習慣化コンサルタントの古川です。
今日は、高密度化仕事術のツールをご紹介します。
社員が高密度を習慣にするためには、
ツールが欠かせません。
どのようなツールがあれば習慣化するのでしょうか？
◆時間簿が改革の肝
時間簿とは、1日のタスクの記録です。
時間簿は、家計簿から着想を得ています。
私の友人に家計再生コンサルタントの横山光昭氏がいます。
彼との対談で
「家計再生に絶対に欠かせないものは何ですか？」
と質問したところ、
「当たり前ですが、家計簿です」
と答えられました。
昔からお金を上手に使おう、
貯めようとすれば、記録が必要です。
家計簿は、事実を客観視し、食費・交際費・洋服代……
何を減らすと一番効果的なのかを把握し、
改善するものです。
時間も全く同じではないでしょうか？
1日24時間、働く時間は7時間が定時間。
その時間をどのような仕事にどれだけ振り分けるのか？
実態はどうなのか？
何がムダなのか？
これらを事実として把握しなければ、
改善しようがありません。
感覚ではダメなのです。
◆ドラッカーも語る時間簿の重要性
経営学者のピータードラッカーも、
著書『経営者の条件』の中で次のように述べています。
「成果をあげるための第一歩は、
現実の時間の使い方を記録することである。
重要なことは、記録することである。
しかも記憶によってあとで記録するのではなく、
リアルタイムに刻々と記録することである。
継続して時間の記録をとり、
その結果を定期的にみていかなければならない。
時間の使い方は、練習によって改善できる。
時間管理にたえず努力しないかぎり、
仕事に流されることになる。」
多くのホワイトカラー部門の社員は、
時間を何となく使ってはいないでしょうか。
使途不明時間が大量にあるのが実態なのです。
私たちの施策の経験から言えば、
時間簿を取るだけで15%も残業が減少します。
それほどまでに、
何となくいつも通り非効率なプロセスを続け、
改善がなされていないのが実情なのです。
時間簿を取ることで、
自ずとタスクと時間に対して意識を向けざるを得ません。
そして、仕事の区切りを明確にし反省することになり、
15%も残業が減るのです。
時間簿を取ると、次のような5つのメリットがあります。
①何が問題か、明確に認識できる
②適切な改善策が打てる
③効果を測定できる
④改善が習慣になる
⑤上司の指導とトップの仕組み改善の事実になる
◆振り返りとしてのKPT
時間簿を毎日取っていく施策とともに実践することは、
振り返りです。
いわばPDCAを取る習慣が必要です。
そのためには、
時間簿を取ったら1人で内容を振り返ることが欠かせません。
そのツールとして、
弊社が「3分間KPT」と呼んでいるものがあります。
「KEEP（よかったこと）」
「PROBLEM（反省すること）」
「TRY（明日実践すること）」
を1～3行ずつ簡単に書くのです。
簡単なフレームワークですが、
効果は絶大です。
毎日、時間簿とKPTを書くことで改善が進んでいきます。
あわせて弊社が勧めているのは、
朝一番に前日の3分KPTと5分のプランニングをする習慣です。
この合計たった8分間で、
2時間の残業時間削減につながります。
この投資対効果は絶大です。
社員がこの効果を体得し始めれば、
改善施策は一気に進みます。
以上、時間簿とKPTをご紹介しました。
明日は、5つの改善施策について解説していこうと思います。
＼＼ 毎日朝、３分読むだけで
人生のベクトルがどんどん変わる！／／
行動、思考習慣に関する気づき、
事例や文献、パーソナルな出来事など
具体的な事例紹介はもちろん、
読者限定の特別な情報が
あなたのスマホに届きます。
ご登録はこちらから↓↓↓
