経営予算は情報の宝庫

■経営予算の把握は重要（2-1）

日本は3月期決算の企業が多いこともあり、きっと今頃は予算見直し作業に追われている頃かと思います。昨今の経済状況からすると厳しい経費節減の示達が経営企画部門から出ているのではないでしょうか。

販売促進部門なら広告宣伝費など大幅に削減されているでしょう。また広報部門も、Webや会社案内などの制作物、購読紙誌などにも目をつけられているのではないでしょうか？なんとか軽傷で済むことを祈るばかりです。

広報部門の予算策定自体は、人数も少ないこともあり大した作業ではないかと思います。しかし事業部門の動きを把握していなければ、いつどのような形で広報部門が駆り出され、費用が発生するか解りません。

それらを把握するには、出来あがった予算書を見るだけではなく、各事業部門が積み上げた予算書を入手し、個別にヒアリングすることが重要です。
理由は2点あります。個別案件の把握と、方向性の把握です。

商品ＰＲは販促部門の担当であっても、販促部門だけではなかなか適切な発表方法を選択できていないケースが少なくありません。予算時点で適切な発表手法を把握しておき、それに関わる費用を把握する必要があります。

また個別の商品動向のみならず、商品群、事業部、そして会社全体としてどの様な方向に進もうとしているのかという全体感の把握も重要です。個別案件の発表でも全体の中での位置付けを明確にする必要があるからです。

■年間広報計画の策定（2-2）

経費の積み上げの次に重要なのは、年間広報スケジュールの策定です。皆さん、広報スケジュールを策定されていますか？また予算時に策定するだけではなく、期中にも活用されていますか？

年間広報スケジュールを策定する目的、効果は大きく言って3点あります。ひとつは前述のように経費の把握、2つ目は露出状況の平準化、そして個別案件の進捗管理です。経費把握は前述の通りで残り2点を下記します。

個別案件を大きく取り上げてもらうことも重要ですが、会社としての理想は、「年間を通じ継続して露出されている状態を作る」ことだと言えます。そのためには、「間を埋める工夫」が必要になってきます。

大きな発表を突然するより事前に別案件で露出を稼ぎ、その上で発表をした方が効果的であり、また大きな発表の後に音沙汰がなければ一発屋と思われます。小ネタでどう露出を稼いでいくかが広報の腕の見せ所です。

そして最後は期中での活用です。開発や販売の状況は、日々刻々と変わっていきます。事業部門の情報を広報が常に把握することは不可能でしょう。

しかし計画表があれば、定期的に足を運び情報を更新することができます。また事業部門が広報に言ってきた時は手遅れと言うことがよくあります。折角の数少ないチャンスを逃さないためにも、年間広報スケジュールの策定は重要です。今年からでも作成しては如何でしょうか？

☆ここがポイント☆

１．経営予算策定時が最大の情報収集時期
２．露出の平準化が大事　小ネタを発掘しニュース性を上げよ
３．事業部門とは定期的にコンタクト図り情報更新を

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オフレコとは

オフレコとは、off the recordの略で、文字通り”記録しない”を意味し、取材時では、”記録しない”つまり”記事にしないという約束事”と捉えられていますが、”実際はオフレコなどは存在しない”と理解すべきでしょう。

もちろん、これは”オフレコです”と事前に断って話をした際に、記者はメモなどは一切取りませんんが、記事を書けるだけの情報は１００％記憶しています。

オフレコです、と断って話そうが、話し終わった後に”これはオフレコで”とお願いしようが、永年の付き合いの記者だからと言っても、話した内容は”書かれても文句は言えない”と理解しておくべきでしょう。

つまり”オフレコですよ”とつけなければ話せない内容は、話さないのがベストです。

取材内容が余り面白くなかった際、記者は余談で出たオフレコの話に興味を持ち、脱線し、最悪取材内容は記事にはされず、面白かったオフレコの内容だけが記事になるということも十分にあり得ます。

またオフレコにもニュース性が必要であり、ニュース性も無い様な話を嬉しそうにオフレコですよなどと断って記者に話をしていると、記者から甘く見られる原因にもなります。

「オフレコは存在しない」、「余計なことは話さない」が大事です。

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記者って性格が悪い？

以前、初めて取材対応をされた社長が、取材後にこう述べた。

「なぜあの記者は嫌な事ばかり聞いてくるのか」と。

この社長はこれまで広告などでは取材対応をされてきたのだが、純粋な広報活動での取材は初めてであったから非常に違和感を感じたのだろう。

また私も広報サポートをさせて頂く際、最初に多くの質問をお客様にさせて頂く。その際、「なぜその様な質問をされるのですか？」と聞かれたことがあるが、理由は記者が嫌な事を聞いてくるというのと同様である。

つまり、「企業」や「取り組みなど」についてあらゆる角度から検証がしたいということである。

別に広報担当者の言っていることを疑っている訳ではない。言われていることに対してより信憑性がでるための検証を行っているのであり、そのために敢えて逆のことを質問してみたり、事細かく言われていることの状況や背景、課題などについて質問するのです。

この様な”記者の立場”を理解することは、メディアリレーションの第一歩だろうと思います。中には腹の立つこともあろうかと思いますが、”我々のために検証をしてくれている”と考えてみては如何でしょうか？
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