時間がたくさんあると思うとその管理がルーズになり、仕事の生産性が落ちてしまいます。特に会議もあまり入っておらず、一日の多くがフリータイムであるような場合は、やることがたくさんあったとしても、だらだらと時間をすごしがちになります。
また、「いつまでにどのレベルのことをしなければならないか」という意識が薄くなるために、「時間切れになったのに求められるレベルに達していない」とか、逆に「できるまでいくらでも時間をかけてやってしまう」というようなことになりがちです。
確かに、以前の仕事では比較的会議が多く、また管理職の宿命ですが、いろいろな納期の仕事(いわゆる雑用系)が次々と入ってくるため、予定表(Outlook)を見ながらどこで自分の時間を確保できるか、あるいは、予定表を見なくとも頭の中でいつごろ何をしようかという時間の組み立てをしていました。
それが転職してからは、もちろん仕事が変わってまだ自分の仕事内容を十分にコントロールできていなかったということもありますが、そういった時間管理を完全におろそかにしていました。
早速、指摘をうけて先週からはじめたのは、以下の3つのことです。
まず1つ目は、1週間単位で大まかな作業の工程表を決めることです。今の私の場合だと、プロジェクトリーダーと相談しながら、クライアントとのミーティングや社内での重要なミーティングをマイルストーンにして、資料に入れ込むべき大項目とその作業の進め方のイメージをあわせていきます。
2つ目は、全体の工程表に基づいて、自分のやるべきことを作業単位に分解して、それぞれについて、どのレベルのアウトプットを出す必要があるか、それは何時間(何分)でやるべき仕事か、あるいは何時間でできそうかを予め考えて、一日の予定表をびっしりと埋めてみます(準備や段取りなども含めて)。 いきなり予定をたてるのが難しければ、「やったこと」を予定表に入れていくこともオススメです。そうすることで、自分がどの仕事にどのくらいの時間をかけているかを把握することができます。
そして最後ですが、それぞれのタスクをやり終わったら、予定通りの時間でできたのか、あるいはどの程度余分に時間がかかったのか(あるいは早めに終わったのか)を簡単にレビューします。このときに、詳細な分析は不要で、「だいたい予定通りだな」「2時間も余計に時間がかかった」というイメージを頭の中に入れるだけでも十分です(そうやって頭の中に繰り返し記憶させていきます)。そうすることで、予定を立てる精度が上がってきます。
初めてまだ数日ですが、たったこれだけのことで、時間の使い方の効率が劇的に改善しました。自分の時間を自分でコントロールできているという意識を強く持つことができ、「なんとなく仕事をしている」という無駄な時間が大幅に減った気がします。
これを続けていけば、このブログを書く時間も、毎日30分とか決めて計画的に時間が取れるようになるかもしれません。(まだ難しそうですが・・・・)
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