スタートアップのためのパソコン入門 -16ページ目

スタートアップのためのパソコン入門

誰も教えてくれないパソコンの使い方 SmartPC21

 

作業途中のファイルは、時々コピーを取ってミスに備えていますか?

 

重要なファイルは、思わぬ事故に備えてコピーを取ってありますか?

 

パソコンは思わぬ時に故障して、パソコンの中に入れてあった大切なファイルが使えなくなったりするものです。

(-_-;)

 

壊れたパソコンからファイルを回収(サルベージ)してくれるサービスもありますが、高度な技術を要するので、とても高価です。しかも、必ずファイルを復元できるという訳でもありません。

 

毎日ファイルのバックアップを取っておけば、誤って消してしまったファイルも取り戻せるし、万が一パソコンが故障しても、バックアップからファイルを取り出して、他のパソコンで作業することができます。

 

最も簡単で頼りになるバックアップは、Backblze( https://www.backblaze.com/ja_JP/cloud-backup.html )です。

 

普段は自分で何をする必要がなく、自動的にバックアップが作成されます。

 

およそ1時間に1回、パソコン上の新しいファイルをクラウド上のサーバーに自動的にアップロードしてバックアップを作成します。

 

例えば、ファイルを誤って消してしまった場合などは、Webブラウザーを使って、バックアップされたファイルをダウンロードして復元することができます。

 

 

パソコンが壊れてしまったような場合は、バックアップを丸ごと、USBメモリー(最大128GB)またはUSBハードディスク(最大4TB)に入れて宅急便で送ってもらうことができます。

 

バックアップはパソコンがある場所からは遠く離れたクラウド上のサーバーに保管されているので、火事や洪水などの自然災害でパソコンがダメになってしまっても、同じ場所にある訳ではないので、バックアップは影響を受けません。

 

※2018年8月時点での情報です。

 

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連絡はもっぱら電話で!という人なら、名刺管理アプリから電話をすれば、連絡先データ管理は特に必要ないかもしれません。(笑)

 

メールやSMS(ショートメッセージ)も、連絡先にタッチするだけで送れます。

 

電話しか使わないという人は、ここまでですが、、、

 

パソコンでは、メールの画面を中心に連絡先データ管理ができると便利です。

 

パソコンでの連絡先データ管理には、メールソフトやWindowsに付属した連絡先アプリではなく、CRM(顧客管理)システムを使いましょう。

 

メールソフトやWindowsに付属した連絡先アプリは、昔の住所録のようなものですが、、、

 

CRM(顧客管理)を使うと、相手とのやり取りを記録することができます。

 

例えば、メールの履歴、打合せなどの予定、作業や課題、取引の進捗状況なども記録できます。

 

特にメールは自動的に履歴を取ってくれます。さらに、相手との電話の通話履歴も自動的に記録してくれるものもあります。

 

もちろん、スマホで使うアプリも用意されています。

 

ここでは、GmailやG Suiteを中心に使いやすいCRM(顧客管理)を紹介します。

 

Copper( https://www.copper.com/ )は、GmailやG Suiteと一番相性が良くて使いやすく定評のあるCRM(顧客管理)です。

Customers

https://www.copper.com/customers

 

以前はProsperWorksという名前でした。サービスの利用料は月額19US$からです。残念ながら、まだメニューが日本語化されていません。

 

HubSpot( https://www.hubspot.jp/ )も、GmailやG Suiteと相性が良く大変評判の良いCRM(顧客管理)です。最近日本語化されました。CRMの基本的な機能は無料で利用できます。電話の発信機能もあるので、発信履歴も自動的に記録できます。

 

Streak( https://www.streak.com/ )は、Gmailに統合されたCRM(顧客管理)です。基本的な機能は無料で使えますが、まだメニューが日本語化されていません。

 

日本ではビジネスでも年賀状を送る習慣があるので、葉書の宛名印刷機能は重要ですが、一般的なCRM(顧客管理)には葉書の宛名印刷機能はありません。

 

葉書の宛名印刷を行う時は、連絡先をCSVファイルにダウンロードして、例えば、年賀状印刷ソフトを使用して印刷します。

※2018年8月時点での情報です。

 

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名刺もデジタル化しましょう!

 

もらった名刺は、すぐに名刺管理アプリの Eight( https://8card.net/ )や myBridge( https://jp.mybridge.com/home )で読み取っておくと便利。

 

いつでもどこでもスマホですぐに見ることができるし、名刺管理アプリから電話やメールができます。

 

パソコンでは見るだけでなく、会社名や名前、住所をまとめて表計算ソフトにダウンロードしたり、宛名印刷に使うことができます。

 

なかには、名刺管理アプリは使わず、ScanSnap( https://amzn.to/2BatoPY )でスキャンした名刺はすべてEvernote( https://evernote.com/intl/jp/ )に放り込んで、他の資料と同じように扱うという強者もいます。

 

 

※2018年8月時点での情報です。

 

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