安易な即答は避ける

記者からの電話に緊張の余り即答してしまったということはありませんか？

メディアから問い合わせが来たら、出来る限り即答をしなければならないと思っている方もおられるでしょう。もちろん、即答できることはそれに越したことはありませんが、何よりも”即答”することが優先される訳ではありません。

あくまでも記者が求めているのは、①正確な情報　②必要な時間内に　であり、何よりも情報の正確さが求められています。確認不足で即答されるよりは、一旦電話を置いて確認の上で回答するのが望ましいと言えます。一旦電話を置く、これにはさほど時間は掛りません。そして電話がつながっていないことで安心感も得られます。答えようと思えば答えられるが、確認した方が確実、またそれ以上の対応ができると思えば一旦電話を切ってから回答することをお勧めします。

安易な即答は、誤報や記者との関係悪化にもつながります。

電話にて正確な質問事項や意図を確認した後、必ず”いつまでに回答が必要か”を確認下さい。

当日のリリース案件について、夕方に問い合わせが入った場合、殆どが急を要すと言えますが、その中でも取材やまとめ記事を検討しているというケースも少なくはありません。その場合は１分１秒を争うものではなく、正確でより膨らませることのできる情報の方が求められます。

また単に「質問に対して答える」だけではなく、”その意図”を十分に確認することが重要と言えます。誘導尋問のようなことはそうあることではないですか、単なる「知らない事による認識の違い」は少なくはありません。

安易な即答で得する人は誰もいないと思います。”確認”と”頭の整理”をお忘れなく！


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業績分析

早くも明日から３月。決算月というところも多いかと思います。

さて広報担当者の皆さんは、自社の業績分析を行っていますか？私は商品PR担当だから関係ない、うちは非上場だから決算発表はしないから関係ない、とは思っていませんか？広報担当者にとって業績の把握は非常に重要なことだと思います。

商品担当の方でも、自社商品の売上を説明するにしても、他の商品や商品グループなどとの位置づけや比較などが出来た方が説得力は増します。何個売れまし、増えました、ただけではなく、弊社売上の２０％を占めるまでに成長したと言えた方が良いのではないでしょうか。

またよくあるのが自身の担当する商品については説明できるが、他の商品や会社の話になると途端に説明できなくなる担当者が多いと記者の方から愚痴を聞くことがあります。他事業や会社全体のことを頭に入れる良い機会だと思います。

また決算発表をしないとしても、前期や予算などと比較すると、色々な増減が見えてきます。それが環境変化なのか、自助努力なのか。具体的にどの様な取り組みをしたのかなど、業績分析を行うことでニュース素材を発掘することもできます。

また具体的な影響額や数値は、何かの取り組みや効果を説明する際に”信憑性や具体性”を向上させる貴重な情報です。

私は広報であり財務担当でもＩＲ担当でもない！とは考えず、一度じっくりと業績分析をしてみては如何でしょうか？

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購読紙誌削減の影響

経費削減により広報部門で購読している新聞や雑誌などの購読を削られているところも少なくはないのではないでしょうか？単に管理部門からすると一律で不要なモノを削らざるを得ないことは理解できます。しかし、購読紙誌の部数削減は未だ理解できますが、広報部門が全く購読できない事は、即ち広報活動ができないことにもつながります。

恐らく広報に理解のない方からすると、”たかが新聞や雑誌”であり、余分とは言わないまでも余裕があればとるべきモノという認識なのでしょう。しかし新聞雑誌から得られる情報は、自社の情報のみならず競合の情報や業界動向のみならず、新たな切り口や記者などの発掘などもあります。

購読紙誌の削減は、広報活動に必要な情報を寸断してしまうことにつながります。加えて日頃定期的に付き合いのある媒体の傾向などを知らずに記者と付き合うということは、これまで築き上げたリレーションにヒビが入る可能性も少なくはありません。

まさかうちの紙誌読んでないの？うちのどのコーナーをイメージしてアプローチしてるの？などとはっきりは言わないまでも編集部から疑問や不信の目でみられることは間違いのない事実でしょう。

購読紙誌といっても必須なものと、できればあれば有り難いものの２種類に分けられると思います。出来ればあった方が望ましいものは、面倒ですが本屋や図書館で対応するとしても最低限日ごろ頻繁に付き合いのあるメディア、継続的にターゲットとしているメディアは欠かすことができないと言えます。

しかし目先の購読費を削減しても頻度にはよりますが、図書館まで行って調べる人件費は安くはないと思います。他にもたかが購読費と思えるような広告費や飲食代など切れるべきものは沢山ある筈。

一度切られたものの復活は容易にはできないでしょうが、辛抱強く再チャレンジしてみては如何でしょうか？

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