PCを便利に使いこなして時間を短縮しよう! -2ページ目

子供の言うとおりにやったのに泣かれるのはナゼ?

システムを制作する上で、

「クライアントの言う通り作っても満足するとは限らない」

という話をしましたが、

これは実は日常生活でも十分にありえることで・・・



例えば、子供が、

「パパと動物園に行きたい!」

と言い出したとします。



お父さんは何とかスケジュールを組んで、

仕事を前倒しにしてなんとか時間を作りました。



ところが当日になると、子供がベッドからなかなか起きてこなかったり、

行く途中の車の中で暴れたり、

動物園に着いたらグズりだしたり・・・



ついにお父さんは、

「お前が連れてってほしいといったのに何だ!」

と怒鳴ってしまいます。

で、子供も大泣き。



これは、子供(クライアント)の言うとおりに実行しちゃって失敗した例。




子供は、ほしい結果の手段として、「パパと動物園に行く」を選択しただけで、

この時、本当に欲しかった結果は「パパと一緒に遊びたい」でした。


ですので、パパと楽しい日曜日を過ごせたら、それでよかったわけです。



お父さんとしては、子供の言葉通りに実行したのに、

朝は起きてこないわ、子供がグズるはで、

「子供(クライアント)の言うとおりにやったのに全然満足していない」


となったわけです。



私はシステム作りのアドバイスとして、

「欲しいものじゃなくて、欲しい結果にフォーカスしましょう」

といつも言っていますが、

これは逆に、自分じゃない他人が言うことも、同じような視点から見ていくと面白いです。



「この人は、○○が欲しい(○○をして欲しい)、

 と言ってきてるけど、

 本当はどんな結果を得たいんだろうか?」




と考えていくと、自分がその人に何をやってあげると

一番喜ぶのかが分かるようになります。



もちろん、欲しい結果について直接相手に尋ねるのもありですよ!

「○○があれば問題は解決する」は大間違い


システム作成を依頼するとき、多くの方は、

「○○が欲しい」と依頼されます。



しかしそれをそのまま作ると、必ずと言っていいほど問題が起きます。



出来上がってから、

「なんか使いにくい・・」となって、

使わなくなってしまったり、

またお金をかけて変更したり・・・



今から書く話は、プログラムを使ったものではないのですが、

とてもわかりやすい実例なので、それを紹介したいと思います。



ある会社には、新しく仕入れた機械の資料が何十冊もあり、

それを重要度によって分ける必要がありました。



そこで上司は、背表紙だけを見て重要度が分かるようにと、

新入社員の部下に命令を出しました。



「白紙を1センチ四方に切ったものを書籍の数だけ作り、

 それぞれに「上」「中」「下」と書き、

 重要度の高いものには「上」、

 重要度の低いものには「下」、

 どちらでもないものには「中」と、

 書かれた紙を、セロテープで背表紙に貼るように。」




しかし、この通りに作ったとすると、

色々問題が起きそうです。



「上」「中」「下」と書かれただけの紙は、遠くからでは判別しにくく、

結局手に持って確かめないと、それがどれなのかわかりません。



ですので、命令通りのものが出来ても、



使いにくい・・

結局役に立たない・・

ムダな作業だった・・

別の方法を考えないと・・



となりそうですよね。



では、なぜこのようなズレが生じたのでしょうか?



それは、「○○があれば問題は解決する」と考えてしまったことにあります。



本当に考えなければならないのは、

「○○があれば~」ではなく、

「□□な結果がほしい」です。




今回の場合、問題点は、



問題点:

