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【事務は地球を救う!】

事務仕事って本当に面白いんです!!!

crptr(チロプテラ) たなか ゆか

crptr チロプテラ 事務 事務コンサルタント 何かしら好きなことで起業する「女性起業家」は年々増加傾向にあります。皆さんの周りのママ友や職場の中でも、起業している方は目立ってきているのではないでしょうか?

 そんな中、起業への心配事として、「家事や育児、介護等の両立」を挙げる割合が男性よりも多いという結果が出ています(2017 経済産業省)。限りある時間の中でも、自分なりの人生を歩みたい!!そう考える女性は多いのではないでしょうか。

 また、「知識不足」「相談相手がいない」も挙げられています。

 私は5歳男子を育てながら在宅事務をしています。ママの立場だからこそ、事務仕事でどれだけ効率的にできるか、その必要性も強く感じますし、事務仕事が整っていけばどれだけお客様に還元できるかということも体感しています。

そもそも「数字が苦手」という声が多いことも知っています。ただ、その数字が何を伝えようとしているのか、聞いてからでも遅くありません。未来のあなたとお客様を映す鏡として、「事務仕事」に一度目を向けて、行動してみませんか?

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事務仕事のココが面白い!!シリーズ ①数字を入力する際中から、湧き水のごとく未来へのアイディアが浮かぶ所
②生きていないデータに命を吹き込んで、効率的に!を極められる所
③ファイルを改良し続けることで終わらない喜びの連鎖&自己肯定感UPに
④今まで十分に整理できなかったファイルが整うと、かなりの時短になる所
⑤データを積み上げて分析すると叶えたい未来がググっと近づく所

 

【無料相談会に関連する記事】
【ご質問】事務仕事ってどんなことが含まれるの???

【募集】事務仕事の無料相談会 いま聞きたい事務のあれこれを1時間じっくりお聞きします!

 

 

事務仕事についてのご相談をお聞きする「事務仕事の無料相談会」。

相談会の日程で設けている日以外でも、随時募集しております。

 

相談会の内容は、お一人お一人違います。

それは、お仕事内容はもちろん、お仕事のスタイルや重きを置いておられることも違うからです。

 

・今現在のお仕事内容は?

・お仕事をしていて特にどうにかしたい事務仕事は?

・それについてのアドバイス

・簡単に事務コンサルタントでさせていただいていることについて

 

ざっくりこんな感じでお話しさせていただいています。

 

事務仕事の部分は、個人的な内容を多大に含むので、同業者でいくら仲が良くてもそこまでは話さないですよね。

とはいえ、他の人はどんな風に仕事をこなしているのか気になったことは誰しもあるはず。

 

なかなか話せないからこそ、この機会を利用してお話ししてスッキリして頂けたら幸いです。

 

お話しされてみて、今の自分に事務コンサルが必要だと感じられたらご希望くださいませ。

事務コンサルが必要なければ、無料相談のみでお話しさせていただけるだけでも嬉しいです。

とにかく、一人で悶々と考えていて進まないのであれば、とりあえず誰かに話してみると整理されることもあるので、気軽にお申込みくださいね。

 

 

事務仕事の無料相談をご希望くださった方からご感想をいただきましたので、掲載いたします。

 

 

 

 

 

 waka 様 

 

 

事務仕事の無料相談会を受けたいと思われた理由を教えてください。

 

事務仕事ってどんなことが含まれるの?から始まりましたが、質問にも詳しく答えて下さり、私が苦手としている分野だなと改めて思ったので、申し込みました。

 

 

相談会の内容はいかがでしたか?

 

事前に聞きたいと思っていたことをピックアップしていたので、全て聞くことができました。それぞれに対して丁寧に親身にやって答えて下さり、たくさんのヒントをもらえて良かったです。オンラインでしたが、必要な時に、さっと資料を共有して下さったので、とてもわかりやすかったです。


そして、無料相談の後に、今回のまとめと、必要なサイトを添付したメールをいただいたことに感動しました!ほんとに、これ無料でいいの?という、いたせりつくせりな相談会でした。ありがとうございました!

