Googleアカウントを登録し、Gmailや Googleフォトなどいろいろな Googleのサービスを利用するうちに、当初 15GB あったストレージ容量が少なくなって、そろそろ整理しないとなぁ、とお考えの方もおいででしょう。
今回は、Gmailに溜まった不要メールを削除してストレージ容量の空きを増やしてみたいと思います。
とは言え、メールを 1件ずつ開いて不要かどうか確かめるのは時間的に難しいでしょうから、できるだけ的を絞って削除してみたいと思います。
PCの Webブラウザで Gmailを開き、画面下方に「xx GB/yy GBを使用中」という表記が見えると思います。
それをクリックすると、Googleドライブ・Gmail・Googleフォトがそれぞれどのくらいの容量を利用しているかが表示されます。（下図）
この画面を下にスクロールしていくと「空き容量を増やしましょう」という項目に「アカウントの空き容量を増やす」と書かれたリンクがありますので、これをクリックします。
すると「ストレージ管理ツール」という画面が現れます。（下図）
ここに「削除候補のアイテム」として「[ゴミ箱]内のメール」など 4つのアイテムが表示されています。
モバイル版（iPhone）Gmailでも確認してみましょう。
Gmailを開いて右上のプロフィールアイコンをタップします。
開いた画面に、現在使用しているストレージ容量が表示されています。（下図）
その部分をタップすると、Googleドライブ・Gmail・Googleフォトのそれぞれの使用量が表示されます。（下図）
その下に表示されている「空き容量を増やす」をタップすると、「ストレージ管理ツール」画面がブラウザ表示されます。
その中に「削除候補のアイテム」があり、それらのアイテムの「確認」をタップすると、どのようなメールやファイルが該当するのか確認できます。
PC版でもモバイル版でも、これらのアイテムで確認して不要なメールやファイルを削除していってもよいですが、Gmailの検索機能を使って不要メールを削除してみましょう。
さて、「不要メール」と言っても人によりどれが不要かは異なりますので、以下はひとつの手法として捉えてください。
Gmailを開き、その検索窓に「is:unread category:promotions」と入力してみてください。
「is:unread」が「未読」、「category:promotions」が「プロモーション カテゴリ」ということで、プロモーションの中の未読メールを検索してみた例です。（下図）
多分多くの方が毎日のように“広告”メールを受け取っていると思います。
気になる広告メールは開いて見たでしょうから「is:unread」が意味を持ちます。
もし、検索されたメールを一括して削除するなら、リストの左上にある「□」のプルダウンメニューから「すべて」を選択し、その横に現れた「削除」（ゴミ箱アイコン）をクリックします。（下図）
また、1つ上の図で、リストの上に「差出人」「全期間」などの検索オプションボタンが並んでいます。
例えば、「全期間」をプルダウンしてみると、他に「1週間以上前」「1年以上前」「期間を指定」などが選択できます。
「1年以上前」を選択してみると、受信日が 1年以上前のメールにさらに絞り込まれるわけです。
広告メールで、1年以上前に受信し、未読のままであれば、さすがに“不要メール”としても良いでしょう。
この操作を検索演算子を使って表現すると「is:unread category:promotions older_than:1y」となります。
代表的な検索演算子については「Gmail 検索演算子」記事でご紹介しました。
あるいは、Gmailヘルプページ「Gmail で使用できる検索演算子」をご参照ください。
上記は広告（promotions）メールを対象としましたが、ソーシャル（social）やフォーラム（forums）などでも不要と思われるメールを検索してもよいですし、添付ファイルのサイズが大きいメールを検索するなら、例えば「has:attachment larger:20M」とすれば 20MB 以上の添付ファイルを持つメールを検索するのも有効でしょう。
もうひとつ、私がよくやる削除方法をご紹介します。
私は送信するメールには必ず「Cc:」に自分のメアドを記載しています。
つまり“控え”として残すためです。
これをしないと、往信・復信のあるスレッドでも自分が発信したメールが抜け落ちてしまうのです。
でも Gmailにも「送信済み」カテゴリがあり、そこに自分が発信したメールがまとめられています。
ということは、私が発信したメールが 2重に保管されていることになり、ストレージ容量がもったいないですね。
なので、私は、1年に 1度くらい、「送信済み」カテゴリのメールを削除しています。
なお、「ゴミ箱」「迷惑メール」に仕分けられたメールは、30日後に自動的に削除されますので、これらのメールはほおっておきます。
Gmailのメールをエクスポートしてバックアップをとり、Gmailからメールを削除してストレージ容量を確保するという方法もあります。
これについては次回にご紹介します。