Word文書について変更を加えていったとき、どのように変更を加えたのかチェックしたいことがあります。
特に、1つの文書について共同編集などするときは、だれがどのような変更を加えたのか知りたいことがあります。
Wordにはこれをサポートする「変更履歴」機能があります。
[校閲]-[変更履歴]グループの機能を使います。（下図）
下図のような例文について、この変更履歴機能を試してみましょう。
上記 [変更履歴]グループの [変更内容の表示]プルダウンリストは、下図のような選択肢がありますが、ここでは既定の「すべての変更履歴/コメント」としておきます。
それでは、[変更履歴の記録]ボタンをクリックして記録を開始します。
文書の 1行めを選択し、これに「見出し1」スタイルを適用します。
すると、文書の右側に変更内容が表示されます。（下図）
続いて、次の段落で「ビデオ」を「動画」に置換してみます。
変更前の文字列「ビデオ」に取り消し線が施され、変更後の文字列「動画」に下線が施され、いずれも赤字で表記されます。（下図）
このときは文書の右側には履歴などは表示されません。
これは、置換機能を使わずとも、単に別の文字列で上書きしても同じです。
さらに次の段落で文字列「表紙」を青色にし太字にしてみます。
すると、文書中の「表紙」は普通に(?)青色太字になり、文書の右側には書式が変更された旨の表記がなされています。（下図）
[変更履歴]-[変更履歴とコメントの表示]-[吹き出し]のサブメニューを開いてみると、既定では「書式のみ吹き出しに表示」が選択されています。（下図）
このため、“書式”に関する変更があったときだけ、文書の右側に表示されたわけです。
これを「変更履歴を吹き出しに表示」に変更すると、下図のように書式以外の変更についても文書の右側に吹き出し表示されます。
なお、文書の右側の吹き出し表示が不要なら、文書の左側余白に表示されるグレーの縦線をクリックします。
縦線が赤色に変わり、吹き出し表示が消えます。
また、赤い縦線をクリックすれば、元の表示に戻ります。
それでは、「[変更履歴]ウィンドウ」メニューで「縦長の [変更履歴]ウィンドウを表示」をクリックすると、画面左側に 1つ 1つの変更履歴がリスト表示されます。（下図）
今回は、変更履歴を記録するところまでご紹介しましたが、その変更を承諾または元に戻す操作について次回にお話します。