スマホにとってGoogleドライブは、情報管理と整理のツールとしての利用を可能にしてくれる重要なアプリです。
スマホは、電話やメール、インターネット閲覧やカメラ、キャッシュレスなどのコミュニケーションや情報収集などの使い方が主となりがちですが、Googleドライブの利用によって、様々なデータの保存処理が可能となりパソコン同様のデータ処理が行なえ、かつ、場所を問わずアクセスできる貴重な情報管理ツールとなります。
このため、PCで編集したファイルを外出先でも編集ができ、他者との情報の共有も可能になります。
当記事では、あらゆるデータを扱え、編集保存ができるスマホでのGoogleドライブの利用方法をご紹介します。
なお、記事を分割した関係で今回は後編となります。
前編（「Googleドライブの使い方④｜Androidスマホの使い方（前編））に引き続きご覧願います。
前編の記事構成は以下の内容でした。
Ⅰ．スマホにとってのGoogleドライブの利用価値
1．Googleドライブとは
2．スマホがGoogle ドライブを使ってできること
3．スマホでGoogleドライブを使うメリット
Ⅱ．スマホのGoogleドライブ利用に必要な準備と基礎知識
1．Googleドライブアプリとアカウント取得が必要
２．Googleドライブ利用に欠かせないスマホのファイル管理アプリ「Files」の基礎知識
3．スマホでのGoogleドライブの開き方
4．Google ドライブのスタート（初期）画面の見方と各アイコンの機能説明
5.「バックアップ」「同期」「アップロード」「ダウンロード」の用語説明
6．目的のファイルを見つける方法
Ⅲ．スマホでのGoogleドライブの使い方
以下、スマホでのGoogleドライブを使いこなす上で必要なGoogleドライブの基本的な使い方をご紹介します。
1．Googleドライブにフォルダを新規に作成する方法「+新規」
ファイルを整理するためにGoogle ドライブ上に新規にフォルダを作成することができます。
◎新規にフォルダを作成する手順
フォルダを新規に作成追加する手順は以下の通りです。
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
スマホのホーム画面にあるGoogleドライブの「」アイコンをクリックします。
step2. 右下の追加アイコン「＋」をクリックする
step3. 「フォルダ」アイコンをクリックする
step4. 任意のフォルダ名を入力し、「作成」をクリックする
以上で新しいフォルダが作成されます。
2．ファイルやフォルダを別のフォルダに移動させる方法
Googleドライブ上にあるファイルやフォルダは、ドライブ上の他のフォルダーに移動させることができます。
なお、この移動は、新規にGoogleドライブにファイル等を作成したり、新規にアップロードにファイル等を追加保存することでないため、追加の「＋新規」アイコンは使いません。
◎ファイルを別のフォルダに移動させる手順
Googleドライブ内でファイルやフォルダを別のフォルダへ移動させる手順は以下の通りです。
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
スマホのホーム画面にあるGoogleドライブの「」アイコンをクリックします。
step2. 移動させたいファイルやフォルダの右横にあるその他アイコン「三」をクリックする
step3. メニューにある「移動」をクリックする
step4. 「移動先を選択」画面の中で移動先となるフォルダをクリックする
step5. 移動先となるフォルダが表示されるので、ここで良ければ下にある「移動」をクリックする
step6. 以上で移動が完了。移動先にしたフォルダを開いて確認する。
なお、移動するには、移動する権限が必要です。
権限がない場合は、移動されず、移動先フォルダにはショートカットのみが作成されます。
3．Googleドライブへファイルをアップロードする方法「+新規」
スマホに保存したファイルや、アプリで作成したファイル或いはネットから取込んだファイル等を端末からGoogleドライブにアップロードすることができます。
なお、ファイルには、画像や動画、文書、PDF等あらゆるファイルを含みます。
大切なファイルをクラウド上にアップロードしておけば、パソコン等からもアクセスでき、スマホに故障が生じた場合でも、データ移行でデータの復帰が可能となります。
つまり、アップロード＝クラウドストレージへのバックアップということにもなります。
