こんにちは
レインボースマイル湘南の“すずりえ”こと、すずきりえです。
PTAの会計って、ちょっと独特。
よく、仕事で経理の経験がある人がPTA会計になると、
とにかく無駄を削ろう！！！みたいになることがある。
もちろん、無駄遣いする必要はないのだけど、
会社と違って利益を出さなきゃいけないわけではないから、
お金の掛かる行事は辞めるとか、研修会の交通費は自己負担で、とかは違うかなと思っています。
交通費に関しては、車ならなるべく乗り合いで行くなどが節約であって、
行く人数を減らすのは、なんか違うなぁと思います。
研修会や講演会は、よりたくさんで聞いた方が、その学校のPTAにとって有益だからです。
その代わり、ちゃんと会員に内容をフィードバックしてほしいところですけどね。
PTA会計の仕事内容は主に
●PTA会費の集金
●PTA口座の管理(入出金)
●委員会への活動費渡し
●帳簿付け
●予算案作成と決算報告(中間決算含む)
などでしょうか。
もっと細かいと、
●各行事の稟議書関連
などもあるかもしれませんね。
ちなみに「買い出し」は、誰でもいいよね。
できる人ができるときにできることを。
●PTA会費の集金
これは、「現金集金」か「口座引き落とし」に分かれるところ。
〈現金の場合〉
各クラスでPTA名簿と照らし合わせながら集める。
学級委員さんなどに協力してもらう場合もある。
〈口座引き落とし〉
任意加入だと、加入と非加入がいると思うので、
PTAとして加入者リストの作成が必要ですね。
・PTA独自で引き落とし
これは、会員の口座情報をPTAがもらわないといけないので、
あまり現実的ではないですね。
学校経費を一緒の引き落としができない場合は、
現金集金がよいと思います。
・PTA口座への会員による振り込み
これならPTAが会員の口座情報を集める必要がないですが、
未納が増えそうなので、あまりオススメしません(^^;
・学校経費と一緒の引き落とし
このカタチがいちばん多いと思いますが、
会員に、加入者リストを学校や銀行へ渡すことを事前に伝えておく必要があります。
入会届や個人情報取扱規則へ、その旨、記載してあるか確認しましょう。
そして、加入者リストを学校会計へ渡し、手続きしていただく流れになります。
引き落としができなかった家庭については、学校会計にその後の徴収をお願いし、
PTAとしてはそれが誰であるか、知らずにいられると、より健全といえます。
●PTA口座の管理(入出金)
PTAとして口座を作っているところが多いと思います。
必要書類は金融機関によりますが、主に「本部役員の個人情報（氏名、住所、連絡先、役職など）」
を提出し、PTA会長名もしくはPTA会計名で作るケースが多いようです。
キャッシュカードは作れない場合が多いので、窓口での入出金になります。
一昔前までは、帳簿と通帳記載が一緒になるよう、細かく項目ごとに入出金していたようですが・・・
今は、仕事をしながら役員をしている人も多いですし、
銀行の滞在時間はなるべく短縮したいところ。
なので、引き出す時は、小口現金として3万とか5万とか引き出すのもアリだと思います。
●委員会への活動費渡し
PTA総会で予算案が通る→PTA会費引き落とし（学校口座へ）→PTA口座へ振り込み
という流れを経て、各委員会へ活動費を渡します。
1年分渡す場合もあれば、半期ごとに渡すところもあるでしょう。
これはどちらでもよいと思います。
使い方について、帳簿の記載について、しっかり伝えましょうね。
ちなみに、一昔前は活動費は「使い切り」で、最後に余ったお金で
委員さんがお茶とお菓子を買ってお疲れ会を・・・なんてことが多かったですが、
最近は、PTA会費での飲み食いはしない方が健全といえるでしょう。
なので、各委員会の活動終了後、残金は戻してもらいましょう。
どのくらい余るかで、翌年の予算案の参考になりますし、
ひいては会費見直しの参考にもなりますね。
●帳簿付け
PTA会計として、本部のお金の動きを記録します。
出納帳、費目ごと、レシートを貼り付ける詳細の用紙の3種類くらい書くことが多いでしょうか。
エクセルを使えば、出納帳と費目ごとの記録は作成しやすいですね。
中間決算、また決算時には、各委員会から提出された帳簿もまとめて記録します。
都度、残高確認しておきましょう。
あまり溜めないことをオススメします（笑）
●予算案作成と決算報告(中間決算含む)