 似たような背表紙の資料がたくさんあり、

 重要なものはどれなのかがわかりにくい。



でした。



そこで上司は、



「背表紙にそれぞれ上中下という文字を貼れば判別できる」

と考えました。



しかし、ここで重要なのは、

「背表紙を見るだけで判別できるようにしたい」

という、「得たい結果」です。




これらから考えると、「上」「中」「下」の紙を貼るというのは得策とは思えません。



遠くからでも判別するためには、文字よりも色で判断させるほうが良さそうです。



それらを考えた結果、部下は、

赤・青・黄色のビニールテープを買ってきて、

重要度が高いものには赤いシールを、

重要度が低いものには青いシールを、

どちらでもないものには黄色いシールを、

それぞれの背表紙に張りました。



そうすることで、作業時間を大幅に短縮させ、

遠くからでも視覚的に確認できるようになりました。



出先から帰ってきた上司は、

その出来上がりを見て大変満足しました。



これはプログラムを使ったシステム作成ではありませんが、

本質的にはとても良く似ている問題と解決策です。



問題点があった時、「○○があれば解決だ!」と考えるのではなく、

「□□な結果が得たい」と考えると、

おぼろげな解決策が頭に浮かんできます。




そして、その問題点を解決しようとするときに、

起こりうる様々なパターンを考えて、

そのおぼろげな解決策をどんどんクリアにしていきます。




例えば、今回の場合だったら、



・上中下と書いた紙を作るのに時間がかかりそうだ

・少し離れたところから見た時に文字だと判別しにくい

・近づいたとしても視力が悪かったら判別しにくい



などです。



それらを一つ一つ考えていくと、最適の問題解決策が見えてきます。

そうすると、ひょっとしたら、システムを作るまでもなく、

既存の何かを組み合わせるだけでも解決してしまうのかもしれません。



もし今、何か業務上の問題点を抱えている方は、

現状で足りないものを探すのではなく、

「□□な結果が欲しい」という結論から逆算して、

そしてそれを解決する上で起こりうる問題を、

ぜひピックアップしてみてください。

パンダがほんとに欲しかったもの



誰が作ったかわからないけど、

これほどシステム開発について

上手に皮肉ったものは見たことありません(^^;


システム開発について重要な事は、

最初の段階で右下をイメージ出来ておくことです。


しかし、自分自身で、左上の状態から、右下を想像するのは、

実は難しいのです。


できれば、第三者に社内業務について相談し、

右下の状態を導き出してもらうのがベストです(^^)

システム化はなぜ大損害を起こすのか

まず最初に。

私は、「クライアントの言ってきたものをそのまま作らない」をモットーにしています。


ここから本題。


会社の成長途中において、

業務をシステム化するのは不可欠ですが、


・予算を大幅にオーバーした

・納期が大幅にオーバーした

・作ったものが役に立たない


などで、お金をドブに捨てた会社をいくつも知っています。


しかも、珍しいことではありません。

おそらく、システム作成の経験のあるほとんどの会社さんが、

上記のいずれの(もしくは全ての)問題を経験したことがあるでしょう。



では、なぜそんなことが起きるのでしょうか?

