そこで諮る案件だったり、
議論するテーマに関する資料を作ります。
それは、その会議で決定したい事業計画だったり、
関係部局で議論したい事案の論点ペーパーだったり。
それは、その会議で決定したい事業計画だったり、
関係部局で議論したい事案の論点ペーパーだったり。
その時に、一緒に作るのが読み原稿。
もちろん私が自分で説明する時には必要ありませんが、
上席、特に、部局を代表して幹部に説明してもらう時には
一部の例外を除いて、作成することが多いと思います。
（民間企業では、あまり無い習慣でしょうか？？）
（民間企業では、あまり無い習慣でしょうか？？）
この、幹部のための読み原稿、
私が作成する時に
気にしていることがあります。
それは、説明する人の
声と息づかいです。
私は、原稿を書きながら、途中何度も
頭の中で、説明する幹部の声で
原稿の文章を音声にして再生します。
「今回の事業では･･･・・・といった目的で・・・・・・」
「これらの課題については・・・・・・という方針で・・・・・・」
こんな風に、
頭の中で原稿を読む本人の声で
読み上げられている様子を想像します。
「今回の事業では･･･・・・といった目的で・・・・・・」
「これらの課題については・・・・・・という方針で・・・・・・」
こんな風に、
頭の中で原稿を読む本人の声で
読み上げられている様子を想像します。
そうすると、
◯◯さん（説明する幹部）は、
こういう言葉遣いだと違和感があるな、
とか
このくらいの長さならひと息で言い切ってくれるな、
とか
ここではきっと「えー」って挿むな～
とか、
よく分かります。
そして、
すんなり読んでもらえそうにないところ、
ロジックや順序がおかしいところなど、
問題があれば気づいて、修正ができます。
もちろん、読み原稿そのものは、
そもそも説明してもらう資料との関係で
説明する箇所や順番などが
ちゃんと整っていることが大原則ですが、
ポンチ絵など、書き言葉の資料に対して、
説明するときは一部話し言葉にしたり、
資料では頻出の体言止めも読み原稿では使えなかったり、
といった、読んでもらうことを前提とした調整はもちろん、
最後の最後は、
やはり読んでもらって違和感が無いかどうか。
これって、元々は
市長の特命のプロジェクトに携わったときに、
当時の上司が、
市長の読み原稿や議会答弁は
市長の声を想像しながら書くんだよ。
だから、
市長の読み原稿や議会答弁を書く機会の多い私たちのチームは、
下っ端までみんな、市長へのレクに同席して、
市長がどんな声で、どんな想いで話すのか
よく聴いておくべきなんだ。
そう言って、
通常は管理職や係長より上席の人しか入らない
市長へのレクの席に、
私たち下っ端もよく連れて行ってくれました。
それ以来、市長に限らず、
読み原稿を作らせていただく際には、
それを読む人の声や息づかいを想像して、
原稿を書くようにしています。
そのことによって、
目に見えて原稿の質が上がってるかというと、
そこはなかなか証明しづらいところですが、
自分としてはとても書きやすくなったなって
思っています。
皆さんは、このような読み原稿であったり、
上司に使ってもらう資料を作るときに、
どんなところに気をつけて作るようにしていますか？
とか
このくらいの長さならひと息で言い切ってくれるな、
とか
ここではきっと「えー」って挿むな～
とか、
よく分かります。
そして、
すんなり読んでもらえそうにないところ、
ロジックや順序がおかしいところなど、
問題があれば気づいて、修正ができます。
もちろん、読み原稿そのものは、
そもそも説明してもらう資料との関係で
説明する箇所や順番などが
ちゃんと整っていることが大原則ですが、
ポンチ絵など、書き言葉の資料に対して、
説明するときは一部話し言葉にしたり、
資料では頻出の体言止めも読み原稿では使えなかったり、
といった、読んでもらうことを前提とした調整はもちろん、
最後の最後は、
やはり読んでもらって違和感が無いかどうか。
これって、元々は
市長の特命のプロジェクトに携わったときに、
当時の上司が、
市長の読み原稿や議会答弁は
市長の声を想像しながら書くんだよ。
だから、
市長の読み原稿や議会答弁を書く機会の多い私たちのチームは、
下っ端までみんな、市長へのレクに同席して、
市長がどんな声で、どんな想いで話すのか
よく聴いておくべきなんだ。
そう言って、
通常は管理職や係長より上席の人しか入らない
市長へのレクの席に、
私たち下っ端もよく連れて行ってくれました。
それ以来、市長に限らず、
読み原稿を作らせていただく際には、
それを読む人の声や息づかいを想像して、
原稿を書くようにしています。
そのことによって、
目に見えて原稿の質が上がってるかというと、
そこはなかなか証明しづらいところですが、
自分としてはとても書きやすくなったなって
思っています。
皆さんは、このような読み原稿であったり、
上司に使ってもらう資料を作るときに、
どんなところに気をつけて作るようにしていますか？