このデータ、生きていない！！
そう思ったのは、ethical cosmetic事務局として受付対応をしている時のことです。
受付の流れは、だいたい同じだと思います。
企画募集のページからお申込みフォームをとおしてお客様のデータをいただく。
そうして、そのデータを受付名簿に入力していく。
受付名簿には、その時々の内容にもよりますが、
◎お客様の名前や連絡先といったお客様自身のデータ
◎こちら側が聞いておきたい内容（世代やお住まいなど）
◎受付開始からご入金、当日からその後までの流れ
こういったことが一覧でまとめてあります。
事務局としてお仕事をしていた当初、慣れるまでは気づきませんでしたが、
だんだんわかってきたことが、最初に書いた このデータ、生きていない！！という気づきです。
もしかしたら、これを読んでくださっている方の中にも同じことをされている方もおられるかもしれません。
受付名簿に、「〇」を多用していませんか？？？
メールを送った・・・・・〇
ご入金があった・・・・・〇
リマインドメールを送った・・・・・〇
一見、何の問題もないように見えますが、いえいえ、これって、現在しか見えてないですよね？？
過去と現在と未来が全然繋げられていないんです！！！
このままだと、結局時間を費やして、徒労に終わるのは未来の自分。。。
え？？？？？
そんな声が聞こえてきそうですが、そうなんです！！！
「〇」のままだと、一体何日にメールを送って、いつご入金があって、どんなタイミングでリマインドメールを送ったのか全然わからないんです。
ん？？？それのどこがあかんの？？？？？
あかんとは言いませんけど、受付名簿のデータを受付名簿だけに留まらせておきたいならいいですが、このデータを使って過去にも未来にも繋げて、活き活き生かしてあげたいなら、即刻やめるべきです。
例えば、、、
◎何日にメールを送ったのか？
メールを送った日がわからないと、そのあと入金が期限内に届いているか、一見するだけではわかりません。ここがまず、過去と繋がっていない所。
さらに、いつ頃かも何となくしか記憶に残っていないので、改めて過去メールを遡って確認したいメールを探さないといけないという所。これは皆さんも経験があるように、探し物って本当に無駄に時間を費やすだけなので、めちゃくちゃ効率が悪いです。
もちろん、名前やメールアドレスで検索する方法もありますが、必ずしも検索に引っかかるというわけではありません。返信につぐ返信をしていると、例えば送信メールの方からでは検索に引っかかりにくかったりすることもあります。ご使用のメールソフトにも寄ると思いますが。
◎いつご入金があったのか？
お一人様だけを対応するならまだしも、何人ものお客様を一度に対応する場合、どなたが既にご入金されていて、ご入金されていないのか。また、ご入金期限を一週間以内と統一している場合は、その期限内にご入金があったのかどうか？
何日にメールを送ったのか？の部分が「〇」であれば、その期限を超えても気づかないことが出てきます。
さらに、リピーター様の場合、だいたいどれくらいでご入金いただけそうかを予想することができるので、ある程度安心材料としてもデータを扱え、入金確認を頻繁にしなくてもよくなります。
この場合は、今現在と繋げられていません。
◎どんなタイミングでリマインドメールを送ったのか？
リマインドメールは、企画当日の数日前に送られることが通常ですよね。
例えば、いつもは前日に送っていたけれど、それではお客様に忘れ物が出やすかったり、もしくは遠方からお越しのお客様には遅すぎることもあります。
そういった場合、次回はもう少し早い時期に送ろうと改善したい気持ちになると思います。
ただし、前回リマインドメールを送った日付が書いてなくて、次回までの間隔が空いているほど、人間忘れていることがほとんどです。嗚呼、悲しいかな。。
これだと、未来と繋がっていません。
他にも、年代、お住まい、何をきっかけに知ったのか等、同時にお聞きすることがあると思いますが、「〇」が多用された名簿を使われている場合、その他のデータも生かしきれていなことが多々あります。
例で出した内容はごく一部ですが、結局のところ、こんな意識が根底にあると考えられます。
自分だけわかっていたら大丈夫✨
いやいやいや。
自分だけって、それは本当に安心できることですか？？？
個人事業主で一人だけでやってるし、
私以外見ないんだから問題ないんじゃない？？？
いやいやいや。
例え一人で事業をまわしているとしても、
あなた＝現在の自分 だけじゃなくて、
あなた＝未来の自分 も見るんですよ。
同じ一人の人間とは言え、あなたの未来の時間は有限です。
未来の時間を削って良いことには繋がりません。
それに、一カ所だけの場所にデータを留めておくということは、それ以外には使えないということになります。
折角お客様からいただいたデータ。
生かさず、ただただ積み上げてホコリを被せていくだけなんて、お客様にも失礼だと思うんです。
今回お申込みくださったお客様だけでなくて、未来のお客様の為にも、より良い環境にしてこその事務仕事。
改善＆刷新する為にも、いただいたデータや、自身の動きについても常に分析する必要があります。
というか、常に分析して、考えて行動していく方が、お客様にも、私の場合は雇い主にも喜ばれるから、自身の幸福度にも繋がるし、そうなればもっともっと喜ばれるように何ができるか考えるようになるんです。
それって、楽しくないですか？？？
楽しいですよね！！！！！
個人事業主だけでなくて、一般の事務仕事にも通じると思いますが、いかに効率よく、いかに分かりやすく、いかにきれいに見せるか？
ここを突き詰めていけばいくほど、自分自身だけの為ではなくて同じ仕事をされている人や、業種が違っても例えば営業さんとかにも良い影響が出てくることだと思うんですよね。
私は新卒の時に、営業事務をしていたので、営業さんと同行してお客様の元に伺ったり、報告書を作る為にサポートしてくださるパートさんとやり取りしたりと、把握していないといけない情報が大量にありました。
慣れるまで大変でしたが、慣れてからはいかに効率よく、いかに分かりやすく、営業さんとパートさんの中に立ってやり取りするかに心血注いでいました。
そうすると、営業さんとのやり取りもスムーズにいって、それが結局全体の仕事の効率にも繋がり、お客様にも喜ばれる。
普段から効率性を突き詰めていたら、何か咄嗟の対応が必要な際にも、パッと対応できるんですよね。
それが即ち、迅速な対応に繋がり、顧客満足度にも繋がるというわけです。
個人事業主なので、全てのことを1人でやっていかないといけませんが、だからこそいかに効率よくできるかが、その後の未来を大きく左右すると感じます。
ですので、これを読んで、
あっ！！！！！私も「〇」で済ましていた
と、自分の事だと思われた方は、これを機会にデータの記入方法を見直してみてはいかがでしょうか？
crptr（チロプテラ）
たなか ゆか
事務仕事×〇〇
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