おはようございます
ビジネスコミュニケーションコーチの
松尾由紀子です
このブログでは、
ビジネスで成果を出すための
様々なコミュニケーションのヒント
をお届けしています
今日のテーマは、
会議で共通認識を持つ
たった１つの方法
働いていると
会議に出席する機会が
多々あると思いますが
そんな会議の場面で
共通認識を持つために
役に立つ情報を
お届けしてしていきますよ！
ぜひ最後まで
チェックしてくださいね
会議後に認識のズレが発覚 防ぐためのたった1つの方法
会議を終えると、
それぞれが共通認識を持って
自分の業務を始めますよね？
ですが、進めていく中で
進捗状況を確認してみると
あれ？認識がズレてない？
と思った経験はありませんか？
共通認識を持って
現場に戻ったはずなのに、
それぞれ違うことをやっている
私も最近
同じ状況に陥ったのですが
実はこれ「あるある」
なんですよね
防ぐための有効な方法は
対面でもオンラインでも
たった１つ！
書いて、
みんなで見る
え、そんなこと…
とガクッとしましたか？
ですが、
この方法が１番
確実なんです！
それは何故なのかを
説明していきますね！
書くことをおすすめする3つの理由
わたしは会議を終えるとき
必ず「〇〇さんは△△をやる」
と内容を言葉にして
参加者みんなで確認しています
ですが、
どんなに言語化して終えても
どこかで認識のズレが
生まれてしまうんですよね
そんな時に有効だったのが
先ほどお伝えした
書いて、みんなで見る
例えば、誰かが書記になり
ホワイトボードにどんどん書く
それをみんなで見て
共通認識を持っていく
すごくアナログですが
これが１番確実だったんです
なぜ、
書くことが良いのかというと
理由が３つあって
①言葉にすることで
具体性が生まれる
②認識の違いに
早く気づける
③全体像が俯瞰できる
認識を合わせていくには
やっぱり言葉にすることが
必要不可欠
それは
言葉にすることで
ふわっとした認識が
一段階具体的になるから
そして、書くことで
全員が同じものを見て
自分の認識と合っているか
確認することができますよね
これが②につながります
認識と違った場合に
あ、自分の認識と違うなと
確認することができるため
ボタンの掛け違いに
いち早く気がつけるし
その場で質問ができる
というメリットがあります
そして最後に
業務の全体像を俯瞰できる
どんどん書いていくから
書いた順に増えていきますよね？
そうすると、
いつでも俯瞰して見ることができます
議題が先に進んだとしても
いつでも立ち戻って
確認することができます
だからこそ
書くことが大切なんです
会議の参加者が
一発で共通認識を得られる方法が
ホワイトボードに書くと聞いて
そんなことか、と思いましたか？
ですが、
やっぱり文字に落とし込むことが
めちゃくちゃ大事なんです
いつものメンバーで、
いつもの定例会だから
わざわざ書かなくても良いよね？
って思うかもしれませんが、
そこに落とし穴があることも！
皆さんもぜひ
言語化とセットで
書くこと
を取り入れてみてくださいね
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