習慣化コンサルタントの古川です。
パレートの法則（ 80： 20）をご存じでしょうか？
会社の売上げの 80％は
上位 20％の顧客によってもたらされている
という現象を語るときによく例として出します。
仕事でも 80％の成果を握る
20％の行動があります。
その行動こ そ、成果の最大化のために
力を注ぐべき行動です。
消防署の仕事で最もわかりやすい業務は、
「消火活動」です。
火事が起きたら緊急です ぐに駆けつけられる
体制と人員が必要です。
では、消防署は「消火活動」に
終始していていいのかといえば、
そうではありません。
消防署にとって「成果を最大化する」ことは、
早く火を消すことではなく、
火事によっ て人命が失われることを最小限にすること。
そのためには火事が起きないようにする、
起きたとしても住民が自ら消火器で鎮火すること
ができれば被害は最小化できます。
ですから、消防署は多くの時間を
「防火活動」に費やしています。
火の用心のための地 域活動を支援したり、
小学校や施設に訪問して消火器の使い方を指導します。
防火活動を増やすことが、
消火活動を減らすという好循環をつくり出すのです。
もし、消防署が消火活動だけに追われていたら、
ますます防火活動ができなくなり、
結果として消火への緊急出動回数が
さらに増えるという悪循環に陥るでしょう。
また消火と いう対症療法に終始してしまうと、
救えるはずの人命を救うことができません。
そうならないためには、
先に防火活動という「緊急ではないが価値ある仕事」を
スケジ ュールに入れて確実にこなしていくことが重要です。
私たちの仕事にも全く同じことが当てはまります。
１日の中では、
顧客からの予期せぬ 問い合わせへの対応、
クレーム処理など緊急の突発事項が
多く発生するのではないでしょ うか？
しかし、この突発業務に完全に振り回されて
「緊急ではないが価値ある仕事」に
手がつかないのであれば、
仕事の成果を最大化することはできません。
成果を左右する重要業務のほとんどは、
緊急性がないものです。
それゆえに、緊急な仕事に忙殺されながらも
確実に、成果を左右する「価値ある仕事」を
行う習慣が重要です
・仕事を始める前に計画を立てる
・１週間を振り返り改善行動を考える
・スキルアップのための勉強をする
・部下の悩みや相談を聞く
・資料の雛形をつくる
・会議前にしっかり準備する
・報告前に考えを整理する
多くの会社でＭＢＯ（目標管理）があり、
１年の評価がなされます。
１年間の目標達成のプロセスを具体化し
３カ月に一回、進捗を見直すことは、
本当に「価値ある仕事」を見極め
集中するのに有効な習慣です。
１日の初めに、
計画を立ててスタートすれば無駄がなくなります。
１週間に一度、業務の振り返りを行い、
改善を積み重ねれば成果は高まります。
毎日15分、エクセルなどのアプリケーションのスキル、
ショートカットキーの使い方などを勉強し続ければ、
作業スピードが速まります。
部下の悩みや相談を聞いておくことをしないと、
「突然退職したい」と言われたり、
一人で悩みを抱え込みメンタルダウンしてしまう
リスクを未然に防ぐことができません。
資料の雛形をつくっておけば、
次回からはゼロから作成する必要がなくなります。
会議前に議題に対して自分の意見を考えていれば、
口下手でも発言できます。
報告前に考えを整理しておけば、
短時間でわかりやすく説明できるため、
評価も高まるでしょう。
これらの仕事は目先の緊急なことに振り回されると
手がつかない防火活動のような業務ばかりですが、
優先して行うことで１年の仕事の成果は最大化します。
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