さぁ、これこそPTA会計の大仕事といえるかもしれません（笑）
ちなみに、役員になってすぐに予算案は立てられないはずなので、
予算案の原案は前年度PTA会計が作るケースが多いことと思います。
そして、1年活動していく中で見直しをし、翌年の予算案を作るということになりますね。
予算案で、各委員会の活動費を増減する際は、必ず委員長さんたちから
よく話を聞いてくださいね。単純に、5万円余ったから5万円下げよう、というものではありません。
例えば広報委員会。
ネットプリントサービスの発展で、印刷費はとてもリーズナブルになっています。
経費削減でそういったネットプリントサービスを使う場合もあれば、
多少高くても、地元の印刷会社を利用する場合もあるでしょう。
余った年度は、たまたま「ネットプリントサービスを利用してみた」のかもしれません。
試した結果、翌年からはまた地元の印刷会社に戻す方向なら、予算を削ってしまうと足りなくなってしまいます。
また、広報紙の注文方法として、「①差し込みまで依頼」か「②ページごとに印刷依頼し、差し込みは委員会でやる」
だと、②の方が価格が低いからと節約のつもりで②を選んでいるかもしれません。
でも、差し込みに集まる委員が少ないなど、委員さんたちにとって不満につながる作業になるなら、
多少高くても①でよいと思います。
何を削って、何を削らないか、これは本部だけではわからないので、
委員長さんたちへのヒアリング、とっても大切です
決算報告については、丁寧に入力していけば問題ないはずなので、
やはり溜めずにこまめに記録しておくことかなと思います。
エクセルについては、計算式がずれていないか、電卓でも確認することをオススメします（笑）
ちなみに、「あなたのPTA会費、このように使っています」という
円グラフを会員に提示してみるのもオススメです
目に見えるように可視化することで、とても伝わりやすくなりますし、
自分たちでも違和感を感じる箇所が見えてくるかもしれませんよ。
あと、よくある課題として「繰越金」と「特別会計」があります。
＜繰越金＞
PTA会費は、集金した年度に集金した分使うのが「適正」といえます。
ありがちなのが、うまく使えず繰越金がどんどん膨らんでいくパターン。
これは、使い方の見直しが至急必要になります。
無理くり使うというより、一時的に会費を下げる措置も必要かもしれません。
繰越金は、各委員会からの活動費の戻しを含め、
翌年度のPTA会費集金までの活動費になります。
なので、2ヶ月程度の活動費として、PTAの規模にもよりますが
およそ10万円程度あるのが「適正」ではないでしょうか。
＜特別会計＞
「備品積立費」や「周年行事費」などが主でしょうか。
「備品積立費」とは、PTAで使用するパソコン代や印刷機代、
その修理代など、高額の出費に対応するための積み立てになります。
これは、あった方がよいと思います。
年5万とか10万とか、金額は必要に応じてとなりますが、
もし設置されていないようなら検討してみてください。
「周年行事費」は、まず周年行事をやっているか、今後もやるかどうかによりますので、
まずはそちらを検討する必要があります。
やる場合、どんなことをして、それにいくら必要なのかを試算し、
必要経費を5年なり10年なりの期間で割って、年2万とか5万とかで積み立てることになります。
●各行事の稟議書関連
これは書記さんの領域かもしれませんが、
PTA会費の使い方について、会計さんも気にかけたいところ。
例えば、委員さんの知り合いの講師への講師料が、例年に比べて高すぎないか、とかですね（笑）
まぁ、それだけニーズがあれば、必ずしも悪いわけではありませんけどね。
あと、材料費なども適正かどうか、などですね。
厳しくチェックする視線ではなく、委員さんの想いを感じるための確認、というのがポイントです
あなたがPTA会計、もしくは本部役員なら、
今の会計状況についてよく分析し、適正化に向けて考えてみてくださいね。
会員は、適正に使われるなら快く協力してくれるはずです。
あなたが一般会員なら、疑問に感じたことは本部役員に
理論的に質問してみてくださいね。
ただし、本部役員も上記内容を知らないことが多いので、
責める気持ちで話さないようお願いいたします。
あくまでも理論的に、です
もし、本部役員さんが「なにが適正なのか、わからない」ようであれば、
ご一報いただければお話伺うこともできますよ。
皆さんが気持ちよく活動できることを祈っています