第1250回 座席配置の工夫も重要な経営課題

座席配置の重要さを、過小評価している人が多いように感じます。

会社の規模が順調に大きくなり、人やものが多くなってオフィスが手狭になって、広いオフィスへと移転するのはよく聞く話。

そもそも、なぜ広いオフィスへと移動するかというと、企業活動を行うために、いろんな不自由が出るからだと思います。

大雑把に言ってしまえば、最適な座席配置が出来なくなるからです。


人が移動する為の導線が確保できなくなったり、
共有物を置くスペースがなくなったり、
デスクを増やしたくともそれだけのスペースを確保できなくなったり。


座席の配置というのは、業務の効率化に、実は直接的に影響しています。


座席配置のコンセプトは、業種や会社の規模によって、いろんなアプローチが考えられますが、まず、手っ取り早いのは、


ベテランの近くに新人を置くこと。


ココで言うベテランとは、仕事の出来る人、というよりも、社内の業務フローに慣れている人。
新人さんがとまどうのは、社内文化であることが多いからです。

第1249回 メールの件名の工夫も仕組みづくりには欠かせない。

いきなり余談ですが、はじめての相手にメールを送る場合、僕は、


「○○さんへ、careerupです。」
「○○様　△△でお会いしたcareerupです。」

みたいな感じで送ります。

受け取る相手のことを考えて、スパムメールに埋もれてしまわないように、そして自分のことを思い出してもらうようにとの工夫です。

まぁ、このくらいはだれでもやっていることだと思いますが。笑


メールの件名というのは、非常に重要なもので、メールの要旨であり、相手に読んでもらうための第一歩でもあります。


社内においては、メールの件名に社内ルールを決めることで、業務効率が非常にアップします。


例えば、


・個人宛
・個人＋CC数名
・全員周知

といったパターンでメールを送ることはよくあること。


ただ、受け取る相手にとっては、何の工夫もされていなければ、どのパターンでのメールなのかは、すぐにはわからないものです。

本文を読んでみて、やっとわかるという感じです。


そこで、件名を工夫して、

・個人宛　→　（なにもしない）
・個人＋CC数名　→　個人名を先頭に。　例）　佐藤さん　○○の件
・全員周知　→　[周知]というキーワードを先頭に。


みたいな感じにすれば、メールの送信者の意図が件名でわかるようになります。


同じように、プロジェクト名とか、取引先企業名、進捗ステータスなどなど、
社内の共通用語を使うか、もしくは新たに決めて、メールの件名に活用するのが、効果的ですね。




件名のルールがきちんとされれば、メールフォルダの振り分けも出来るので、さらに効率が上がります。

第1248回 「なんで？」は禁物

「なんで、こんなことになったの？」

「なんで、そんなことをいったの？」


「なんでできないの！？」


「なんで」という言葉は、何かと人を叱責する場合に出てきやすいです。


叱責されるほうは、「なんで」が入っていると、「半分怒り混じりだな」と、直感的に感じ取りますので、えてして、自分を守る方向へと走ってしまいがちです。


こうなってしまうと、叱責する側としては、相手から問題の要因を引き出しにくくなり、時間が余計にかかってしまいます。



問題や人為的なミスが起きたとき。

「なんで？」を使わずに、他の言葉を使って、相手からヒアリングをしてみる。



これだけでも十分に効果があります。