バックオフィス業務で意識したいことです。
会社にはプロフィット部門とそうでない部門に分かれており、名前の通りプロフィット部門とは利益を出す部門のこと。
大きな会社で言えば、営業職がそれに当たります。
小さな会社で言えば、社長がその役割になっていることがほとんどです。
他には、家族経営だったり、幹部社員だったり、近しい間柄がセールスをして売り上げを立てているはずです。
自分1人でバックオフィス業務までやっている社長も多いかと思います。
バックオフィス業務とは具体的に、経理であったり、書類のやりとりであったり、細かな計算であったり、問い合わせ対応であったり直接売り上げ利益とは関わりないような業務がそれに当たります。
要するに、わかりやすい言葉に置き換えれば事務作業ということです。
売り上げが大きくなってきて、社長1人ではバックオフィス業務に手が回らなくなってきたとき、秘書サービスさんであったり、お手伝いの方を雇用したりします。
その時にその人が、社長がフロント活動に専念できるような方であれば吉となりますが、そうでなければかえって思考のリソースを使ってしまいます。
社長は常にトップ営業マンで渉外活動であったり交渉、営業。売り上げを作るための動きに忙殺されているはずです。
そんな中で事務作業を社長がやりやすいようにしてあげることが重要になります。
直接売り上げに関わらない部門であるので経費になってしまいます。
売り上げに役立つような活躍であったり、その人がいたからこそ、さらに売り上げが増えると言うような形ができれば良いです。
そうではなく、その人がいるから思考のリソースを奪われてしまった、確認が多くなってしまった、ミスが起きってしまった。それを拾うために社長が利益を作る活動ができなくなった。このようになってしまっては本末転倒です。
もはや、いる意味がありません。
報告連絡の素早さはもちろんのこと。5W2Hのように
いつ誰が何をどうやってどうしたのような理路整然としたわかりやすい報告連絡ができれば良いですが、単純にアラート機能のみになってしまっている人がほとんどです。
が、そうではなく、起きた事象からこのようになっていて、私はこのように考えますが、このように実行しても差し支えありませんでしょうか。
このように、社長がイエスノーで回答できるようなやりとりができることがベストです。
起きた出来事に対して、「どうしますか？」とだけ聞いてるようであれば、それはただのアラート機能のみになっていて、いる意味がありません。
今は優秀なAIがたくさんありますし、多くのWEBサービスでよくある質問回答集や動画で説明をとっておけば、その事務員さんはいらなくなってしまいます。
なのでその人がいることで、どうやってプロフィット部門の人がさらに利益を作ってきやすいかどうか、ここが大きなポイントです。
仕事がしづらい、確認を多くされる、など
思い当たる事はありませんでしょうか？
もしそのようになっているのであれば、優秀なAIに仕事をとって変わられてしまったり、他に誰か能力の高い人がいるのであれば仕事を奪われてしまうことでしょう。
営業を経験した人がバックオフィスに入っているケースであれば、フロント活動する人の気持ちがわかり、とても高いパフォーマンスをしていただけることがあります。
事務員の方は事務員しかしたことがなく、どのように社長が前に立って活動しているのか、どのようなところに困るかどうかが理解ができていなく、自分の思考の範疇でしか仕事ができなくなってしまっているので、人の気持ちがわからず、業務が煩雑になってしまっているケースが多々ありそうです。
細かな打ち合わせヒアリング。どのようにしたら社長が仕事がしやすいのか、営業の人が仕事がしやすいのかを考えて、業務フローを構築していけるといいですね。
会社にとって重要な役割をするバックオフィスのあなたのその動きが会社の運命を左右します。
追伸
このようなビジネスのヒント
公開しています。
30分でわかる起業の教科書と
サステナブル構築の秘訣3つの動画講座
下記のリンクからぜひ、ダウンロードしてみてください。
30分でわかる起業の教科書
~世界レベルの戦略•戦術を学ぶ~
今だけ無料で全3巻セットをプレゼント！
※通常は３冊で3,300円！
