生産現場や物流現場と比べて事務部門のムダは目に見えにくいところがあります。
確かに机の上や引き出しの中のものの置き方、キャビネットの資料の置き方などで取り置きや移動のムダがあることまでは分かります。これらのムダはすぐ直すことができるのは他の現場と同じです。
それよりも大きなものが仕事の流れの組み立て方、アイデアや分析などの方法の適・不適、他の人との連携などいろいろな目に見えない要因でムダが生じています。
これらは経験でしか能率を上げることができないのでしょうか？
目に見えないものにも定置とか定場所という考えを取り入れてみたら〃でしょう。なれてきた人はこの時はこういった方法、こういった仕事の流れというのを頭の中の定場所にしまってすぐ撮り出せる用にしているのです。
これを最初は手間がかかるのですが仕事の記録帳のようなものに記していきます。時間も記録しておきます。いいアイデアが出てきたときはドン亜発想法をしたか、協働作業の時はどんな関係を持ちながらやったのかなどです。
もう一つは仕事の棚卸です。毎日の仕事をすべて記録します。それだけでもいかに不連続な仕事のやり方であるか、余分な時間もあるでしょう。それらが分かります。
目に見えないムダは記録を残すところから改善が始まります。
今日のキーワード
“事務も仕事の記録でムダを見つける”