なお、WordやExcel、PowerPointアプリで作成されたファイルについては、互換性が高いのでGoogleドライブにアップロードして開くと、Googleドライブ上ではGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドアプリのファイルに変換しますが、若干フォント等に違いが生じることもあります。
従って、気になる場合は、Googleドライブでは開かずに、パソコン等で開いて作業することをオススメします。
１）スマホのデータをGoogleドライブにアップロードする手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
スマホのホーム画面にあるGoogleドライブの「」アイコンをクリックします。
step2. 画面右下の追加アイコン「+新規」をクリックする step3. 「アップロード」をクリックする
step４. 最近使用したスマホ内のファイル一覧が表示されるので、目的のファイルがあればクリック、無ければ、画面左上メニューアイコン「三」をクリックし表示されるメニューのファイルの種類や保存先からファイルを選択してクリックする
step5. Google ドライブへのアップロードが開始される step6. アップロードしたファイルが「マイドライブ」フォルダにリストされる
以上で、アップロードしたファイルが、Googleドライブの「マイドライブ」にファイルが表示（保存）されます。
なお、Google ドライブのアップロードは、初期状態ではWi-Fi接続時にのみアップロードできる設定になっています。
Wi-Fi接続していない時にアップロードする場合は設定変更が必要となります。
2）「アップロード」は「自動バックアップ」とは異なる
Android スマホは、スマホにGoogle アカウントを設定した際に「自動バックアップ」を設定することができます。
しかし、この「自動バックアップ」は、あらかじめ設定されたタイミングで、万一の際のデータ移行に必要なアプリのデータや写真、動画、通話履歴、連絡先、設定、SMS メッセージなどを 「Google アカウント」に紐付いた「復元ポイント」というバックアップファイルを作成し別のメディアにコピーして保存しておくというものです。
これにより、システムの不具合などで大切なデータが消えてしまわないようにできる措置です。
従って、自動バックアップによるデータはGoogleドライブにバックアップされるわけではないので、Googleドライブにデータを保存したい場合は、あくまでも、ファイル毎、あるいはまとめてアップロードすることが必要となります。
3）「自動バックアップ」を設定する手順
step1. スマホの「設定」アプリを開く
step2. [Google] を選択する
step3. [バックアップ] を選択する
step4. [Google ドライブへのバックアップ] をオンにする
なお、自動バックアップしたデータの状況を確認する手順は次のとおりです。
step1. スマホのホームにある「設定」アプリを開く
step2. [Google] にタップし、次に[バックアップ] をタップする
step3. [バックアップの詳細] で、どのデータがバックアップされているかの状況が確認できる
4．Googleドライブのファイルを端末にダウンロードする方法
Googleドライブにあるファイルやフォルダはスマホにダウンロードできます。
1）ダウンロードの手順
Googleドライブ上にあるファイルをスマホにダウンロードする場合は、Googleドライブ上の当該ファイルにアクセスし「︙」アイコンで表示されるメニューから「ダウンロード」を選んでダウンロードさせます。
なお、ダウンロードしたファイルは、「ダウンロード」フォルダに保存されます。
◎Googleドライブのファイルをスマホにダウンロードする手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
step2. ファイル名の右にある「︙」アイコンをクリックする
ダウンロードするファイルは、表示された画面に無ければ、下段にある「ホーム」「スター付き」「共有中」「ファイル」を開いて目的のファイルを見つけ、そのファイル名の右端にある「︙」アイコンをクリックします。
step3. メニューの中の[ダウンロード] をクリックする
なお、ダウンロードしたファイルは、スマホ本体の [ダウンロード] フォルダから確認できます。
2）ダウンロードしたファイルの保存先を確認する方法
このフォルダは、多くのAndroid端末にあらかじめインストールされている「Files by Google」など、各種ファイル管理アプリで確認できます。
◎ダウンロードしたファイルの保存先確認手順
step1. Files by Googleを起動する
step2. 「ダウンロード」をタップする
