想定Ｑ＆Ａはリリースと同時作成が基本

皆さんは”想定Ｑ＆Ａ”を作成していますか？

大掛かりな発表や相手先と共同で発表する場合、記者会見の時などは作成するが、通常の商品発表などでのリリース作成時は特にＱ＆Ａなどは作成していないというのが実情かと思います。

新商品発表などは、自身でリリースを書いているのだから内容は十分に把握している。そのため何を聞かれようが十分に答えられるから想定Ｑ＆Ａなどは作る必要が無いという考えなのでしょう。

しかし想定Ｑ＆Ａの役割は、余裕を持って答えられるために、情報共有のためだけにある訳ではありません。

大きな役割として挙げられるのが、”リリースの精度向上”です。

一旦リリースを書き上げた後、読み返して浮かぶ疑問などは想定Ｑとして書き出しますが、誰でも抱く疑問については、”最初から疑問を抱かせない様にリリースに反映する”ことが望ましいと言えます。

つまり充実した想定Ｑ＆Ａが作成できるということは、リリース自体の精度が低いとも言えます。

リリースに書けることは限られているから致し方ないことも多々あります。中途半端にしか書けず疑問だけを抱かせない場合には、思い切って書かないという判断も重要だろうと思います。

その部分についてはリリースではなく、個別取材などで対応していくなどの選択肢もあろうかと思います。

リリースの精度向上のみならず、どう発信していくかの手法の判断をしていくためにも”想定Ｑ＆Ａ”は必ず同時期に作成していくことをお勧めします。

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リリースに１００点はない！

リリースを一から書き上げるのは非常に大変なことかと思います。

しかし全精力を傾けて書き上げ、そして何度も何度もチェックを重ねたとしても、残念ながら１００点は取ることができないのがリリースとも言えます。

例えば広報部員５名が同じ案件でリリースを書いたとします。そうしたら間違いなく５種類のりリースが出来あがると言え、かつどれが１００点だと言い切れることも少ないのではないでしょうか？

１０人で書けば１０パターンのリリースが出来あがる。正に十人十色と言えるでしょう。

つまりリリースで１００点を取るには、自身で何度も確認することはもちろんですが、別の目でもチェックを行い、出来る限り多面的な検証を織り込んでいくことが重要と言えます。

リリースはダブルチェックが基本です。ダブルチェックとは、

①リリースを書いた本人が再度読み直してダブルチェックを行う

②他の担当者がチェックを行いダブルチェックを行う

③担当者ではない人（管理職など）がチェックを行いダブルチェックを行う

これは担当者だけに言えることではありません。上司である広報部長が書いたリリースであってもダブルチェックは必要です。広報部長は担当者よりも会社の方向性やマクロ情報などを把握はしているでしょうが、担当者の様なミクロ的な詳細情報まで把握しているとも限りません。

また日々メディアとのリレーションを構築している担当者の方が、メディアから見た視点などを把握している可能性もある訳です。

そのためリリースは例え広報部長が書こうとも１００点満点のリリースが書ける訳でもないため、必ず”ダブルチェック”を習慣化することが重要だと言えます。情報共有など他の担当のリリースを見ることによるメリットもあると思いますので、是非とも実施頂きたく思います。

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リリースは確認なく記事化できるが基本

皆さんの書かれたリリース。それを読んだだけで記事が書けますか？

リリースを書き終えた後、ご自身で記事が書けるかるかを確認していますか？一番詳しい本人が書けないのに、それを読んで記事を書かなければならない記者が記事を書ける訳がありません。

もし書けない、書けても十分な記事とは言えない場合、どの様な情報が足りないのか、或いはどの部分が解り難いのかを十分に検証する必要があります。その際の重要な視点は、記者ではなく”読者が解るか否か”だろうと言えます。

リリースを読んで担当の記者は理解できても、それを読者が解る表現が見つからない場合、記者にとってそれは記事を書くことの障害になります。１カ所くらいであれば電話して確認をしますが、それが複数個所ある場合、”まあ、後にしようか！”となり、書類の山に埋もれてしまい、結果日の目を見ずに終わってしまう確度が著しく向上します。

記事を見ただけで基本的な記事が書けることが、リリースに必要な条件であり、その様にしていくことが報道の確度を上げるためには重要だろうと思います。

いま一度これまでのリリース含めてチェックしてみては如何でしょうか？

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