取材議事録の重要性
取材と言えども、社長や役員、経営幹部の取材、また広報担当者による商品紹介などの個別レクチャーなどさまざまである。日々これらの取材対応する際、議事録は作成しているだろうか。議事録作成は非常に大変なもの。しかも自身のメモではなく、電子媒体として残そうとすると相当な負荷がかかる。しかし議事録には単に記録を残すという以外の効果もある。下記に３点挙げる。
まずは純粋に記録することでの効果だ。言った言わないの事後検証のためというのは次元の低い理由ではあるが、全くないケースではないため、あった方が望ましい。その上、記者がそれぞれどの様な点に興味を持っているのか、或いは理解度がどれくらいなのか、説明の仕方の検証などを純粋に把握する効果はある。
次にその記録の情報共有である。取材の場合、広報担当が立ち会えるのは基本的にひとりだ。その際、内容を他の担当者も把握できた方が望ましい。また広報担当が御一人の場合でもこの作業は必要である。それは後任者に対する引き継ぎという点だ。File名をルール付けし、サーバーに掘り込んでおくだけでも十分有効であろう。
最後の理由は勉強のためだ。広報マンは社内での情報通である。広範囲な事業部門と接し、横断的な人脈から情報収集している。しかし、社長や経営幹部は、また違った視点や情報ルートを持っている。初めて聞くことも少なくはない。また社長がどの様な説明をしたのか、どういう言葉遣いをするのか、好きなのかも担当者であれば知っておく必要があるだろう。社長メッセージのたたき台や編集などをすることもあるからだ。
議事録作成は、確かにしんどい。しかし大変貴重な情報が埋まっている。負荷対効果を再考の上、実施してみては如何だろうか。
広報５４箇条 広報マンは議事録から学べ
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媒体にランクはあるのか
広報担当者なら誰しも自身の発信する情報は、出来るだけ多くの人に伝えたいもの。1万部よりは10万部、10万部よりは50万部、100万部の媒体とコンタクトする際に力が入るだろう。取材依頼があった際、発行部数は対応可否などの判断基準にも影響しているのではないだろうか。しかし単に発行部数などで安易に判断して良いものだろうか。
確かに同じ媒体種類であれば、少しでも部数が多い方が効果はあるだろう。しかし、読者層は媒体により違うことを頭に入れておかなければならない。そのことも含めて判断しなければならないのだ。専門紙誌は、確かに5大紙などに比べれば部数は少ない。しかしその発信する企業にマッチした、その広報素材(ニュース)に合致した読者に情報が届く。業界関係者でかつその担当部門、担当者にまで的を絞って情報が届くのだ。或いは特殊な趣向の持ち主、ニッチな分野への情報発信ツールが専門紙誌であり、それが専門紙誌の役割だ。専門紙誌とのリレーション構築は、最重要課題の１つであろう。
また専門紙誌の記者は、マクロ感を得るために大手紙誌を読んでいる。逆に大手紙誌記者は、自身の担当する専門情報を得るために、各分野の専門紙誌を読んでいる。つまり専門紙誌へ効果的な記事を出していくことは、大手紙誌の担当記者にも記事という体裁で情報発信することができる訳だ。
安易に部数だけで媒体にランクを付け対応を決める前に、それぞれの媒体特性をよく勉強する必要がある。その上で判断していかなければ、効果が出ないばかりか、知らないうちにリリースが送られてこない、邪険に対応されたなどの反感を持たれている場合もある。
今一度メディアリストを再確認しては如何だろうか。
広報５３箇条 媒体特性をよく吟味せよ
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宣伝し過ぎは逆効果
最近テレビがうるさ過ぎると感じたことはないだろうか。いつもと違うメンバーがゲストとして登場したかと思えば、必ずと言っていいほど自身の出演するドラマや番組の宣伝をする。また大人数のゲストと思えば、映画の宣伝である。毎日、毎週行われるこのような宣伝は果たして効果があるのだろうか？
TVCMは所詮、広告であると思って視るが、TV番組内での情報発信はそうでないことから訴求効果は大きいであろう。だが1~2度さりげなく訴求するのであれば、のことである。“認知度向上”という点では、これほどの手法はないであろう。しかし、訴求すること、発信することが目的なのであろうか。訴求し過ぎは、別の情報も付加してしまうことを忘れてはならない。
例えばTV局が、全ドラマの告知を行ったとしたら単なるお知らせという情報と視聴者は捉える。しかし特定のドラマだけ積極的に宣伝をしたらどうなるか。認知度は向上するが、何故この特定番組だけ率先して告知するのか、視聴率が悪いからか、面白くないのだろうか、と思わせてしまう。
企業でも同様だ。１つだけアピールした場合、企業として力を入れているという情報を付加できる半面、その他の商品は逆の印象を与えかねない。要はバランスが重要であるということだ。しかし全て満遍なく宣伝しようとすると莫大な費用が必要だ。それだけの経済力があるのであれば、広報専任者を育てた方がよほど安上がりでもあり効果的ではないだろうか。
そもそも広告にせよ、広報にせよ情報発信が目的ではないはず。しかし発信することが目的となりがちであり、情報発信をすることによりある程度の達成感を味わえることからそこで満足してしまうことは少なくない。
広報５２箇条 目的を再確認すべし
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