こんにちは！
宮脇小百合です。
先日は、
協会設立のコンサルをしている会員さまの
協会設立パーティーをプロデュースしてきました。
協会のプロデュースが決まると
早いタイミングで
「協会設立パーティーを開催しましょう！」と
お伝えします。
そうすると決まって
「えっ、小百合さんパーティーですか？
どうやったらいいのでしょう。」
「パーティーに集まってくださるでしょうか？」
「どうやったらいいかわかりません」
という言葉が返ってきます。
小百合さん、パーティー好きなんですか？
なんて言われますが、
いえいえ、
私はパーティーは苦手な方ですよ。
協会を設立してお披露目するには、
パーティー開催をするのが
一番効果的なんです。
だから、必ずプロデュースの時には
クライアントに伝えるようにしています。
では、私は何をやるかというと、
パーティーで大切なことは、
下記の準備をすることなんです。
①パーティー会場を決める
②パーティーのタイムテーブルを作る
③司会者を決める
④司会者のナレーション原稿を作る
⑤受付係を決める
⑥誘導係を決める
⑦乾杯の音頭をお願いする人を決める
⑧協会代表者のプレゼン資料をまとめる
⑨パーティー参加者の席を決める
⑩お土産の準備をする
上記のことを２か月くらいかけて
準備をしていき・・・
いよいよパーティー当日となりますが、
必ず関係者は開場の１時間以上前には
集合してリハーサルを行った方がいいですね。
・受付には参加者リストがあるか
・受付が終わった方へのご案内について
・お荷物や上着を預ける方のクロークの確認
・誘導係がお席のご案内をすることについて
・司会者の使うマイクのテスト
・プロジェクターの映像確認
・パーティーの全体の流れの最終確認
これを事前に行うと
パーティーはスムーズに流れます。
そして、もう一つ
パーティーで重要なこと
それは、私が毎回行っている
時間と全体の管理を常に行うことなんですよね。
時間の管理というと、
運動会のプログラムのように
時間通りに予定されたものを
しっかり行った方がいい？
と思われがちですが、
パーティーの時は
楽しい雰囲気を崩さないように
プログラムを自由に変えることが
必要なんです。
昨日も、９名の方にスピーチを
お願いしていたのですが、
お１人３分という予定時間がありましたが、
実際には４分～6分はお話しされました。
しかし、これは想定内です！
話を聞いてもらいながら食事をしてもらい、
会食だけの時間をカットしてしまえば
何も問題なくパーティーを２時間以内で
終わらせることができました(^^)
それから全体管理というのは、
司会の人が困らないようにサポートしたり
開場を見渡して困っている人のサポートをしたり
お料理のタイミングを会場側と調整したり
・・・・
これ書き始めたら30くらいありまして、
大変なのでこれくらいにしますが、
陰で問題がおきないように
あれこれ目くばり気配りすることなんです。
今日は、設立パーティーの裏側について
ご紹介をさせていただきましたが、
いかがでしたでしょうか。
パーティー開催するのは面倒だから・・・
なんて言わないでくださいね。
新しいことを始める時、
お披露目をするにはパーティーは
とても有効です。
コロナもだいぶ落ち着いてきて
各地でイベントも開催されるように
なってきましたので、
パーティーほど大きくなくても、
お茶会やセミナーなど
リアル開催を考えてみられても
いいかもしれないですね。
もし、パーティーの準備で困ったら
私に声をかけてください！
お役に立てるようなサポートいたします！
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