step３．日付順にダウンロードしたファイルが表示されるので、一覧から保存したファイルが確認できる
5．Googleドライブで文書等のファイルを作成・編集する方法「+新規」
Googleドライブでは文書や計算表などが作成できる無料のアプリが用意されており、これらのアプリを使って文書や計算表、あるいはプレゼンテーション資料などを作成したり編集したりして保存できます。
あるいは、これらのアプリは、MicrosoftのWordやExcelなどとの互換性が高く、パソコンやスマホなどでは自動的に変換されWordやExcelなどの慣れたアプリで利用することができます。
このため、Googleドライブで編集可能な状況があることは、あらゆる端末からアクセスできるGoogleドライブでは、これら情報の共同編集や管理の場として使えることになります。
従って、これらのことを勘案してGoogleドライブの文書編集機能の使い方を習得することが、Googleドライブを使いこなす上で重要な事になります。
1）Googleドライブ上で利用できる文書等の作成編集可能アプリには
Googleドライブでは、①文書作成ツールとして「Google ドキュメント」アプリ、②計算表作成ツールとして 「Google スプレッドシート」アプリ、③プレゼンテーション資料作成ツールとして「Google スライド」アプリが用意されています。
これらのアプリはGoogleドライブの「＋新規」アイコンの下に配置されています。
これらのアプリを使ってGoogle ドライブ上で作成されたのファイルは、Googleドライブ上で編集したり、他のユーザーと共有したり、共同編集したりすることができます。
◎Googleドライブで用意されている文書等の作成編集アプリ
| アプリ名 | アプリの機能 |
| Googleドキュメント | Wordと互換性がある文書作成＆編集ソフト |
| Googleスプレッドシート | Excelと互換性がある計算表の作成＆編集ソフト |
| Googleスライド | PowerPointと互換性があるプレゼン資料の作成＆編集ソフト |
◎重要：これらアプリには、単独で管理できるアプリがあります。
以上のアプリは、Googleドライブを開いて所与の手順でアプリを利用する必要がありますが、実は、以下のように単独でアプリを利用できる単独アプリがあります。
単独で利用できるアプリをスマホにインストールすれば、ファイルがそれぞれのファイル形式でまとまっているので大変、編集がしやすくなる上、よりきめ細かいツールが用意されているので使い勝手が良くなります。
従って、スマホでGoogleドライブの編集アプリを多用する場合は、これらのアプリを利用することをおすすめします。
| Googleドライブ上にあるアプリ | 単独で存在するアプリ |
| Googleドキュメントアイコン | Googleドキュメントアプリ |
| Googleスプレッドシートアイコン | Googleスプレッドシートアプリ |
| Googleスライドアプリアイコン | Googleスライドアプリ |
以上でドキュメント（文書）が作成され保存されます。
◎補足：スマホでの作成に役立つ方法は、以下の記事をご参考に願います。
| Googleドキュメント | 「Googleドキュメントの音声入力をスマホで行う方法」 |
| Googleスプレッドシート | 「スマホ初心者のためのスプレッドシートの使い方」 |
| Googleスライド | 「スマホでGoogleスライドを利用する際の基本的操作」 |
2）これらのアプリはOfficeのWordやExcelなどの類似アプリと互換性が高い
これらのアプリは、MicrosoftOfficeのWordやExcelなどとの互換性が極めて高く、パソコンで作成したWordやExcelなどのファイルをGoogleドライブにアップロードすれば全て自動的にGoogleドライブのGoogleドキュメントやGoogleスプレッドなどの形式に変換されます。
但し、文書や表によっては、Googleドライブにアップロードして開くと、若干フォント等に違いが生じることもあります。
気になる場合は、Googleドライブでは開かずに、パソコン等で開いて作業することをオススメします。
また、Googleドラブからパソコンなどの端末にダウンロードされても端末側のアプリであるWordやExcel形式に自動で変換されます。
従って、パソコン等が手元になく、スマホから直接Googleドライブで文書等の作成や編集する必要ある場合はやむを得ませんが、手元にパソコンがある場合は、パソコンでGoogleドライブを開いて慣れたワード等で作成編集されることをおすすめします。（データを端末に移して編集等を行なえば慣れたアプリで作成編集が可能となります。）