 

 

特にこれを聞けて良かったと思う内容があれば教えてください。

 

配送に関する、送料をいかに安くするかのテクニックや、商品の配送時の保証のこと、宛名書きなど、楽に安価にやりくりする方法を教えていただいたことです。

 

 

どんな方にオススメしたいですか?

 

事務仕事って、どんな仕事をするにしても必ず必要なことなので、全ての人にオススメだと思います。
仕事をしていく上で、教えてもらってからするのと、そうでないのとでは、進み具合が全然違うと思いました!

 

 

 

 

 

waka様、ありがとうございました^^

 

これからお仕事を始める方、今までお仕事をしていたけれど事務仕事について誰にも相談できずモヤモヤしていた方、お仕事といってもいろんな段階がありますが、事務仕事でしておいた方がいいことは、どの段階であっても基本的なことです。

ですので、「相談していいのかな?」「パソコンのこと苦手だしなぁ」など思われていても大丈夫です☆

 

本当にお気軽に、お喋りしにいらしてくださいね♡

 

 

↓↓現在募集中の相談会、日程や詳細はこちらから

 

 

 

たなか ゆか

 

 

 

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自動返信メール以降、1週間以上経っても受付完了メールが届かない場合は、

システム上の問題が考えられます。

システム上の問題の場合、こちらでは未受信であるかどうかわかりかねますので、
恐れ入りますが直接ご連絡願います。
 
crptr.info@gmail.com

 

 

 

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 向にあります。皆さんの周りのママ友や職場の中でも、起業

 している方は目立ってきているのではないでしょうか?

 そんな中、起業への心配事として、「家事や育児、介護等の

 両立」を挙げる割合が男性よりも多いという結果が出ていま

 す(2017 経済産業省)。限りある時間の中でも、自分なりの

 人生を歩みたい!!そう考える女性は多いのではないでしょ

 うか。

 また、「知識不足」「相談相手がいない」も挙げられていま

 す。

 私は6歳男子を育てながら在宅事務をしています。ママの立

 場だからこそ、事務仕事でどれだけ効率的にできるか、その必要性も強く感じますし、事務仕事が整っていけばどれだけお客様に還元できるかということも体感しています。

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②生きていないデータに命を吹き込んで、効率的に!を極められる所
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④今まで十分に整理できなかったファイルが整うと、かなりの時短になる所
⑤データを積み上げて分析すると叶えたい未来がググっと近づく所

 

 

 

 

⇒【金銭出納帳の回】についてはこちらもご覧ください。

確定申告のためだけじゃない!!自分の働き方改革に繋がるお金管理のコツ

 

 

 

今回は、実際使用しているExcelの金銭出納帳を大公開☆

事務コンサルタントでサポートさせていただく方には、こちらをお渡ししています。

 

ファイルのまとめ方にはいろんな形があると思いますので、参考になれば幸いです。

 

 

 

まずは、収支を入力するシート

 

 

月ごとに、クレジットカードや銀行振込で計算する部分と、現金だけで計算する部分に分けています。

 

ここに毎月入力していくと、月ごとはもちろんですが、全体として現在いくら手元にあるのかがわかるようになっています。

 

 

つぎに、科目ごとと備考欄ごとに、毎月の収入と支出が一覧になっているシート

 

 

科目の名前は、私が使用している確定申告用のオンラインソフトを参考にしています。ここで入力して選んでしまっていれば、いざ確定申告で入力することになっても考え悩まずサクサク入力してしまえます。

 

備考欄は、ご自身が知りたい情報ごとに項目立てて分けていただくことができます。例えば、「売上」と一言で言っても、「〇〇講座」でなのか「△△講座」なのかによって、どちらの方が年間として収入源となりうるのか予測できます。もちろん、経費によっては逆になる事もありますが、まずは年間でどれくらいなのかを把握することが大切です。

 

同じように、経費で使用する内容も特に詳細を知りたい項目や、分析したい項目ごとに設定しておくと後々便利です。

例えば、オンライン化が進んでお客様宛に荷物をお送りすることも多くなった場合、「荷造運賃」を詳細に分けて「〇〇講座送料」ではいくら、「△△講座送料」ではいくらと出せるようにしておけば、それぞれの講座における送料の割合が出せるので、金額設定について再考する必要があるかどうかがわかります。

