話し合いでも準備が大事 ー 参加者編 ー

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今日は話し合いの準備段階その２として、参加者について書いてみようと思います。

先日は、一番初めに準備する「目的・目標」について書きました。

次に考えなければならないのは、

どんな人を話し合いに呼ぶのか

ということです。

皆さんは

どうして今日の会議に呼ばれたんだろう

どうしてこのメンバーなんだろう

と思った話し合いはありませんか？

話し合いのメンバーを考える時に大切なのは、

その日の「目的・目標」を達成するために必要不可欠なメンバーになっているのか

ということです。

例えば、ブレスト（アイデア出し）の話し合いの時に、社長が同席していたとしたらどうでしょう。

なかなか自由なアイデアが出しやすい雰囲気にはなり得ないのではないでしょうか。

一方で、その日の話し合いが「決定をすること」であれば、決定権限のある人がその場にいなければ、その日の目標を達成することはできません。

プロジェクト会議のメンバーに、その日の話し合うテーマに必要な部門の人が入っていなければ、「彼がいないとそこの部分は検討できないね」と、やっぱりその日の目標を達成することはできません。

このように、まずはその話し合いの「目的・目標」は何か。

その「目標」を達成するには、どんな人が話し合いのメンバーとして必要なのか。

そこを考えた上で、参加者を決める必要があります。

話し合いでも準備が大事 ー 目的・目標編 ー

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さて、今日から「話し合いの準備」について、数日間にわたって話をしていきたいと思います。

皆さん「仕事は段取り八分」という言葉はご存知ですよね。

実は話し合いにおいても、準備がとっても大切なのです。

一番最初にする準備は、

「何のために集まってもらうか」・・・目的

「その日のゴール（到達点）はどうするか」・・・目標

を明らかにすることです。

しばしば見受けられるのは、目的ははっきりとしているけれど、目標が共有されていない話し合いです。

例えば、例年開催されているイベントの準備のために、プロジェクトチームが組まれたとします。

話し合いの大きな目的は「今年度のイベントを開催するため」ですよね。

第１回プロジェクトチームの開催日、みんなが集まってきます。

Aさん「去年の反省点を生かさないといけない」

Bさん「いままでにない新しい感覚で企画を作りた」

Cさん「イベント規模を見直す時期がきている」

メンバーの頭の中には、いろいろな思いがあり、その人なりに「まずはここを話さないと」という優先事項があります。

ここで、１回目の話し合いのゴールを決めないでスタートしてしまうと・・・。

Aさん「去年のイベントですが・・・・」

Bさん「いや、せっかく新しいメンバーで集まってるんだし、前のことにこだわらないで新しい企画のアイデア出ししましょうよ」

Cさん「ちょっと待って、その前に、そもそも、この規模のイベント開く必要があるんでしょうか？」

Aさん「それを考えるにも、去年の振り返りが必要でしょ」

Bさん「いやー、だからそんなんじゃ面白い企画にならないし」

Aさん「あれ、面白い企画にしなくちゃいけないんでしたっけか」・・・・

こんな感じで、時間だけがかかり、何も物事が決まらない会議になってしまいます。

それぞれが「優先するべき」だと思っていることをバラバラと語り出し、話し合いはまとまるはずもありませんよね。

なので、まずは話し合いの目標を最初にみんなで共有することが大切になってくるのです。

この例の場合、第１回プロジェクトチームミーティングの目標（ゴール）は、イベントについて、プロジェクトメンバーがどんな考えを持っているのか、思いを共有するというものにしても良いかもしれませんね。

あるいは、「どんなイベントにするのかを考える」でも良いし、「イベントを滞りなく実施するためのスケジュールを決める」でも良いかもしれません。

大切なのは、参加者全員でそのミーティングの目標（ゴール）を共有してから話し合いを始めることです。

少人数で気軽にできる対話の手法「バズセッション」

今日もブログに訪問ありがとうございます。

今日の日中は、ファシリテーション基礎セミナーの講師をしていました。

さて、昨日は大人数でも可能な対話の手法「フィッシュボール」についてお話ししましたので、今日は少人数での対話手法について話をしたいとおもます。

「バズセッション」と言われていますが、２人から６人でグループになり、対話をするというものです。

私が多用しているのは３人でのバズセッションです。

２人だとどちらか一方だけが話してしまうということもありますが、３人だとそこにセーブがかかりますし、対立した意見が出た場合でも、誰か1人は第三者的にその場をみることができるからです。

この「バズセッション」、例えばなにかを説明した後に、理解度を深めたり、質問を出しやすくしたりするために使ったりしています。

また大人数で、なかなか全員が発言できない場合にも、少人数なら必ず話をすることができるので、オススメです。

大人数の場合、メンバーを変えて「バズセッション」を複数回することもあります。

昨日お話しした「フィッシュボール」と組み合わせるのも良い方法ですね。

全体に問いかけをして、なかなか意見が出ない時、ちょっと隣同士、あるいは３人で意見を交換してから全体で話し合いをすると、「自分はこう思う」というだけではなく「うちのメンバーでこんな意見が出た」と、発言がしやすくなるという効果もあります。

大人数での対話、少人数での対話、いろいろ組み合わせて使ってみてはいかがでしょう。