習慣化コンサルタントの古川です。
数年前に、「情報は一冊のノートにまとめなさい」
という本がベストセラーになりました。
タイトルを見ただけで
ハッとさせられる人が多いということでしょう。
情報がバラバラになっていると、
私たちの脳は不安を感じます。
あなたもざわざわした気分になりませんか？
今日は、一元管理の習慣をご紹介したいと思います。
１．分散させると脳の処理能力が低下する
たとえば、
「打ち合わせ時、配布資料にメモをした」
「上司の指示を近くのメモ紙に書いた」
「社内研修の学びはテキストに記録した」
「やることリストは手帳に書いたり、ノートに書いたり、スマホにメモしている」
「美味しいお店情報を聞いたら、スマホにメモする」
「申請書類など５件の関連資料が机や引き出し、カバンに拡散している」
「仕事の予定は手帳、私生活はグーグルカレンダーと２つに分かれている」
「アイデアは手帳にメモしたり、スマホにメモする」
「日記は日記帳に書く」
書類を開封して
バラバラといろんなところに保管していると
大切な仕事の最中に、頭の中で雑念が浮かんできます。
「あー、マイナンバーの番号登録をお願いしますと
編集者から依頼が来てたなー
あの書類どこいったけ？」
これが一元管理していると、
そのボックスだけを見ればいいので、
雑念を手放せます。
このように様々な場所に情報が散乱していると、
脳は情報を探すだけで、
相当なエネルギーを消耗します。
私たちは情報が散乱していると、
まるで散らかり放題の部屋にいるのと
同じように脳は混乱します。
情報を探すという労力は
結構なエネルギーを消耗するものです。
一元管理すると、すっきりします。
「全ての情報を１冊のノートにまとめる」
「全ての書類は１つのファイルにまとめる」
これで随分と私たちの脳は快適になります。
脳に最高のパフォーマンスを出させるために、
情報や資料は一元管理することをおすすめします。
２．どうやって情報を一元管理するのか？
まずは、リストアップです。
情報を一元管理するにあたり、
どんな情報が分散しているのか、
ご自身の状況をノートにまとめてみてください。
たとえば、
・ アイデアメモ
・ やることリスト
・ やりたいことリスト
・ 打ち合わせメモ
・ 咄嗟の指示メモ
・ 学びメモ（研修など）
・ 読書日記
・ プライベート日記
・ スケジュール
・ 行きたい店、読みたい本
・ 行きたい場所
・ 耳寄り情報
・ 仕事関係の書類
・ プライベートの書類
という具合です。
次に、どのようなシステムがいいかを考えます。
分かりやすいのが、
アナログ系かデジタル系かです。
アナログの一元管理
○ ノート１冊に纏める
方眼ノートは様々なスタイルの情報
を整理するのに役立ちます。
私は、マルマンのニモーシネ
というノートを愛用していますが、
ページごとにミシン線があり、
切り取ってあとで整理することができるのも便利です。
○ 手帳１冊に纏める
スケジュールとアイデア、打ち合わせを
全て１つに纏めたいという方も多いでしょう。
その場合は、手帳選びをしっかり行うことです。
私の周りでは、「自分手帳」や「ほぼ日手帳」
を愛用している人が多いです。
○ 書類ボックス１つに纏める
郵送物や申請書類などは
散乱すると探すのに労力がかかるので、
１つの書類ボックスにいれると便利です。
持ち運びできるものであれば、
会議の開始前や集中力が切れた時の
雑用タイムなどで一気に処理してしまうことができます。
デジタル一元管理
○ Googleカレンダーで管理する
スケジュールやTODOリストを
Googleカレンダーで一括管理できます。
○ Evernoteに管理する
情報を一箇所にまとめていくのに
便利なのがエバーノート。
これは打ち合わせのメモや学びメモ、
todoリストやプロジェクトのチェックリスト、
出張準備リストなど多様なスタイルの情報を管理できます。
検索性に優れているので、
愛用している人も多くいます。
私の仕事はブログも書けば、
毎日１５分音声で話すものもあり、
連載も書籍の執筆もあります。
いつでも、どこでもメモを取ろうとすると、
ipad
iphone
mac
のどれかは必ず手元にあるので、
ウォーキング中にアイデアが湧いてきたら
それをすぐに入力するようにしています。
すぐに連動するのが最高です。
このアイデアを一元管理するのは
とても重要な習慣で、
システムが安定したおかげで
随分と精神的にも頭脳的にも快適になりました。
あなたも一元管理の習慣、取り組んでみませんか？
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