おはようございます
ビジネスコミュニケーションコーチの
松尾由紀子です
いただいたお悩みの中で
上司、同僚、他部署、お客様
色々な方とお話しする中で
何を言っているか分からない
とよく言われてしまう
自分でも要約説明が苦手
という自覚があり
克服したいというものがありました
きっと、あれも必要かな
これも言った方がいいのかな
お客様にはこう説明しないとなど
頭の中で色々考えてしまい
情報が多くなり過ぎているのだと思います
今日は一生懸命話しているのに
相手に伝わらないと悩んでいる方に
上手に要約説明する方法
をシェアしたいと思います
相手に情報を伝える時のルール
私自身、伝えたいのに伝わらない
という経験を何千回もしてきました
そこで発見したのが
情報の流し方には公式がある
ということです
大きい情報から流していく
という公式です
自分ごとで考えてみてくださいね
小さい情報をたくさん投げられると
たくさんの情報から
どれが一番伝えたいことなのか
見つけるのが大変だと思いませんか？
情報の濃淡、つまり、どれが重要な情報で
どれが些末な情報か
聞き手が判断できないと、
「何を言っているのか分からない」
となります
このため、まずはざっくりとでも
一言でいうと
今からこの話をします
と大きい情報を伝えましょう
ここには小さな情報は全く入れなくてOK
・今から質問します
・今から提案します
・今から手順説明します
これくらいざっくりしてて良いんです
今から◯◯について話しますという
情報を相手に渡しましょう
次に大切な情報はいくつある？
大きい情報を投げたら
次に手順を３つ説明しますね、など
さっきより小さいけど重要な情報を渡し、
そのあとにさらに細かい情報を渡す
一番小さい石は状況に応じて
お渡ししなくても良いこともあります
自分が話したいことを
大・中・小に分けてから
相手に説明をする
そうすることで
聞き手は自分で情報を分けずに済むため
すごく簡単に理解することができます
だから
「分かりやすい話」と感じてくれるんです
情報の流し方には公式がある
大きな情報から小さな情報へ流す
相手が理解する負担を軽くすることが
要約説明のポイントです
この流れをぜひ意識して
説明や提案をしてみてくださいね
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