習慣化コンサルタントの古川です。
メール返信、申請書、交通費清算、会議の開催準備・・・
このようなルーティング業務に
私たちは相当なエネルギーを消耗しています。
仕事で成果を高めるためには、
「力の入れどころ」「力の抜きどころ」を見極めて、
大切なことにエネルギーを集中したいところです。
そこで、なるべく省エネで仕事が済む仕組みづくり
「TMC」をご紹介したいと思います。
TMCとは、
T テンプレート（雛形）
M マニュアル（手順書）
C チェックリスト（確認項目）
の略です。
この仕組み化、３種の神器を使いこなすと、
私たちは集中力を無駄に消耗することがなくなります。
１．ゼロから考えるのは、時間の無駄
私たちの脳にとって最もエネルギーを要するのが、
ゼロから物事を考えることです。
仕事をゼロから考えるためには、
作業の全体像を思い出し、
分解し、ステップを分けて、実行します。
さらに漏れがないかどうかを
チェックするという工程が発生します。
会議の開催通知のメールを例に考えて見ましょう。
全くゼロから考えると、
まず、どのような構成でメールを打つか
考えるところからスタートします。
目的、ゴール、日時、内容、メンバー、アジェンダ・・・
書きながら、
「あっ、そうそう、○○さんも宛先に入れなきゃ」
と通知先を追加する
このように毎月何度も繰り返す会議開催通知作業も
段取りが悪いと時間がかかるだけではありません。
貴重な脳のエネルギーを大量の消費してしまうのです。
結果、大切な仕事にエネルギーが注げず、
最悪先延ばしをすることになります。
脳を効率的に働かせるには、
「ゼロから着手することをなるべくなくす」ことがポイントです。
そこで、TMCの仕組みが役に立ちます。
２．TMCで仕組み化する
先ほどの会議開催の段取りを
TMCにするとどうなるでしょうか？
T テンプレート（雛形）
まず、開催通知メールの雛形をつくっておくことです。
過去受信した開催通知メールの中で
ベストなものを１つ決めておきます。
定例会議ならば、同じ文面で充分ですね。
テンプレート集をメールソフトに作っておく、
もしくはデスクトップにテンプレート集を
保存できるようにしておくだけで蓄積していきます。
M マニュアル（手順書）
マニュアルというと気が重たくなりますが、手順書です。
手順書は全体像と具体的な作業、順番を示したものです。
会議開催ではマニュアルは不要ですが、
会議を運営するファシリテーション（進行）であれば、
手順やスキルなど複雑なためマニュアルが効力を発揮します。
情報量が多くなるため、あくまで概略ですが、
会議前
・目的と議題を共有する
・ゴールイメージと時間配分を提示する
・全員から事前課題を発言してもらう
ポイントは、良い雰囲気になるように進行者は、
聞き役に徹すること。
ホワイトボードを活用して、
全員に可視化することで議論の質を良くする。
このようにやること、
注意点などを明記しておくのが、手順書です。
C チェックリスト（確認項目）
チェックリストは、確認項目です。
会議開催間での流れを手順書として書いておくなら、
□メンバーの洗い出し
□主要メンバーの参加可能日の調整（電話）
□会議室を抑える
□開催通知メールのたたき台（情報検討）
□上記を上司と相談・決定
□開催通知メールを作成する（開催２週間前）
□開催通知メールを送付する
□出欠フォローメールを送る
□リマインドメールを送る（開催１日前）
□議事録を作成する
□議事録の上司チェックをもらう
□議事録を送り決定事項を確認する（開催後３日以内）
このように作業工程を書いておきます。
こうすれば、この手順書に沿って
１つずつこなしておけばいいのです。
TMCで仕組み化すると５つのベネフィットがあります。
１．脳のエネルギーの浪費がなくなる
２．作業が短時間で終了する
３．最高の手順を標準化できる
４．作業の漏れやトラブルを防げる
５．他人に任せるときにも使える
このように仕事のクウォリティに
再現性を持たせることができます。
４．１日５％の時間を投資しよう
しかし、分かっては行けるけど、作る時間がなくて・・・
という声が聞こえてきそうです。
では、どのように習慣化するかをお話しましょう。
目先の緊急の仕事に追われていては
長期を見据えた仕組み化は実現しません。
仕事の５％をTMCに投資することを提案します。
９時〜１７時まで働く人ならば７時間労働です。
５％ならば、２０分になります。
毎日、２０分のTMCづくりに時間を使えば、
かなりの仕事の標準化が進みます。
３ヶ月後には、仕組み化が
完全に出来上がっていることでしょう。
それとともに残業時間が圧倒的に減ります。
効果が大きいTMCづくり。
ぜひ習慣化してみてください。
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