※にほんブログ村ランキング参加中です！１日１回、皆様の温かいポチをお願いします！
みなさん、こんにちは。
売れプロ12期、中小企業診断士の山田とものりです。
よく診断士の仕事でも、「診る」、「書く」、「話す」の３つが重要だと言われます。前回は「話す＝話術」についての内容でしたので、今回は「書く」についてお伝えしたいと思います。
みなさんは誰かの文章を読んで、「これどういう意味かな？」と分からずにイライラした経験はありませんか？
私は企業内診断士で、勤務先でもワードで文章を書く機会が多くあります。いつも読み手のことを考えて、できる限り「分かりやすい文章」を書くように心がけています。
私自身が日々心がけている「分かりやすい文章を書くための方法」について整理をしてみました。
１．「伝えたい結論」から書く
会話する時も同じですが、「私は読み手に何を伝えたいのか」ということを意識して、結論から書き始めると相手に理解してもらいやすくなります。
結論が見えないままに、延々と状況や思いを語ってしまうと相手にストレスを与えてしまうことになります。私も新入社員の頃から「結論から話せ、書け」と上司、先輩によく言われてきました。
結論から伝える技法の一つにPREP法があります。PREPは書く順序の頭文字のことです。
P POINT ＝結論を述べる
R REASON ＝その理由を示す（簡潔に！長くならないこと）
E EXAMPLE ＝事例、シーンを語る
P POINT ＝最初の結論でしめる
この下記の順序で書くと論理的で説得力がある、わかりやすい文章が書けるようになります。
２．文章を短く簡潔にする
長い文章にならないように一文は40～50文字くらいに収めるようにしています。なるべく短く、余計な「つなぎ」や不要な言い回しを削って読みやすくします。ビジネス文章は、誤解が生じなければ、なるべく短く簡潔にした方が良いと思います。
また、専門用語をなるべく使わず、「素人でもわかる言葉遣い」で平易な表現を使うようにしています。素人の方が読みやすければ、多くの方にも読みやすいと思いますし、最後に見返した時、自らも間違いにも気づきやすいというメリットがあります。
３．具体性を持たせる
あくまでも経験上ですが、伝わる文章は具体的で、伝わらない文章は具体的でない、というような傾向があると思います。例えば、具体的な数字などを書くと相手がイメージしやすくなりますので、数値化できるものは数字で表します。また、固有名詞を入れることも大事です。
文章も味噌汁も「具」が重要です！
あとは、5W1Hを意識して文章を構成することで、伝えたい情報の主旨が明確になり、かつ過不足なく伝えることができます。
みなさんも、日々メールを書くときなどに「分かりやすい文章」を意識してみてください。文章次第で相手がスムーズに動いてくれたりすれば、仕事が更にはかどるかもしれません。
最後までお読み頂き誠にありがとうございました。
※にほんブログ村ランキング参加中です！１日１回、皆様の温かいポチをお願いします！