3）これらアプリを使った各種ファイルの作成方法
これらのアプリを使ってGoogleドライブ上で文書ファイル等を新規で作成、編集する方法をご紹介します。
なお、これらのアプリを使って作成や編集する際には、入力が即登録となるので、作成や編集を途中でやめた場合は、正式にファイルとして登録するかどうかを判断して処理する事が必要であることに留意する必要があります。
つまり、これらのアプリで作成や編集を行なうと、入力と同時に変更が都度自動で保存される仕組みになっているため、途中で入力を打ち切ると、そのままファイルとして保存されるので、入力途中でやめた場合、保存する必要が無い場合は削除するなどの注意が必要です。
さもなければ、入力途中の不要なファイルが溜まる一方になりかねません、 また、保存する際は、ファイル名をきちんとつけておかないと名無しのファイルが多数発生していくことになるので注意が必要です。
なお、これらアプリを使ってGoogleドライブで文書等を新規に作成または既存文書等を編集する場合は、以下の通り、新規に作成する場合は「＋新規」から入る必要がありますが、既存文書等を編集する場合は、既存文書等のファイルに直接アクセスして編集を行なうことになります。
（1）新規に各種ファイルを作成する場合の手順
新規に文書等を作成する場合は、以下の通り、「＋新規」アイコンから作業を行ないます。
◎新規各種ファイルの作成手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする step2. 画面右下の新規アイコン「＋新規」をクリックする
step3. 作成したいファイルの種類（Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド）を選択する
step4. それぞれのアプリ画面の上部にある各種ツールを使って文書等のファイルを作成する
各アプリのフォームと各種ツール配置
| Googleドキュメント | Googleスプレッドシート | Googleスライド |
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step5. 作成が終われば右上の『︙』をクリックして「無題のドキュメント」をファイル名に変更し「ＯＫ」をクリックする
step6. 作成が終わり保存する場合は左上の「レ」点又は「×」をクリックする
step7. 保存が終わればGoogleドライブの「ホーム」リストトップに表示される
step8. 作成したドキュメントが「マイドライブ」に表示されるので、右端の『︙』をタップし「名前を変更」クリックしドキュメント名を変更する
（2）既存のファイルを編集する場合の手順
既存ファイルを編集する場合は、既存のファイルに直接アクセスして以下の手順手順で行います。（Androidスマホの場合）
◎既存ファイルの編集手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
step2. 編集するファイルをクリックする
step3. Googleドキュメントの場合は、右下の編集アイコン（鉛筆マーク）をクリック、その他のアプリファイルは、そのまま編集に入る
step4. 画面上のツールを使って文書等を編集する step5. 編集が完了したら、左上の完了アイコン（×）をタップする
6．Googleドライブのスキャン機能を使って書類や画像をPDF化する方法「+新規」
Google ドライブアプリには、スキャン機能が備わっており、書類や画像などをAndroidスマホのカメラでスキャンしてPDFファイルとしてGoogle ドライブに保存することができます。
スキャンした文書や画像はどの端末からでもアクセスできます。
1）Androidスマホのカメラを使ったPDF化手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする step2. 画面右下の新規アイコン「＋新規」をクリックする
step3. [スキャン] をタップする
step4. カメラが起動するので、書類を撮影する
カメラでの撮影と違って、傾きを修正したり複数ページを1つのPDFファイルに保存することができます。
色の指定や回転、切り抜きの編集画面が表示されるので、必要な操作を行います。 ここでは切り抜きアイコンをタップして傾きを調整してみました。
step5. 完了アイコン（チェックマーク）をタップする
step6. [保存] をタップする
step7. 保存先の [フォルダ] を選択して [保存] をタップする 以上でスマホカメラでスキャンした紙資料などがPDFファイルとして Google ドライブに保存されました。