オンライン化を慌てて始めたので送料がどれくらいかかっているか、経費として組み込めてない場合もあると思うので、普段から気になっていた内容について詳細な項目立てをすることがポイントです。

 


そして、特に家事按分として項目に上がるものを抽出できるシート

 

 

項目によって割合も違うので、どんな経緯で割合にしたのか記録に残っていると次年度計算する際も設定しやすくなります。

ご希望であれば、グラフも付け加えられますので、お気軽にご相談ください。

 

 

最後は、年間カレンダーのシートです。

 

 

手帳やアプリでスケジュールを把握されている場合でも、仕事以外の家族のことなど書いてあって、意外と書き漏れがあることもあります。

特に、経費として計上できる内容の仕事(旅費交通費がかかるなど)があれば、入力忘れが無いようにしておきたいです。

また例えば、ガソリン代の割合を出し合い時などは、どれくらいの割合で車を使用する仕事をしたのか全体を見ることで出しやすくもなります。

 

 

私がExcelを作る際気を付けているポイントは、パソコンをほとんど触ったことのない人でも活用できるように!です。

ですので、難しすぎる数式は組み込まないようにしているので、何か不具合が出たり数式を触ってしまった場合でも、修正しやすくしています。

 

 

Excelに入力する利点として、積み上げたデータを使って、グラフを作ったり、合計を出したり、カウントをしたりできることがあります。

そうやって、ただ確定申告の為だけに入力するものではなく、入力して分析することで自分の癖や性格、自分に来てくださるお客様の傾向や、未来的にどんなことができるか見通すこともできます。

 

分析するには、余裕のある時が一番なので、できるだけこまめに入力されると微調整しながら仕事を進めていけるので、軌道修正するタイミングも早くなり、ロスも少なく仕事に取り組めます。

 

そうすると、本業にもこれまで以上に力を注ぐことができるので、本業ももっともっと面白くなりますよ☆

 

一体この数字は何をおしえてくれるんだろう?

 

数字は結局のところ、自分を表しています。

自分自身は何に向かっているのか?

何に向き合えていないのか?

これからどうしていきたいのか?

 

売上がどうこうだけでなく、全体や他の項目ごとにも、意識を向けてもらえるきっかけになると思います。

 

もっと詳しくお聞きになりたい場合は、無料相談を随時募集しておりますので、お気軽にご連絡くださいね。

 

 

 

 

 

 

たなか ゆか

 

 

 

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 両立」を挙げる割合が男性よりも多いという結果が出ていま

 す(2017 経済産業省)。限りある時間の中でも、自分なりの

 人生を歩みたい!!そう考える女性は多いのではないでしょ

 うか。

 また、「知識不足」「相談相手がいない」も挙げられていま

 す。

 私は6歳男子を育てながら在宅事務をしています。ママの立

 場だからこそ、事務仕事でどれだけ効率的にできるか、その必要性も強く感じますし、事務仕事が整っていけばどれだけお客様に還元できるかということも体感しています。

そもそも「数字が苦手」という声が多いことも知っています。ただ、その数字が何を伝えようとしているのか、聞いてからでも遅くありません。未来のあなたとお客様を映す鏡として、「事務仕事」に一度目を向けて、行動してみませんか?

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④今まで十分に整理できなかったファイルが整うと、かなりの時短になる所
⑤データを積み上げて分析すると叶えたい未来がググっと近づく所

 

 

 

 

 

 

お金の収支について気にする時期と言えば、特に確定申告がある1~3月頃ではないでしょうか?

毎年この時期は、ソワソワしますよね。

 

私も個人事業主なのでもちろん確定申告が必要ですし、事務局としてお仕事しているのでそちらの分と、毎年2つ分確定申告を対応しています。

なので、全く初めての時は、どちらもあったので大慌てでした。

今でこそ、こまめに入力・確認するようにスケジュールを考えるようになりましたが、わかっていてもできていなかった理由の一つに、その大変さを経験していなかったからです。

夜も眠れないし、精神的にもまいったので、あの大変さを経験してからは年々早め早めに対応するようになりました。

 

でもやっぱり、めんどくさいしこまめにできないとか、この時期さえ乗り越えたらいいし、近づいてからでいいやん。そう思っている方も中にはおられるでしょう。

 

私もそうでした。

 

わかっていてもできない理由のもう一つが、その価値を知らない、考えたことがないということがあります。

 

 

それは本当にもったいない!!!