それは、システム作成を依頼する側も、今の業務で

いったい何が問題なのかを理解していないからです。


神田昌典さんの「成功者の告白」の中に、こういうシーンがあります。



主人公は自社の業務をシステム化すべく、1500万円という予算を立てました。

しかし、業務内容に合わせていくと変更に変更をかさねることになり、予算が大幅に超過。

最終的には6000万円という巨額に。


そしていざ使い始めてみると、とても使い勝手が悪くて誰も使いこなせず、結局はエクセルで業務を行う始末。

そして、その6000万円のせいで会社が傾き・・・



という、なかなか冷や汗の出るシーンでした。



そしてその後、主人公とメンターとの会話の中で、

「そろそろ経営のシステム化をすべきだよ」とアドバイスしたメンターに対して、

主人公が「6000千万円もかけてシステム化したのに、結局使えないものが出来上がって、そのせいで会社がショートしかけたんですよ」

と反論します。



しかしメンターが言うには、



「それはそもそもの仕事の進め方が非合理的、非効率的だったんだよ。

 その日効率的なものをそのままシステム化しようとしたから、

 今までやってたバカなことを、コンピュータがよりスピードアップしてバカをやるようになったんだ」



ということでした。



怖い話ですが、これは本当によくある話です。



さて、これはシステムを作るという話だったので、

わかりやすく別の業種に例えてみましょう。



その1。

服装センスについて、あまり定評が無い私が服を買いに行きました。

どのような服を買うか決めて、それを買います。

店員さんは言った通りの服を持ってきてくれます。

さて、家に帰っていざ服を合わせようとしたところ、

まったく合う服がないことに気が付き、

結局一度も着ず、タンスの肥やしとなりました。



その2。

あなたが理想の家を建てたいと思います。

設計士の資格も何もないあなたが、自分の理想だけを求めて家の設計図を書きます。

そしてそれを工務店に持って行き、そのまま作ってもらいます。

しかししょせんは素人の作った設計、柱の場所がおかしかったり、

収納が少なかったりと、完成した後に大幅に作りなおすことになりました。

予算も完成時期も大幅オーバー・・・



さあ、どちらも、ありそうな話ですよね。


しかし、上記の2つの例の場合、売る側の店員さんなりプロの設計士なりがアドバイスをしてくれます。

「こちらの色の服のほうが良いと思いますよ」

とか、

「家がこの設計ではおかしくなってしまうので、ここをこうした方がいいですよ」

と教えてくれますよね。



しかし残念ながら、システム作成という点において、上記のようなアドバイスをしてくれるところは、ほとんど無いと言っても過言ではありません。


開発側は、依頼者に言われたとおり作ります。


しかし、開発途中でどんどん仕様変更や修正が行われ、予算が大幅に拡大、納期も延長し、結局ゴテゴテとした使い勝手の悪いものが出来上がります。


業務のシステム化について一番気をつけなければならない点がここです。


本当は何が問題で、どのような解決策を取らなければならないのかをわかっていないと、ムダなシステム化をすることになってしまうのです。


私が、「クライアントの言ってきたものをそのまま作らない」といつも言っているのはそういう理由です。



まず必要なのは、クライアントと膝を突き合わせてタップリと話し、社内の業務も見せてもらって、いったい何が問題なのかを外部の目線から見ることです。



そこで本当の問題を発見し、それを解決すべくシステムの設計を行っていきます。

これをしないと、最初に書いた「成功者の告白」のような事例が起きてしまうのです。

まだまだシステム化でお金をドブに捨ててしまう企業が多いのが、

とても悲しい現実です(-_-;)


私はこういう問題が起きるのが本当に嫌なので、

それをさせまいと、企業相手の業務効率化のコンサルティングを行って、

お金と時間を有効活用していただいています。

業務効率化を農業に例えると・・・

「業務を効率化する」と言うと、構える人が結構います。

ナゼかその言葉にネガティブなイメージを持つようで、
「業務効率化」=「人件費削減」=「リストラ」=「人としての心をなくす」
と考える人もいるようです。

まあこれは極端な例ですが、上記までは行かなくても、
ほんのりとそういう気持ちを持つ人も多いようで。


私自身が考える業務効率化とは、
その仕事の本質を崩すこと無く、効率をアップさせるものです。

私はよくそれを農業に例えるのですが、
かつては稲の収穫は、鎌を使い手作業で行っていました。
今はコンバインで一気に収穫してしまいます。

芋掘りも、かつては1つずつ掘り出していましたが、
今は芋掘り機で一気に掘り出します。

さて、これらをして、「人の心をなくした農法だ!」という人はいるでしょうか?

農業の本質は、美味しい食物を出荷することです。

その本質に関わらないであろう田植えや収穫の部分を効率化することは、
ネガティブなことでしょうか?

その部分を効率化することで、作業時間も大幅に減少し、
同じ作業時間であっても、大量の業務がこなせるようになったはずです。


おそらく、効率化にネガティブなイメージを持つ人は、
効率化を農薬のようなイメージで考えているのかもしれません。

確かにそういう側面もありましょうが、
基本的には、どこまで効率化を行うかは、それを依頼する側の問題です。

ある業務部分を効率化しても、仕事の本質は失われること無く、
かつ、無駄な作業時間を削減し、浮いた時間で別の創造的な業務を行う、
それが私の目指すところの効率化です。

さて、あなたのお仕事の中で、
「時間はかかっているけど、これは業務の本質に関係ないこと」
と思うところはどこですか?

「気にするな!」「よくやった!」どっちが良い?

日本の少年野球だと、なにかのミスをした時は、
「ドンマイ!(気にするな)」と言って慰める。

アメリカの少年野球だと、なにかのミスをした時は、
「Good Challenge!(よくやった!)」と言って褒めるらしい。

確かに、「ドンマイ!(気にするな)」って、「失敗したけど気にするな」ってことだもんね。
次に同じ場面になった時、「今度は失敗しちゃいけない」とネガティブな気持ちになるかも。

その点、「Good Challenge!(よくやった!)」のほうが、次に同じ場面が来ても、ポジティブな気持ちで挑めそう。

3Dプリンタの衝撃!