2）PDFのタイトル記入及び変更手順
右端の『︙』をタップし「名前を変更」で名前をつけたり変更ができます。
終了したら「完了」ボタンを押して保存先を指定します。
なお、複数ページを1つのファイルに保存したい場合は、Google ドライブへの保存の前に
をタップすると次の撮影を行えます。
7．よく使うファイルにスター印をつける方法
使う頻度の高いファイルやフォルダには、素早くアクセスできるためのスター印「☆」を付けることができます。
スター印を付けたファイルやフォルダは、[スター付き] 画面に表示されるようになります。
◎スターを付ける方法手順（Androidスマホの場合）
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
step2. ファイル名もしくはフォルダ名の右にあるその他アイコン（︙）をタップする
step3. [スターを追加] をタップする
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8．Google ドライブのファイルを家族等他者と共有する方法
Google ドライブに保存しているファイルやフォルダは、特定の個人やグループ、不特定多数他者と共有することができます。
従って、家族などで共有したいアルバムや書類があれば、Google ドライブに保存することで共有が可能になり、どこにいても利用できるようにできます。
1）共有の設定方法（内容）
Googleドライブにあるファイルやフォルダの共有設定は、特定の個人またはグループに対しファイルやフォルダを特定して共有する相手のファイルへの関わり度合い（権限幅）を設けることができます。
つまり、共有設定は、以下の項目で設定することになります。
①他者との共有方法には、特定の他者（個人またはグループ）を追加する方法とリンクを共有する方法があります。
②共有できるデータは、ファイル単位やそれらを含むフォルダ単位で共有設定します。
③また、関わり度合い（権限幅）については、共有する人の権限を「編集者」「コメント可」「閲覧者」の３段階で設定できます。
④他者またはグループとの共有の設定方法には、個別に追加設定していく方法と、ファイルやフォルダのURLを通知して共有に参加できるようにする方法が選択できます。
※GoogleドライブにあるファイルやフォルダにはそれぞれURLがついているので、このURLを共有したい相手に通知して相手にアクセス許可を与えて共有する方法です。 以上を表にすると下表のようになります。
| 共有設定項目 | 設定内容（何を設定するか） |
| 誰に | 個人（メールアドレス）又はグループ（Googleグループメールアドレス）を指定する |
| 何を | 共有するファイルまたはフォルダを一つ一つ指定する |
| どの程度 | 関わり度合い（権限の幅）として「閲覧するだけ」、「閲覧とコメントが可能」、「編集が可能」の３段階から選択する |
| 共有の方法 | 「特定の他者（個人またはグループ）を追加する」方法と「リンクを共有する※」方法があり、追加方式が一般的と言えます。 |
※「リンクを共有」は、リンク先URLを知る人であれば誰でも閲覧したり編集できるので注意が必要となります。
2）他者とのファイル等の共有手順
Googleドライブでファイルを共有する方法は、パソコンとスマホで異なります。
パソコンの場合は、Googleドライブ上の共有したいファイルの右に表示される「︙」をクリックし表示されるメニューから「共有」をクリックした後、「ユーザーやグループを追加」の欄に任意のユーザーやグループを追加、または「一般的なアクセス」で共有方法を指定して「完了」します。
一方、スマホ（Androidスマホ）の場合は、Google ドライブアプリ、Googleドキュメントアプリ、Googleスプレッドシートアプリ、Googleスライドアプリのいずれかのアプリからでも共有したいファイルやフォルダの右にある「︙」を開いて[共有] をクリックすれば共有設定ができます。
◎共有手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
step2. 共有するファイルやフォルダをクリック （選択）する step3. ファイルやフォルダの右にある「︙」をクリックする step4. メニューから「共有」をクリックする
step5. ユーザーの追加画面が表示されるのでユーザー欄に相手のメールアドレスを入力する
スマホの連絡先に登録されていれば自動的に候補が表示されるので、クリックして選択します。
step6. 権限についてはユーザー名の下の「閲覧者」の右の「▼」をクリックする
