Wordで文書を作成するとき、自分ひとりで作成する場合もあれば、複数のユーザーで協働作業して作成する場合もあります。
いずれの場合でも、作成経過を表わす変更箇所を履歴として残す「変更履歴」機能を使うことがあります。
この機能については、「Word 変更履歴を記録」記事でその履歴の記録方法をご紹介し、さらにその変更を良しとして反映させたり、逆にその変更をさせないで元に戻したりする方法を「Word 変更箇所を承諾・元に戻す」記事でご紹介しました。
とても便利な機能なので利用するとよろしいでしょう。
でも、その文書を外部に配布などするときは、この変更履歴は削除しておきましょう。
削除し忘れたままの文書を受け取った人に、文書作成の経過が知られてしまい、ときに問題となる場合もあります。
同じく問題になりうるのが「コメント」です。
これも公開する前に削除しておいたほうがよろしいでしょう。
作例として、下図のような文書について試しながら説明していきます。
この文書には、変更履歴とコメントが記録されています。
よくやりがちなのが、[校閲]-[校正履歴]-[変更内容の表示]のプルダウンメニューで「変更履歴/コメントなし」をクリックすることです。（下図）
こうすると、確かに文書を表示しても変更した内容などは表示されず、最終的な文書として表示されます。（下図）
でも、変更履歴とコメントは削除されたわけではないので、受け取った人が同じプルダウンメニューで「すべての変更履歴/コメント」を選択すれば、すべて表示されてしまいます。
それでは、変更履歴とコメントを削除する方法ですが、その前に現在の文書を複製しておきましょう。
これらの変更履歴やコメントがその後の改編などで必要となることがありますので、手元には“原本”として残しておきます。
複製した文書について、[ファイル]-[情報]にある「問題のチェック」から「ドキュメントの検査」を選びます。
「ドキュメントの検査」ダイアログが現れますので、今回の話題に関しては「コメント、変更履歴、バージョン」項にチェックを入れます。（下図）
その他の項目については、残したくない情報があればそれらの項目にもチェックを入れておきます。
例えば、先回の「Officeファイル 個人情報を消去」記事、「Officeファイル 作成者を会社名に変更」記事のように個人情報などを消去したければ「ドキュメントのプロパティと個人情報」項にもチェックを入れておきます。
そして、このダイアログの下部にある「検査」をクリックします。
すると、チェックを入れた項目についてこの文書が検査され、その結果が表示されます。（下図）
「コメント、変更履歴、バージョン」項に表示された「すべて削除」ボタンをクリックして削除します。
もちろん、「ドキュメントのプロパティと個人情報」項についても削除するのであれば、それも「すべて削除」します。
これで、文書から変更履歴やコメントが削除されましたので、これを配布文書として提出します。
