よく改善チームや部署ミーティングが時間外に開催されているのをみかけます。
時間外に開催するのは理由があります。全員そろってやれるのは時間外しかないということです。はたしてそれは本当なんでしょうか。
8時間の拘束時間があるとします。その中で10分、15分の時間が捻出できないのでしょうか。480分の１０、480分の１５すなわち２％、３％の時間です。
ここには固定観念や定時観念の存在があります。定時内にやるべきことをこなす。定時内はしっかり時間通り働くなどという生真面目な発想です。
よく考えてみれば時間内に仕上げられるということは時間内で5分早く終えられる、10分早く完了できる可能性はあるのでないでしょうか。むしろそれくらいは絶対と言っていいくらいできるはずです。時間配分というやり方があります。定時までに仕上げるにはこれくらいのペースでいくらづつやっていくと丁度いいと配分します。そして進捗が早すぎると手を止めます。遅いと感じれば少し早めます。そして定時に仕上げます。これを普通のペースでやっていけばどうでしょう。終わりは多分、早く終了するのでないでしょうか。
時間外にミーティングを開催するということは通常業務に支障をきたさないという発想でいかにも都合がよさそうですが、参加者からすればOFFの時間を切り売りすることになり少なからず負担感があるのでないでしょうか。また、時間を作り出す工夫をしていないということもあります。さらに、仕上げる量が日々変化しているにもかかわらず定時定時ということの不思議さがあります。
普通のペースでやって早く終わるのであれば早く終わる。そして余った時間を能力アップの学習時間にあてる、改善のための研究にあてるという方が未来実現には有効でないでしょうか。また、一人一人のスケジューリングノウハウも向上すると思われます。
余談ですが、とある事業所では8時間雇用の方と昼からだけのパートさんとの混在部署があります。いつも1日の始まりは朝ときめ朝礼を行っていました。たまたまパートさんにも勉強会の場をということで参加していただき時間を工夫する話も出ました。あるパートさんが8時間雇用の方は朝礼をやっているのだということがわかりました。職場に帰って「朝礼を昼礼にしていただけないでしょうか」と提案しました。
いうまでもなくすぐ採用されました。さらに余録として終了時間も今までより早くなり勉強会や新しい仕事の受け入れを検討しているとのことです。
時間内の工夫が改善活動の原点になります。
まず、時間を工夫する、そして改善につなげる考えが大切でしょう。
今日のキーワード
“改善活動は時間内にみんなで行う”