 

 

確定申告は必要なのですることは勿論なのですが、そうではなくて、確定申告に入力することだけに入力するなんて、本当にもったいないんです。

 

 

確定申告だけのためということは、入力して、送信して、ふ~っ☕。。。

さて、本業の仕事するか☆

 

っていう流れになりますよね。

 

 

いやいやいや、

そう、振り返ってないんです!!!

 

 

振り返っていないということは、一年一年が繋がっていないので、前年の反省はもちろん、今年やりたいことや、未来的に考えていることとも繋がらないので、今を見ることにだけ注力しやすいんです。

 

そして、不安にもなりやすいんですよね。

今一体、通帳にどれくらい残っているのか?現金としてどれくらい使えるのか?お金は残っているけれど、今後の支払いに何かなかったかな?

 

そんな感じで、常に今月、来月くらいの幅でしか物が見えなくなってしまうんですよね。

 

私も、講座通いが多かった時は、毎月支払いすることにヒヤヒヤしていました。これを支払ったら、この次の支払いの時までにいくら残ってないとダメなんだっけ?これが今必要なんだけど、買っても良いんだっけ?

綱渡りの心境の時は、半年後とか一年後のこととか、考える余裕もなかったように思います。

 

それはやっぱり、毎月の収支がハッキリしていなかったからだなぁと思います。

 

それがようやく、起業して4年目の今年は、意識するようにしているので今のところ心も穏やかです。

 

 

事務局のお仕事の方では、特に半期に一度、半年分の収支を確認しています。

そうやって、いついつまでに入力しないといけない理由付けがあると、動きやすいですよね。

 

そして今年特に決めたことが、毎月〇円は家計に入れる!!ということです。

 

これまでそんなことを考えたことはなかったのですが、それを達成するために私は今何をすべきか?が明確になって動きやすくなったので、目標ってやっぱり大事だなと痛感しています。

 

今までも、恐らく毎月〇円入れよう!と思えば入れられたと思うんですけど(代行事務は月給制なので)、でもそれをしなかったのは、できなかったのは、収支を把握できていなかったことが大きな理由です。

もちろん、事務仕事に一本化したことで精神的にも覚悟ができたということはありますが、そうとはいえ例え少しでも入れられたんじゃないかなぁと。

 

でもそんな気持ちになれなかったのは、今自分の使えるお金がいくらあって、未来的にどれくらい必要なのかが明確でなかったからです。

 

 

お仕事をこうしていこう!ああしていこう!と考える時、必要となるものの一つが予算です。

もちろん、予算分を稼いだらいいのでしょうが、最低どれくらい稼いだらいいのか?という思考になるためには、普段から全体のスケジュールの流れを把握したり、収支の流れを確認している必要があります。

 

よし!今日から稼ぐぞ!!!

 

と思っても、「あ!今週は学校の行事があった」「今年は地元の役を担当していたんだった」「旦那さんに子どもを預けたいけれど、これから忙しくなる時期だし…」ということがあるので、ただお金の流れだけを確認しているだけでは、身動きがとれません。

 

昨年の収支を見て今年の目標を立てたり、どこにお金をかけすぎていたのか、もしくはどの部分で収入が高かったのか?(=お客様が求めているものとも言えます)などを分析し、それをうけて今年の年間スケジュールを微調整すると、明確な目標ができて、動きやすさが変わります。

 

 

どうしても毎回目標が達成できないという方が多いですが、それは立てた目標が高すぎるんですよね。

自分が実際働ける時間≠立てた目標を達成するために働かないといけない時間

となっていて、全然バランスが取れていないということです。

それでは、いくら働いても達成できず、無力感だけが残ってしまいます。

 

自分だけで時間に融通がきく場合は良いのですが、家族がいたり、子どもが小さかったりすると、突発的に時間がなくなるということはよくある話です。

 

それも踏まえて、どんな目標を立てるのか?

