資料作成に時間が
掛かってしまいます…
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冒頭の言葉は
部下からの相談です
私自身も資料に時間
掛かる傾向あるので
めちゃくちゃ
わかるんですよね〜
時間がかかる原因としては、
私の場合は2つ。
①イチから資料を
作ってしまう
②時間がある限り
力を掛けてしまう
この２点でした。
相談のあった部下も
まったく同じ状況
同じ方いるかな〜
彼にお伝えしたのは、
主に①の対策として
資料の型を
作る事でした
ちなみに
②は性格的なものがあるので、
無理矢理直せるもんでは無い
そこで、
なぜ資料の型を
作ると良いのか？
を本日は解説したいと思います。
まず、
型とは
基本的な構造
やフォーマット
のことです。
では、
資料の型を作るメリットを
3点で解説したいと
思います
メリット①効率向上
「時間がかかる」
に対しての
最大の解決策です。
当然、経験を積めば
資料作成は早くなるとは
思うのですが、
今すぐ出来る事として
型作りが1番有効
フォーマット全体使い用
パーツ的な使い方用
この両方の型あると
非常に使い勝手が良いです
決まった項目に沿って
要素を当てはめるので、
構成を考える時間を
短縮できます
メリット②一貫性
型があると
情報の整合性
や見栄えの統一感
を保つことができます
SNSでも
この人の投稿と分かる
という発信者いますよね
まさに投稿の型。
同じような効果を
資料の型がある事で
生み出す事ができます。
案外これって有効で。
ああ、
あや姉さんだから
この展開で
説明するのね〜
ともうみんな
わかっている
だから
読み手は頭に入りやすい
アップルの製品発売のような
画期的なプレゼンをすることが
目的でなく
伝わる事が重要。
その意味では
予め展開が分かるというのは
伝え手側も
やりやすいんですね
「もうお分かりかと思いますが…」
を枕詞でよく使います笑
メリット③品質担保
型があると
PDCAが
回しやすくなる
ここがなんか説明した時
詰まったな〜
もう少し流れ変える？
といった
改善点や新しいアプローチを
考えやすくなるのですね。
この積み重ねは、
老舗の秘伝のタレごとく
資料をどんどん精度アップ
させることができる
資料読みやすいな〜
という方って
すごく仕事出来る
感じがしませんか？
分かりやすい
資料はそれだけで
信頼性を得る事
ができる
のですね
という事で。
資料の型を作成する
メリットについて
効率性
一貫性
品質担保
の３点でお伝えしてきました。
効率性もそうですが、
他にもメリットがある
のでオススメです
最後に型があると
有効な資料になる
ものを紹介します
・企画書
プレゼン用に限らず小さな提案事項も
さくっと企画書作るとスムーズです
・報告書の作成:
月次や週次の報告書など、
定期的に作成する報告書
・メールテンプレート
よく使うメールに対して
テンプレートがあると時短に
・会議アジェンダ
会議のアジェンダや議事録
特にアジェンダの型を
秘伝のタレにできれば
会議のスムーズな進行にもお役立ち！
・プロジェクト管理ツール
ガントチャートなどの
管理フォーマットがあると
自分だけでなく周りにも展開出来る
いかがでしたでしょうか？
ぜひ、資料の型を作り
効率化しつつも仕事の質を
あげていきたいですね
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