今話題の3Dプリンターを見てきました。
16万円の廉価版から、1000万円を超えるものまで色々。

ここ1、2年でどうしてこんなに3Dプリンタが安くなったのかというと、根幹特許が期限切れしたのだそうです。
それにより、今までよりもかなり安価でプリンタを作ることが出来るようになったのだとか。

16万円の廉価版のものでもかなりの高精度で作成することが出来るのですが、
1000万円を超えるものだと、なんと0.2mmレベルでの作成が可能なのです。
そしてもちろん、内部の細かい作りこみも可能です。

これは久しぶりにスゴイものが出てきたなと思いました。
うまくいけば、製造業の世界が大きく変わるほどのものです。

今までは、例えば何かの製品を作る場合、PCで3Dの図面を作って(またはイラストを何枚も送って)、ミニチュアモデルや金型を作るためにそれを他社(たとえば海外企業)に発注し、職人さんが手作りして、何度も打合せて何ヶ月後かに出来上がり、という感じでした。
その際に言葉の壁があったり、求める品質の違いがあったりしたのですが、今後はそれがなくなります。

3Dソフトで図面を作ったら、それをプリンタにセットすると、数十分から数時間でモデルが出来上がります。
最近は3Dプリントの代行をしてくれる会社もあり、それでもデータを送ってから3日ほどで製品が届くそうです。

しかも内部までの精密な作りこみができるので、たとえばエンジンの模型であれば動くようにも出来ますし、
家の模型であれば、中の家具や階段、段差などの細かい部分まで、本物の比率と全く同じに再現することが出来ます。

アニメ等のフィギュアを作っている人に聞くと、今までは最初の金型を作るのに、時間は数ヶ月、金額は数百万円かかっていたのが、これだとたったの数日で、しかも数万円で作ることが出来るようになった、とのことでした。
金型を作ってから、「やっぱりここを変更して」という無茶を言われることもあったそうですが、今後はそういう事があったとしても、直ぐに対応が可能になります。
開発スパンも短くなりますし、開発コストも安くなります。なにより、今まで外国に流れていた製造業が、また日本国内に戻ってくるかもしれません。

私も3Dプリンタを見ていて興奮したのですが、何より説明してくれる販売員の人がとても熱く語ってくれたので、こっちまでなんかウキウキしました(^^)


将来安価で高精細な3Dプリンタが家庭に普及するようになったら、
商品じゃなくて3Dデジタルデータを売り買いする時代になるのかもしれませんね。

例えばiPhoneケースなどの小さいものは3Dプリンタでも作れるから、商品をそのまま送ってもらうか、それとも3Dデータのみを安く買うか選べたりして・・・
そして購入したデータを使って自宅で3Dプリント。
そう、まるで今の電子辞書と一般書籍のように。

そんな時代もすぐ近くかも(^^)

ちりも積もれば

実は、仕事時間を短縮する、ということに、あまり興味のない方が多いのも事実なのです。
例えば、毎日10分おこなっている作業を、ちょっと工夫すると5分で終わる事ができるとします。その差は5分。
でも「どうせ10分ぐらいのものだからそのままでいいよ」となってしまうのです。
しかし、(1日5分)*(月20日)*(12ヶ月)とすると、なんと1年で1200分=20時間の差。
仮に1日8時間働いているとすると、2.5日分の時間をムダにしていることになります。

楽をすることは悪いことではありません

仕事の本質が変わらないのであれば、効率化・システム化は大事なこと。

本質が変わってしまうのならば、いろいろな状況をよく考えた上で、システム化を行うべき。

なんにせよ、「このやり方でずっとやって来たからこのままでいい」というのは、熟考した上ならともかく、反射的にそう言うのならそれは変わることを恐れているだけのただの思考停止。

どんな伝統だって、時代や技術革新によって手を加えられてるものはあるのです。

伝統的なやり方に新しい技術を取り入れた人は、必ず周りから「そんな手抜きをするなんて間違っている!」と言われたはずです。

そうすることで多くの人達が学びやすくなったり、継ぎやすくなったりすることもあるはず。

効率化・システム化、すべきところとそうでないところ

業務の効率化(システム化)というと、まれに誤解されます。
「お客様とのつながりを大事にするべき!」というふうに。

もちろんそれは誤解で、なんでもかんでも効率化すれば良いというわけではなく、必要に応じて効率化・システム化することが必要だということです。

たとえば、サービスエリアなどでよくある食券システムも、高級料理店で使う訳にはいかないでしょう。
ですが、もっと根本的なところで効率化・システム化することは絶対に必要です。
別に、効率化と言っても、人の心をなくすわけではなく、時間を有効に使って、人間にしか出来ない想像力を発揮する仕事に時間を注ぎましょう、ということなのです。

たとえば、ひとつの長いテキストファイルがあったとして、「それを全部こちらのPCに書き写しなさい」と言われた時、一文字一文字をタイプするよりは、コピー&ペーストの処理をしたほうが良いに決まっています。
それぐらいの単純なレベルのことが、実務作業でも必ず存在するのです。
それらを見つけていき、一つ一つについて、これは効率化できる、これはしない方がいい、とやっていくことが大事です。