メールでやり取りをする中で
何度も説明しているけど
相手に伝わらない…
という経験を
したことはありませんか？
今日はこのお悩みを
解決するための
2つのコツをご紹介します。
伝えるためのコツはたった「２つ」
1つ目が
相手の分からない点
知りたい点を聞く
2つ目が
自分の言いたいことは
一切入れない
すごくシンプルですが
この2つのポイントを押さえれば
何度伝えても伝わらない…
というもどかしさが解決しますよ。
そもそも、
伝えているのに伝わらない
という現象はなぜ起こるのか。
これは
相手の聞きたいことと
こちら側が説明したいことが
ずれているから起こります。
メールの場合は
会って話すときよりも
まずは、相手の方の
知りたいこと
にフォーカスする
その上で伝わらなかったときは
どこが分からないか
にフォーカスして
伝えていくことが大切です。
ついつい、
自分が伝えたいことを
優先してしまいがちですが
お相手の方と
視点を合わせることが
これがとても大切です。
意識するポイントは「目で見て分かる」か
先日ですが、
まさに今日のテーマのような
ことがありました。
税理士さんの質問が
五月雨式に
書いていたので
まずは同じ書類を
見てもらうようにして
質問に１つ１つ回答を
していきました。
対面の場合だと
少し行き違いがあっても
コミュニケーションが
取りやすいですが
メールはそうもいきませんよね。
誤解も生まれやすいので
まさに
目で見て分かるように
これがポイントになります。
相手の方が
混乱している場合は
目線を合わせて
テーマごとに
［］や①②などの記号を
使っていきながら
短文に分解して伝えるのも
おすすめですよ。
メールでのやり取りに
行き詰った時は
ぜひ参考にしてみてくださいね。
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