習慣化コンサルタントの古川です。
次のような悩みをお持ちの方にはお役にたてる内容だと思います。
「もうこれ以上受けられないのに仕事はどんどんやってくる」
「仕事がなかなか終わらず、残業続きだ」
「長く働いている割に成果が出ていない」
「仕事の効率が悪いのは分かっているけどどうしていいか分からない」
先月、「スピードハック」の著者、佐々木正悟さんとオーディオ対談をしました。
テーマは「仕事を最速で片づける習慣」です。
その対談の中で、佐々木さんの次の言葉が印象的でした。
「脳は距離はある程度正確に見積もれるけど、時間は正確に見積もれない」
私も思い当たる節があります。
１日の計画を立てた時に、予定通りの時間に終わらないことが多いのです。
そんな時は「自分の仕事の効率はなんて悪いのか？」と思っていましたが、
佐々木さん曰く、人は作業時間を本来より短く見積る傾向があるとのこと。
だからこそ、大切なのが、「作業時間の実算」を取る習慣。
家計簿ならぬ時間簿といってもいいでしょう。
しかし、すごく簡単な方法をご紹介します。
エクセルにまず朝一番、ＴＯＤＯリストこなすための１日のスケジュールをつくります。
開始時間、かかる予想時間を打ち込みます。
予定が完成したら実算をとるための項目です。
予定の横軸に３つ（実作業時間、本来の開始時間、終了時間）を空欄で作っておきます。
ちなみに実作業時間は（終了時間‐開始時間）で自動算出されるように設定しておきます。
これで簡単時間簿の完成です。
一見面倒くさそうですが、１日の予定を立てたら、あとは終了時間を入力しておくだけです。
終了時間は次の何か作業の開始時間になるので、終了時間にフォーカスするだけ。
ちなみに、お茶を１０分飲むのような作業もエクセルに追加していきます。
紙ベースだとどうしても面倒ですが、エクセルなら１行追加するだけ。
さて、この時間簿を創るメリットは５つあります。
１．実作業時間が明確になると、正確な１日のスケジュールが立てられる。
２．突発的に割り込まれる作業の傾向やタイミングが分かる。
（突発作業もどんどんエクセルで入力します）
３．無理なスケジュールを立てないので、できない自分への自己嫌悪感が減る。
４．１つ１つの作業に集中できる。
（１度に１つのことに高い集中力を発揮できる）
５．１週間分を振り返ると、減らすべき作業、効率化すべき作業を考えることができる。
お金の節約には、家計簿が一番、時間の節約には時間簿が一番。
結局、ここが本質です。
あとは、面倒くさくないようにするためにどうするか。
今回の方法を一度お試しくださいませ。
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