もうひとつ行きます。
Lesson 12 ミーティングを変更・キャンセルする
社内チャットツールやスマートフォンの普及によって、メールの文体は会話調に変化しています。簡潔に用件や気持ちを伝えるための効果的なフレーズやスキルを身につけて行きましょう。
Let's learn how to write e-mails in English together.
予定が重なったために日程を変更する。
前半と後半に分けてメールを見て行きましょう。
今日のテーマはミーティングを変更、キャンセルするです。今日の前半は予定が重なったために日程を変更するメールです。
チナツは、予定していなかった海外からの来訪者があるため、ミーティングを延期する必要が出てきました。そこで、メキシコ支社のカルロスにメールをします。
Point to check
「できる限りそちらの都合に合わせる」 ということを千夏は、どのように伝えていますか?
Subject: Request for rescheduling the meeting.
Hi Carlos
Sorry for the short notice, but we need to postpone the marketing meeting scheduled for Wednesday, April, the 17th.
We've encountered a scheduling conflict with an unexpected visitor from abroad. We'd like to propose rescheduling it for the following week beginning Monday, April, the 22nd.
Please let us know your preferred time slots. We'll do our best to accommodate your schedule.
Many thanks,
Chinatsu
変更理由を簡潔述べたメールですね。ではメールを見て行きましょう。
Request for rescheduling the meeting
まず件名です。reschedulingの re- は「再び」という意味ですから、日程の再調整、となります。日程を変更して仕切り直しするときに使われます。
Hi Carlos
このように親しく呼びかけています。相手との関係次第ですが、ふだんやりとりしている相手なら、Dearよりも親しみのある Hi のほうが一般的です。
Sorry for the short notice, but we need to postpone the marketing meeting scheduled for Wednesday, April 17.
Sorry for the short noticeは直前に何かを知らせるときの決まり文句です。「急で申し訳ありませんが」というときに使える便利なフレーズです。
We've encountered a scheduling conflict with an unexpected visitor from abroad.
予定が重なることをconflictという単語で表しています。
そして今回のポイントの英文はこちらです。
Please let us know your preferred time slots. We'll do our best to accommodate your schedule.
こちらの都合で延期となったので、まずは相手の希望を聞き、なるべく合わせる。といっています。
Many thanks.
最後はMany thanksと結んでいますが、何かをお願いする時に「よろしく」と言う意味でよく使われます。
全体として申し訳ない気持ちを示しながら、相手の都合に合わせようとする姿勢が伝わるメールに仕上がっていますね。
今度はカルロスがチナツに返信します。カルロスはその週は都合が悪く、別の日程を提案してきました。メールの中に次の日本語に相当する英文があります。みなさんならどのように表現しますか考えてみましょう。
再来週はどうですか？
How about the week after next?
「再来週」はweek after nextといいます。
この他にこんな表現をすることできます。
How about the week following next?
the week following nextも「再来週」という意味のフレーズです。
それは返信メールを見ていきましょう。
Hi Chinatsu
No problem.
I completely understand the situation. I'm afraid the following week won't work for me due to a per-scheduled business trip to Geneva.
How about the week after next?
Tuesday, April the 30th or Thursday, May the 2nd will work well for me.
Best regards,
Carlos
延期に対して理解を示しながら、候補日を簡潔に提示していますね。 per-scheduled business tripは「すでに予定されている出張」となります。per-scheduledはすでに予定が入っていることを知らせるときに便利な言い方です。
ここまでは予定が重なったために日程を変更するメールを見てきました。
ここからはミーティングをキャンセルするメールを見て行きましょう。チナツはニューヨーク支社のアンドリューから個人的な事情でミーティングの参加をキャンセルせざるを得ないというメールをもらいます。
今回のポイントはこちら。
相手に理解を求める一言をどのように表現していますか？
ではこのメールを見て行きましょう。
Subject: Meeting cancellation.
Dear Chinatsu
I apologize for the last minute notice, but regrettably, I need to cancel our meeting scheduled for tomorrow due to a private matter that has unexpectedly come up.
At this moment, I'm unable to propose alternative dates. It may take a few days, but I'll notify you as soon as things are settled.
Thank you for your understanding and patience during this time.
Regards
Andrew
申し訳ないという気持ちが伝わってくるメールですね。
Shibata: When do you use the phrase, the last minute notice?
Jenny: It's used when informing something right before it happens. So, you don't wan to overuse it.
Shibata: Right. Yeah, such situations sometimes arise in the workplace.
the last minute noticeは「最後の瞬間の告知」ということで、直前に何かを知らせるときのいい方です。
次にキャンセルの理由が述べられています。予期せぬことが起こったということがhas unexpectedly come upと表現されています。 続いて数日かかるかもしれないと目処を示しています。
そして今回のポイントです。
相手の理解を求めるひとことはどのように表現しているでしょうか？
Thank you for your understanding and patience during this time.
ご理解の程、よろしくお願いします、ということですね。
patienceは「忍耐・辛抱」ですね。何らかの理由で相手を予定以上に待たせる時に使えるフレーズです。
今度は事情を知った千夏がさっそくアンドリューに返信します。突然私用が入ってしまったため、ミーティングをキャンセルさせてください、というメールに対して、相手を気遣う一言を入れようとしています。
早く事態が落ち着くことを願っています
という場合は、こんなふうに言うことができます。
I hope things settle down for you soon.
thingsは物事全般を指しています。settle downは「解決する」という意味です。この他にどんな表現があるでしょうか？
Shibata: What are some other ways to express that?
Jenny: Well, using "calm down", you could also say, "I hope things calm down for you before long".
Shibata: Sounds like there are fewer problems.
calm downは「落ち着く」、before longは「そのうち・やがて」という意味のフレーズです。それは返信メールを見て行きましょう
Dear Andrew,
No problem at all.
I sincerely hope that the matter isn't too serious. Please take the time you need. Your well-being and peace of mind are most important. I hope things settle down for you soon.
Wishing you all the best.
Chinatsu
相手に寄り添ったメールですね。メール全体に相手に対する思いやりが感じられます。このようなときはパーソナルタッチをたっぷりみましょう。今日のテーマはミーティングを変更、キャンセルするでした。
それではここでミーティングの日程変更やキャンセルをする時に使える表現を練習しましょう
会議を後日に延期できますか？
Is it possible to push the meeting to a later date?
議題が大幅に変更されたため、会議を中止することに決定しました。
We've decided to cancel the meeting as the agenda has changed significantly.
残念ですが、ミーティングを後日に延期する必要があります。
Unfortunately, we need to shift the meeting to a later date.
ミーティングの日程変更やキャンセルをするときは、これらのフレーズを使ってみてください。