習慣化コンサルタントの古川です。
高密度化を展開する際に、習慣化できない、
有効に施策が機能しないパターンに陥る原因が3つあります。
1つ目は、社員が受け身になること。
経営トップや人事部・上司が声高に施策を号令しても、
社員が受け身ではどうしようもありません。
2つ目は、研修やノウハウだけ展開して、
習慣する仕組みをつくっていないこと。
習慣化は、社員の自主性だけでは定着しません。
3つ目は、非効率な業務プロセス、社内ルール
の改善に何も着手しないこと。
やるべきこと、非効率なプロセスは
個々の社員では変えられないのです。
これらを克服するためには、
展開する際のコツが必要です。
今回は、全社で高密度化を
推進するためのポイントをご紹介します。
◆展開のコツ１．社員の骨太の理由を尊重する
退社時間をコミットすることが、
高密度化で守るべき原則でした。
この退社時間が会社都合では、
社員は受け身になってしまいます。
そこで、退社時間を早めて生産性を高めることが
社員の仕事や生活、ひいては人生をいかに変えるのか
を深く理解してもらうことが重要です。
それにはまず、短期的な施策としては、
自分の理想的な生活習慣から退社時間を決めることです。
その時間に帰ることができたら、
家族との時間が取れる、運動ができる、本が読めるなど、
生活の好循環をイメージさせること。
長期的には、残業時間を減らすことで生産性が上がったら、
給与面でもメリットがあるようにする必要があります。
残業代を得るために、さほど仕事もないのに居残る
「生活残業」という悪しき習慣の打破のためです。
◆展開のコツ２．時間簿を上司・部下で回させる
高密度化の施策の鍵は、毎日の時間簿とKPTです。
これを毎日やり続けて次の日に
3つの改善施策を打つことができれば、
1ヵ月で生産性は大幅に高まります。
改善策を毎日の習慣に昇華させることこそ、
高密度化の一番の近道です。
もちろん、これはそう簡単ではありません。
骨太の理由で社員のメリットを喚起できても、
日常業務は緊急・突発事項の嵐。
この中で毎日時間簿をつけることは、
個人の意思だけではすぐに頓挫してしまいます。
そこで、部下に時間簿の有用性を伝えられたら、
毎日上司に時間簿を送付することをルール化するのです。
こうすると、いい具合の緊張感として
時間簿を継続することができます。
上司は、毎日時間簿を見る必要はありません。
2週間に1回、改善のための面談を行えば充分です。
しかし、毎日メールを受け取るという役割は、
提出のルール化のためには重要なのです。
時間管理の改善に終わりはありません。
上司が部下と関わり続ける仕組み
をつくっておくと習慣化できます。
◆展開のコツ３．トップが全社施策を打つ
高密度化し、生産性を高めるためには、
不要な会議、余計なメールのやり取りの制限、
非効率な業務プロセスの改革、
不要ルールの廃止も必要です。
社員の時間簿を1ヵ月も見れば、
何にどれだけ時間がかかっているか、一目瞭然です。
私たちは数字として事実を見れば、
改善への一手がわかります。
施策の効果も、時間簿にすぐに現れてきます。
そこで、1ヵ月の時間簿を集計できたら、
トップは全社施策を打つ準備を始めて、
社員の仕事を進めやすい環境を整えます。
高密度化の施策チームをつくってもいいでしょう。
全社活動と社員の啓蒙の両輪が揃えば、
高密度化は間違いなく成功します。
以上、5日間にわたって高密度化をご紹介してきました。
ぜひ実践いただき、残業を減らしつつ
成果を上げるヒントになれば幸いです。
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