step7. 「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3つ権限から選択する
「閲覧者」はただ見るだけの権限、「閲覧者（コメント可）」は見るだけで無くコメントを記入できる権限、「編集者」は、編集できる権限も与えることになります。
step8. 通知を送信するかどうかを選択する
step９. 「送信」または「共有」をクリックする
9．オフラインで Googleドライブのファイルを開く方法
スマホで Google ドライブのファイルをオフラインで開くには、Googleドライブアプリで使用したいファイルを「オフライン使用可」に設定変更する必要があります。
なお、オフラインで編集したファイルは、インターネットに接続したときにクラウドと同期され、クラウドに保存されているファイルが更新されます。
◎オフラインでファイルを開く手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
step2. オフラインで使いたいファイルを探すために画面の下部の[ファイル] をクリックする
step3. ファイル名の右にあるその他アイコン（︙）をタップする
step4. [オフラインで使用できるようにする] をタップする
これで、オフラインでもファイルを開くことができるようになります。
10．誤って削除したファイルを復元する方法
不要になったファイルをその他アイコン「︙」で削除した場合、削除したファイルは、30 日間、 [ゴミ箱] フォルダに残っています。
このため、その期間内であれば復元できます。
◎削除したファイルの復元手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
step2. 左上の設定アイコン「≡」をクリックする step3. [ゴミ箱] をクリックする
step4. 復元したいファイル右側のその他アイコン（︙）をクリックする
step5. [復元] をクリックする
11．Googleドライブを別アカウントに切り替える方法
複数の Google アカウントを持っている場合、他のアカウントのGoogleドライブに切り替えることができます。
Googleドライブを別のアカウントに切り替えるには、アプリ画面のプロヒィール画像から別のアカウントに切り替えます。
◎スマホでのアカウントの切り替え手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
step2. 画面右上にある自分のアカウントアイコン（プロフィールアイコン）をクリックする
step3. ログイン可能なGoogle アカウントの一覧から切り替えたいアカウントをクリックする
ログインしているGoogleアカウントの一覧が表示されるので、使用したいアカウントをタップする
step4. 切り替え完了
12．Google ドライブの使用容量を確認する方法
Google ドライブのストレージ使用容量が契約している保存容量を超過すると、新しいファイルや画像を Google ドライブにアップロードできなくなり、保存容量を共有する「Googleフォト」においても写真や動画をバックアップすることができなくなります。
このため、Google ドライブのストレージ使用容量を確認し超過しないように注意する必要があります。
なお、容量が圧迫されている場合は、不要なファイルを削除したり、保存するファイルを圧縮したり、Gmail やGoogle フォトなどのファイルの削除が必要になります。
または、契約プランのアップグレードで保存可能容量を増やすこともできます。 ◎ストレージ使用容量の確認手順
step1. Google ドライブ アプリ（）をクリックする
step2. 左上の「三」アイコンをクリックする
step3. 表示されるメニューから「設定」をクリックする step4. 「保存容量」の状況が把握できる
なお、「ストレージの管理」をクリックすると、GoogleフォトやGｍailなどの使用状況も確認できます。
Ⅲ．最後に
Googleドライブは、重要資料や記念写真等を全ての端末で共有でき他者とも共有できる安全で便利な整理保管場所になるが、常時携帯するスマホでのGoogleドライブの利用がなければ大きな機会損失を被っていることになります。
また、Googleドライブを利用すればあらゆるデータを扱うことがかのうになるばかりか、スマホの動きを軽くするためスマホでのGoogleドライブの利用は欠かせない価値があります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
ーーーーーーー完ーーーーーーー
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