習慣化コンサルタントの古川です。
本日は行動習慣のメルマガで配信した
時間管理の習慣を書きます。
３つの習慣を紹介します。
これまでブログで部分的に紹介したことも入っています。
また、時間管理といっても範囲が広いので
仕事の時間を効率化することにテーマを絞って書きます。
１．最も重要なことから始める
「減らす技術」（ディスカバー２１）ではＭＩＴ（Most Important Task）
と言っていますが、最も重要なことを定義することが第一歩です。
まず、今年のＭＩＴ、今月のＭＩＴ、今日のＭＩＴを決めます。
その上で、真っ先に今日のＭＩＴに手を付けること。
私の経験ですが、昔非効率な時間の使い方をしていた時の行動パターンは、
朝一番まずメールを開く、そしてメールを見て、依頼をこなし返信する。
更に返信が来たら電話をして対応する。
これで午前中の時間があっという間に消費されていました。
当然残業して、夜中顧客向けの提案書を作成することになっていました。
私が改善したのは、出社して朝いちばんにメールを開きたい衝動を抑えること。
禁欲的に我慢し、９時に最も重要な仕事である提案書作成のために
ファイルを開いて５分をリミットに言葉尻を修正し始める。
すると、不思議と気持ちも乗ってきて２時間半で大方が仕上がります。
その後、メールを開いて午前中残り時間で一気に処理して、午後は外出する。
これで残業しないでも仕事が終わりました。
シンプルなことですが、「最も重要なことから始める」という原則を徹底できれば
時間は有効に使えます。
２．時間簿をつける
お金を節約するためにやるべきことは、家計簿をつけることです。
何にどれぐらいお金を使っているのか、絶対に必要なもの、
不要なものを見極めるためにも家計簿は欠かせません。
時間もまったく同じです。
「やりたいことが見つかる３つの習慣」でもご紹介しましたが、
私は２週間、１５分単位で時間を記録しました。
２週間分を整理すると一発で何をどう削減すればいいか分かります。
数字で見える化することのパワーは計り知れません。
とはいえ、時間を記録のするのは面倒くさいという方も多いと思います。
最近はスマホでいいアプリが登場しています。
たとえば、IPHONEアプリでTimenoteというアプリがあります。
これは便利です。
メールチェックや資料作成をする場合、開始ボタンを押すと時間の記録が始まります。
終了したらボタンを押すとタイマーが止まります。
カテゴリーをあらかじめ設定しておけば、自動的にグラフや表で
時間簿が示されることです。
便利な世の中になりました。
時間簿は一度やってみてください。
３．とにかく減らす
最後は、時間のダイエット。減らすことです。
時間簿を取ると分かりますが、無駄な時間は膨大にあります。
やりたくないこと、非効率なこと、自分がやらなくていいこと。
これをやめることです。
やめる、減らすのに一番にいいのが、時間制限を設けること。
仕事を始める時間、終わる時間を決めてストイックに守り続けてください。
仕事が終わった後には、予定を入れておくのもいいでしょう。
すると、タイムプレッシャーから減らすことが見えてきます。
スケジュールの贅肉を減らすには、自分を追い込むことも重要です。
何かご参考になることがあれば取り入れてみてください。
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