まずは、最低ラインで達成できる目標を立てるためにも、昨年のお金の動きを振り返って、今年はどんな働き方にしていこうか?という、自分とのミーティングを始めるところからオススメします。

 

 

金銭出納帳をまとめられると・・・

〇必要以上に焦らなくなる

〇いつまでに支払いが💦ということが起こらなくなる

〇最低限これだけ働いたらOKという金額が出せるので、無理して働くための時間を作ろうとしなくなる

〇目標が明確なので達成するために何をしたらいいのか、行動しやすくなる

〇必要以上に働かないので、家族との時間にも心の余裕が生まれる

〇焦らせているのは周りではなくて、実は自分自身だと気づける

〇無駄に買っていたものを買わなくてすむようになる

〇年間スケジュールと紐づけると、毎月することが明確になって、広報戦略も出しやすくなる

〇心が穏やかになる

〇家計の足しにもしようという気持ちが生まれる

〇目標が明確になるので、一日のスケジュールにもメリハリが出てくる

〇ダラダラ仕事をしなくなる

 

 

 

 

 

 

 

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たなか ゆか

 

 

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さて、今回は「広報関係の整理」についてお話します。

 

私が広報する時、例えばInstagramやFacebookなどに記事を投稿する時、一番気を遣っていることは、その投稿を見た方が次の動きに進められるかどうか?です。

 

動線ができていると、意識していなくてもこれを見てみようかな?と、次をクリックしてもらえる可能性が高まります。

 

例えば、Instagramの投稿では、よく投稿最後のページに「プロフィール欄のリンクから飛べます」と書かれていますが、そのリンク先が選びやすく飛べるようになっているか?という確認が必要です。

 

 

これはこうしてあーしたら飛べるのに!!!

 

このリンクの順番だと、一番伝えたい内容が下に来ちゃってるし、探し当てられない人もいるかも💦

 

文章中でも、@の前に空白が無いと飛べないのですが、結構飛べていない投稿を見ることが多くて、あーーーー!!!言ってあげたい><

 

と、見知らぬ方相手にも思ってしまうもどかしさです。

 

投稿することが目的というよりも、投稿した後のお申込みだったり、その先に行動してもらうことが目的なので、動いて欲しい部分、@や#の部分は特に注意して気を遣っています。

 

折角投稿したのに利活用できていないと、何回も修正しています。

というか、投稿してからも何回か読んで、変な部分を直すようにしています。

後々、リンクが貼れていなかったりすると、もだえるほど苦しいです。

穴があったら入りたいような心です。

 

よく勢いで書いたりするので、誤字はもちろん、リンクが切れていることもあるんですよね。

この後行動してほしいのに、そこが整っていないと結局集客にも繋がらない。

毎回の投稿だけでなく、プロフィール欄や、ハイライトにもお客様の動きをイメージして整理しておくと、より丁寧に感じていただきやすくなります。

 

InstagramもFacebookも、どのSNSも、それぞれのページは自分のお家と一緒。

 

雰囲気づくりはもちろん、家事の動線を整えるがごとく、お客様の動線を整えておくとよりスムーズに行動してもらいやすくなります。

 

SNSを沢山持っているいないに関わらず、今現在持っているSNS同士が紐づけられているか?

そのあたりが結構大切だなと感じているので、だからこそ広報媒体の棚卸しが大切なんです。

 

 

 

 

 

 

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事務仕事の無料相談をご希望くださった方からご感想をいただきましたので、掲載いたします。

 

 

 

 

 

 西尾 様 

 

 

事務仕事の無料相談会を受けたいと思われた理由を教えてください。

 

仕事の優先順位が付けられなかったから

 

 

 

相談会の内容はいかがでしたか?

 

個別具体的で次の行動につながるアドバイスがもらえて良かった。自分一人で考えていても気づけなかったことを客観的に指摘されて役に立った。

 

 

 

特にこれを聞けて良かったと思う内容があれば教えてください。

 

時間の使い方、スケジュールの立て方を学べたこと

 

 

どんな方にオススメしたいですか?

 

頭の中が整理できず、悩んでいる人

 

 

 

 

 

西尾様、ありがとうございました^^

 

経営するって、なかなかに孤独な働き方だなぁと感じるのですが、だからこそこのやり方が効率よくできているのかどうか、確認するタイミングって必要だと思うんです。

 

そんなタイミングになっていたら幸いです。

 

 

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たなか ゆか

 

 

 

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