どんな仕事にも決定事項とToDo（やるべきこと）が常に発生し続けます。メンバーの動きも含め、業務全体を把握するためには、作業を一覧で管理できる定型のフォーマットの作成が係長などでは不可欠でしょう。
具体的には、依頼人、依頼日、その内容と補助的な情報、さらにいつまでに解決すべきか、結果を報告する相手といった項目を列で区分した「ToDoリスト」を作ります。記入のルールをつくっておけば、新しく発生する案件も、決められた通りに入力するだけでいいので、やるべきことを整理する負荷を軽減できます。
そして自分だけでなく、チームの「ToDoリスト」を可視化し、全員で共有するとよいでしょう。