PDFとはAdobe社のAcrobatソフトで作成・閲覧できるファイルのことですが、最近はすっかりどの企業にも定着し一般化してきましたね。
わたしも専門ではないので一般的なさわり程度しか知らないのですが、特徴としては
①エクセルでもワードでもホームページでもあらゆる形式のファイルをPDFに変換することが出来る。
②AcrobatReaderというソフトが無料配布されていて、これがあればどのPCでも閲覧できる。つまりエクセルで作ったファイルはエクセルが入っているPCでしか見ることが出来ないが、これをPDFファイルに変換してしまえば、エクセルを持っていない人もAcrobatReaderさえ入れれば閲覧することが出来る共有性が最大の特徴です。
③PDF化することで容量を軽くすることが出来る。
④受け取った相手方が編集できないようになる。
⑤AcrobatReaderは無料だが閲覧しかできない。エクセルなどのファイルをPDFに変換するにはAcrobatWriterという有料のソフトを購入しなければならない。
などが主だった特徴だとわたしは思っています。
わたしがPDFを使い始めたのは10年程前にAcrobatWriter4.0というソフトを購入したときからですが、当時はWindows98全盛期であったがMacユーザーも各社いたるところにまだまだいる時代でした。互換性の問題でファイルが開けないなどの弊害がよくあり、PDFなら解決できそうだと考え買ったのですが、当時は「PDFとは何だ？」という方も多く、せっかくPDF化して送ったのに「PDFは入ってないのでエクセルにして送って欲しい。」等の声が多かったのです。「無料でダウンロードできるのでPCに入れておくと便利ですよ。」と説明しても面倒・ダウンロード手順がわからない等の理由であまり実用性がなかったように記憶しています。
便利なソフトなのに一般に周知されなければ意味がないなと残念に思いながら10年が過ぎてみれば、ここにきてPDFがここまで一般的に利用されるものになっているとは驚きです。お客さまからも「PDFにして送っておいて」という声もよく聞くようになりました。
先日、10年前に購入したVer4.0を使用したところバージョンが古すぎたのか画面が真っ黒になってしまうという不具合が発生してしまい、やむなく最新版のVer9.0を買いに行きましたが「値段が高い！」と思いつつもしかたなく購入してしまいました。
隣の棚にAcrobatWriterと99.9％の互換性を持つソフトが別メーカーから数千円台で売られているのがまた悩ましいところでして、純正とこんなに値段が違うんだとビックリ。
しばらく使わないうちに機能も拡充されていましたが、基本的にファイルをPDF化する程度しか使わないので気になりませんでした。が、「PDFは画像化するため修正できない」と思っていたものが、最近のPDFは文章のコピー・ペーストが出来ることにまたまた驚き、PDFの意味ないではないかと思いましたが、詳しい人に聞いてみたら設定で色々制限が切り替えられるらしいとのことでした。
ただ単にファイルをPDF化するだけではなくて少しは機能もいじって覚えてみようかと今更ではありますが思っている今日この頃です。
AdobeAcrobatReaderの最新版はオフィスタ・データベースからも入手できます。