「超」整理法とExcel整理術

野口悠紀雄氏の「『超』整理法」を読んだので、感想を含め備忘のために記載しておく。

情報の整理の仕方は時間軸によることが望ましい。これは単純にものぐさだからそうするのではない。分類しようとすると手間がかかる上、分類に迷ったりすることが多く、結局成立しないからである。また、人間の記憶はいつのものかということはかなり正確に覚えているものであり、後から検索する際も有効である。

時間軸で並べるならば、一箇所にまとめておくのが正解である。複数の場所に置いておくと、欲しい情報がそもそもどこにあるのかわからなくなってしまう。一箇所であればすくなくともそのどこかにはあるということになり、路頭に迷うことにはならない。

情報の保存にはデータが最も優れている。コンピュータを使えば、キーワードから欲しい情報を一発で見つけることができる。さらに、場所も取らず、クラウドを使えばいつでもどこでもアクセスすることができる。著書が記された時代は大きなPCしかなかったようだが、今はスマートフォンを使えばどこでも記録、検索ができる。

これらを今の技術でほぼ完璧に体現しているのがEvernoteである。一箇所に時間軸で並び、もちろんデータで保存される。あらゆるファイルを保存できるのも大きな強みである。その他、複雑なファイルではDropboxやGoogle Driveも有用である。（ただ、できるなら一つにまとめたい。）


また、野口氏はコンピュータをもう一つの脳として捉えている。ただ単に記録するだけではなく、文字どおり情報を切り貼りできるため、とりあえず簡単な情報を入れていけばその結合がコンピュータ上で行えるのである。

Evernoteは簡単な記録には向いているが、少し複雑な記録には難があるように感じる。そこで思考の整理法として私が提唱するのがエクセル管理術である。何か考えたことがあったらまずエクセルのシートを作る。ページの頭に日付を入れ、テーマを書き出す。タブにもテーマが分かるように名前をつける。そして考え始めのキーワードを一番左に記入し、右側にロジックツリーになるように思考を発展させていく。エクセルは一つのブックを用い、シートは新たにできた順に左からに並べていくと良い。

エクセルを使うことで、以下のことが可能になる。

①　計算・グラフの作成
②　行列の追加
③　セルの切り貼り

①と②は特に説明する必要はないだろう。これがあることで面倒な情報処理、情報の追加に対するハードルが一気に下がる。

③については、1つのセルに1メッセージとすることで、論理の組み換え・整理が容易にできるようになり、視覚的にもわかりやすくなる点がメリットである。野口氏はワードだと一覧性に乏しく、文章ができたらプリントアウトする必要があると言っていたが、このやり方をすれば問題は解決される。

問題点を挙げるとするならば、長い文章を書くのには向いていないことである。長い文章を書こうと思ったら、ワードに「清書」しないとおぼつかない。しかし、エクセルの「設計図」を見ながらであれば文章は自然と書けるものであり、論理の破綻も起こりにくい。


今後情報を整理・編集するときはEvernote → Excel → Word/Powerpointという流れを意識すると効果的になるかもしれない。

「超」文章法

野口悠紀雄氏の「超」文章法を読み、大変ためになる本だったので備忘のため内容を記しておく。

文章はメッセージを伝えるものだ。メッセージがあれば短い文章から長い文章まで何でもかける。その長短は詳細まで書かれているかどうかというだけであって、伝えたいメッセージは一つである。伝えたいメッセージがあれば1フレーズでも十分である。逆にそれで伝えられない文章はメッセージがないということになる。

メッセージは各パラグラフに一つが望ましい。一つのパラグラフの中に逆の主張など二つ以上のメッセージが入っていると何を言っているのかわからなくなってしまう。これはパワーポイントで1スライド1メッセージにするのと同じである。パワーポイントにすると思考がすっきりすることがあるのはこのためだろう。メッセージが積み重なって章ができ、最終的に全体の文章ができる。

パソコンを使えば文章は容易に書けるようになる。文章を書くときに最も大きな障害は書き始めることである。なぜ書き始めないかというと、いい文章を書こうとすればするほど構えてしまうからである。一方、パソコンを使えばどこからでも書き始められ、いつでも修正ができる。書き始めないことには書くためのアイデアも浮かんで来ない。今はスマホでevernoteを使えばいつでもどこでも文章のアイデア＝メッセージを書き溜め、どこからでもアクセスすることができる。

文章を書き、推敲するときは、読み手のことを考えなければならない。いくらいいメッセージであっても、長い文章、わかりにくい文章、面白くない文章を読みたいとは思わない。これは何かの原則に従うというよりも、常に意識していることで上達するものである。相手のことを意識するということは経営にも当てはまる原則であるようだ。

「超」文章法 (中公新書)/中央公論新社

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MRO（組織行動論）

組織行動論の授業が終わった。講義の内容は組織行動について個人、集団、組織それぞれの観点からフレームワークを勉強するなど、スタンダードなものだった。個人ではマズローの欲求5段階論やハーヅバーグの二要因論、集団ではリーダーシップやフォロワーシップ、組織では組織構造や組織文化についてなどである。これらを複合的に考えることで、組織の運営に困った時に何らかの解を導く手助けになることもあるだろう。

しかし、講義の内容以上に、理論を用いた分析の方法を学んだ。新しいことを考えようとしたときは、まずはその分野に関してどのような研究・理論があるかレビューしなければならない。その後でケース分析や統計により過去の研究・理論が正しいか、新たに付け足すことがあるかどうかを見つけ出すのである。

この方法自体が、以前にSHRMで学んだ「守・破・離」のプロセスであることに気がついた。このプロセスは必ずしも論文を書くときだけではなく、仕事のやり方にも通じてくる。まず先人のやり方、考え方を学び、実践を通じて自分なりにアレンジして行く。その結果として自分の新たな「型」ができるのだ。

何か新しいことを始めるとき、何かを研究したいと思ったときは、このプロセスを意識して、今自分がどのポイントにいるかを考えながらやることで効率的に動くことができるだろう。

たて込む

GWが二つ重なってたて込んでるけど、時間の使い方はうまくなってきたと思う。頑張る。

妻を大事に（再）

また妻の機嫌を損ねてしまった。休日に私が勉強ばかりしていてどこにも連れて行かないので、普段家事に追われている立場が嫌になったようだ。

私にも言い分はあるが、向こうの立場になると目の前に目標とすべきことがないと家事を頑張るのも辛いだろう。

結局、来週の土曜に紅葉を見に行くことになった。勉強と仕事、家族のバランスをいつも考え、どれもおろそかにしてはいけないと再確認した。